Mailbox Modul: Fuld Guide til E-mail Håndtering

Mailbox modulet forbinder til Gmail eller Outlook via OAuth for automatisk at fange, gemme og organisere e-mail kommunikationer i dit CRM. Du kan også bruge e-mail videresendelse. E-mails matches til enkeltpersoner og organisationer og vises i aktivitetsloggen. Denne guide dækker tilslutning af Gmail eller Outlook (anbefalet) og valgfri videresendelse.

Introduktion

Hvad er Mailbox Modulet?

Mailbox modulet forbinder til Gmail eller Outlook via OAuth, så dine e-mails automatisk synkroniseres og knyttes til kontakter i dit CRM. Du kan også bruge en unik videresendelsesadresse og BCC til at fange e-mails. E-mails parses, gemmes og matches til enkeltpersoner eller organisationer, og vises som aktivitetslogposter.

Den anbefalede opsætning er at forbinde din Gmail eller Outlook-konto i Mailbox modulet; synkronisering og matching håndteres derefter automatisk. Alternativt kan du bruge den angivne videresendelsesadresse (f.eks. BCC på udgående e-mails) til at fange beskeder. Begge metoder eliminerer manuel e-mail logning.

Hvorfor det er essentielt for kommunikationssporing

Automatisk e-mail håndtering er afgørende for at opretholde en komplet kommunikationshistorik. Uden et automatiseret system til at spore e-mail kommunikationer, har teams ofte problemer med ufuldstændige aktivitetsoptegnelser, vanskeligheder med at finde tidligere e-mail samtaler og tidskrævende manuelle logningsprocesser. Mailbox modulet adresserer disse udfordringer ved at tilbyde en automatiseret løsning, der fanger og organiserer alle e-mail kommunikationer automatisk.

Modulet gør det muligt for teams at håndtere e-mails automatisk ved at forbinde deres e-mailudbydere eller videresende e-mails, hvilket eliminerer behovet for manuel dataindtastning. Ved automatisk at korrelere e-mails med kontakter i CRM'et, sikrer modulet, at alle kommunikationer er korrekt knyttet og tilgængelige, hvilket giver fuld synlighed i kundeinteraktioner.

Nøglefunktioner:

• Forbind Gmail eller Outlook via OAuth for automatisk synkronisering (anbefalet)
• Valgfrit: brug en unik videresendelsesadresse og BCC til at fange e-mails
• Automatisk matchning af e-mails til kontakter i CRM'et
• Aktivitetslogposter for alle fangede e-mails
• Real-time synkronisering ved brug af Gmail eller Outlook

Oversigt over Nøglefordele

Mailbox modulet leverer betydelig værdi gennem sine automatiserede kommunikationssporingsfunktioner. Automatisk e-mailfangst sikrer, at alle e-mails fanges og gemmes, hvilket eliminerer risikoen for manglende kommunikationer eller ufuldstændige aktivitetsoptegnelser. Enhedskorrelation matcher automatisk e-mails til de relevante kontakter, hvilket sikrer, at alle kommunikationer er korrekt knyttet og tilgængelige.

Modulets aktivitetsopsporing giver fuld synlighed i alle e-mail kommunikationer, hvilket gør det nemt at gennemgå tidligere samtaler og forstå kundens interaktionshistorik. Ved at eliminere manuel logning sparer modulet tid og sikrer, at alle kommunikationer er korrekt sporet.

Primære fordele:

• Automatisk e-mail håndtering uden manuel indsats

• Automatisk matchning af e-mails til kontakter

• Fuld aktivitets historie for alle kommunikationer

• E-mail Trådning: Gruppér relaterede e-mails efter tråd

• Søgning og Filtrering: Fuldtekst søgefunktioner

• Multi-Provider Support: Gmail, Outlook og videresendelse

Hvem bør bruge dette modul?

Mailbox modulet er essentielt for:

• Salgs Teams: Sporing af kundens e-mail kommunikationer

• Support Teams: Opretholdelse af support e-mail historie

• Kontoledere: Sporing af konto kommunikationer

• Alle Teams: Enhver der har brug for at spore e-mail kommunikationer

• Virksomhedsejere: Opretholdelse af komplet kommunikationshistorik

Kernefunktioner

Forbindelse af Gmail eller Outlook (anbefalet)

Den primære måde at bruge Mailbox modulet på er at forbinde din Gmail eller Outlook-konto via OAuth. Efter forbindelsen synkroniseres e-mails automatisk og matches til enkeltpersoner eller organisationer i dit CRM. Ingen videresendelsesopsætning er nødvendig.

Alternativ: E-mail videresendelse

Hvis du foretrækker ikke at forbinde en konto, kan du bruge en unik videresendelsesadresse: tilføj den til BCC, når du sender e-mails, eller opsæt videresendelse fra din udbyder. E-mails sendt til den adresse fanges og behandles af modulet.

Automatisk Enhedskorrelation

Hvordan matching fungerer:

E-mails matches til kontakter ved hjælp af nøjagtig e-mailadresse, domæne, navnematching eller billetreferencer, når det er tilgængeligt. Du kan også manuelt tildele e-mails til kontakter. Systemet knytter hver e-mail til den relevante enkeltperson eller organisation og registrerer det i aktivitetsloggen.

E-mail Parsing

Parsing Funktioner:

• Uddrag e-mail overskrifter

• Parse e-mail indhold (tekst og HTML)

• Uddrag vedhæftninger

• Parse modtagerinformation

• Trådidentifikation

Parsed Data:

• Fra, Til, CC, BCC

• Emne og indhold

• Vedhæftninger

• Tidsstempler

• Tråd information

Aktivitetslogning

Aktivitet Oprettelse:

• Automatiske aktivitetslogposter

• Knyttet til e-mail logs

• Enhedskorrelation

• Fuld kommunikationshistorik

• Aktivitetsopsporing

Aktivitetsfunktioner:

• E-mail-knyttede aktiviteter

• Enhedssammenslutning

• Fuld historie

• Søgning og filtrering

• Aktivitetsstyring

Kom godt i gang

Opsætning af Mailbox Modul

Trin 1: Aktiver Mailbox Modul

• Sørg for, at Mailbox modulet er aktiveret

• Modulet skal være aktiveret for din virksomhed

Trin 2: Forbind E-mail Udbyder

• Naviger til Mailbox modul konfiguration

• Forbind Gmail eller Outlook konto (anbefalet)

• Eller få din unikke videresendelsesadresse til e-mail videresendelse

• Konfigurer synkroniseringsindstillinger

Trin 3: Konfigurer E-mail Integration

• For Gmail/Outlook: OAuth-forbindelse håndterer opsætningen automatisk

• For videresendelse: Opsæt e-mail videresendelse til din adresse

• Brug BCC metode (hvis du bruger videresendelse)

• Eller konfigurer automatisk videresendelse

Trin 4: Test E-mail Integration

• Send test-e-mail eller vent på synkronisering

• Tjek e-mails i Mailbox modulet

• Bekræft enhedskorrelation

• Bekræft aktivitet oprettelse

Forstå Mailbox Modul

Integrationsfunktioner:

• Unik videresendelsesadresse

• Automatisk e-mail parsing

• Enhedskorrelation

• Aktivitetslogning

• E-mail threading

Integrationsfordele:

• Automatisk logning

• Fuld historie

• Enhedslinking

• Aktivitetsopsporing

• Tidsbesparelser

Kernefunktionalitet

E-mail Videresendelsesproces

Videresendelsesarbejdsgang:

1. Send e-mail med videresendelsesadresse i BCC

2. E-mail modtaget på videresendelsesadresse

3. E-mail videresendt til webhook endpoint

4. E-mail parsed og gemt

5. Enhedskorrelation udført

6. Aktivitetslog oprettet

Videresendelsesmetoder:

• BCC: Tilføj videresendelsesadresse til BCC

• Gmail: Konfigurer Gmail videresendelse

• Outlook: Konfigurer Outlook videresendelse

• Tilpasset: Brug e-mail serviceudbyder

Enhedskorrelation Proces

Korrelation Arbejdsgang:

1. Uddrag modtager e-mails

2. Prøv nøjagtig e-mail match

3. Prøv domæne match

4. Prøv navne fuzzy match

5. Prøv billetnummer match

6. Sæt korrelationsstatus

Korrektionsmetoder:

• Nøjagtig e-mail match, domæne match, navnematch eller billetreference når tilgængelig; manuel tildeling understøttes også

• Manuel: Bruger tildeling

E-mail Parsing

Parsing Proces:

1. Modtag e-mail ved webhook

2. Parse e-mail overskrifter

3. Uddrag e-mail indhold

4. Parse vedhæftninger

5. Identificer tråd

6. Gem e-mail data

Parsed Information:

• E-mail overskrifter

• Fra, Til, CC, BCC

• Emne og indhold

• Vedhæftninger

• Tråd information

Aktivitetslogning

Aktivitet Oprettelse:

1. E-mail korreleret til enhed

2. Aktivitetslog post oprettet

3. Knyttet til e-mail log

4. Forbundet med enhed

5. Tilgængelig i aktivitets historie

Aktivitetsfunktioner:

• E-mail-knyttede aktiviteter

• Enhedssammenslutning

• Fuld historie

• Søgning muligheder

• Aktivitetsstyring

Bedste Praksis

Videresendelses Bedste Praksis

Brug BCC Metode:

• Tilføj videresendelsesadresse til BCC

• E-mails logges automatisk

• Ingen forstyrrelse for modtagere

• Enkel opsætning

• Pålidelig logning

Videresendelses Tips:

• Inkluder altid videresendelsesadresse i BCC

• Brug konsekvent videresendelsesmetode

• Test videresendelsesopsætning

• Overvåg e-mail logs

• Bekræft korrelation

Korrelation Bedste Praksis

Oprethold Nøjagtige Kontaktdata:

• Hold e-mail adresser opdaterede

• Brug konsekvente e-mail formater

• Opdater kontaktinformation

• Bekræft e-mail adresser

• Oprethold datakvalitet

Gennemgå Korrelationer:

• Gennemgå korrelationsresultater

• Bekræft enhedsmatches

• Manuel tildeling hvis nødvendigt

• Overvåg korrelationsnøjagtighed

• Forbedre korrelationsindstillinger

E-mail Håndtering Bedste Praksis

Organiser E-mail Logs:

• Gennemgå e-mail logs regelmæssigt

• Tildel ikke tildelte e-mails

• Arkiver gamle e-mails

• Oprethold e-mail historie

• Brug søgning og filtrering

E-mail Trådning:

• E-mails automatisk trådede

• Gennemgå trådgrupper

• Oprethold tråd kontekst

• Spor samtalehistorik

• Brug trådning for kontekst

Integration med Andre Moduler

Individuelle Modul Integration

Mailbox modulet fungerer sammen med Individuelle Modul:

• E-mail Korrelation: E-mails knyttes automatisk til enkeltpersoner

• Aktivitetshistorik: Fuld e-mail historie for kontakter

• Kommunikationssporing: Spor alle e-mail kommunikationer

• Kontaktstyring: Oprethold komplet kontakt historie

Organisationer Modul Integration

Forbind e-mails til virksomheder:

• Organisation Korrelation: E-mails knyttes til organisationer

• B2B Kommunikation: Spor virksomhedens e-mail kommunikationer

• Konto Historik: Fuld e-mail historie for konti

• Forholdsstyring: Oprethold konto kommunikationshistorik

Billetter Modul Integration

Knyt e-mails til supportbilletter:

• Billet Korrelation: E-mails knyttes til billetter

• Support Historik: Fuld e-mail support historie

• Billet Trådning: E-mail tråde knyttet til billetter

• Supportstyring: Oprethold billet kommunikationshistorik

Muligheder Modul Integration

Forbind e-mails til salgs muligheder:

• Mulighed Korrelation: E-mails knyttes til muligheder

• Salgs Kommunikation: Spor salgs e-mail kommunikationer

• Aftale Historik: Fuld e-mail historie for aftaler

• Salgsstyring: Oprethold mulighed kommunikationshistorik

Alle Moduler Integration

Mailbox modulet integreres med alle CRM-moduler, der bruger e-mail kommunikationer, hvilket giver omfattende e-mail aktivitetsopsporing på tværs af hele systemet.

Brugssager

Brugssag 1: Automatisk E-mail Håndtering

Scenario: Automatisk logning af kundemails

Trin:

1. Opsæt e-mail videresendelse

2. Tilføj videresendelsesadresse til BCC

3. Send e-mails til kunder

4. E-mails logges automatisk

5. E-mails korreleres til kontakter

6. Aktiviteter oprettes automatisk

7. Fuld e-mail historie opretholdes

Fordele:

• Automatisk logning

• Fuld historie

• Enhedskorrelation

• Aktivitetsopsporing

• Tidsbesparelser

Brugssag 2: Support E-mail Sporing

Scenario: Sporing af support e-mail kommunikationer

Trin:

1. Konfigurer e-mail videresendelse

2. Support e-mails videresendes

3. E-mails korreleres til billetter

4. Billetaktiviteter oprettes

5. Fuld supporthistorik

6. E-mail tråde opretholdes

Fordele:

• Supporthistorik

• Billetkorrelation

• Aktivitetsopsporing

• Fuld dokumentation

• Supporteffektivitet

Konklusion

Mailbox modulet tilbyder omfattende e-mail håndtering, der sikrer, at alle dine e-mail kommunikationer fanges og knyttes til de rigtige kontakter i dit CRM. Ved at forbinde din e-mailudbyder eller opsætte e-mail videresendelse og udnytte automatisk korrelation, kan du opretholde en komplet kommunikationshistorik uden manuel indsats.

Nøglepunkter:

• Automatisk Håndtering: E-mails håndteres automatisk via Gmail, Outlook eller videresendelse

• Enhedskorrelation: Automatisk matchning til kontakter

• Aktivitetsopsporing: Fuld aktivitets historie

• E-mail Trådning: Gruppér relaterede e-mails

• Multi-Provider Support: Gmail, Outlook og videresendelsesmuligheder

• Tidsbesparelser: Ingen manuel logning kræves

Næste Skridt:

1. Aktiver Mailbox modulet

2. Forbind Gmail/Outlook eller få videresendelsesadresse

3. Opsæt e-mail integration

4. Test e-mail synkronisering eller videresendelse

5. Gennemgå e-mails i Mailbox

6. Bekræft enhedskorrelation

7. Nyd automatisk e-mail håndtering

Ofte Stillede Spørgsmål

Hvad er Mailbox modulet?

Mailbox modulet er et omfattende e-mail håndteringssystem, der integreres med Gmail, Outlook eller e-mail videresendelse for automatisk at fange, gemme og organisere alle e-mail kommunikationer. E-mails parses, gemmes og korreleres automatisk med kontakter i dit CRM.

Hvordan opsætter jeg e-mail integration?

Forbind din Gmail eller Outlook konto i Mailbox modul konfiguration for automatisk synkronisering, eller få din unikke videresendelsesadresse og tilføj den til BCC, når du sender e-mails, eller konfigurer e-mail videresendelse for at videresende e-mails til din adresse.

Hvordan fungerer enhedskorrelation?

Integrationen matcher e-mails til kontakter ved hjælp af nøjagtig e-mail match, domæne match, navnematch eller billetreferencer, når det er tilgængeligt; du kan også tildele manuelt.

Kan jeg manuelt tildele e-mails?

Ja! Hvis automatisk korrelation ikke finder et match eller finder et forkert match, kan du manuelt tildele e-mails til enkeltpersoner, organisationer, billetter eller muligheder.

Hvilke e-mail data gemmes?

Integrationen gemmer e-mail overskrifter, fra/til/cc/bcc, emne, indhold (tekst og HTML), vedhæftninger, tidsstempler og tråd information.

Hvordan ser jeg e-mails?

Naviger til Mailbox modulet for at se alle e-mails. Du kan også se e-mails fra individuelle eller organisations detaljesider, når e-mails er korreleret.

Kan jeg søge efter specifikke e-mails?

Ja! Mailbox modulet tilbyder fuldtekst søgefunktioner, der giver dig mulighed for at søge efter emne, indhold, afsender, modtager eller ethvert e-mail indhold.

Hvordan fungerer e-mail trådning?

E-mails grupperes automatisk efter tråd ved hjælp af Message-ID og In-Reply-To overskrifter, hvilket opretholder samtalekonteksten og gør det nemt at følge e-mail tråde.

Hvad sker der, hvis korrelationen fejler?

Hvis automatisk korrelation ikke finder et match, gemmes e-mails med "pending" status. Du kan manuelt tildele disse e-mails til de korrekte enheder.

Kan jeg bruge flere videresendelsesadresser?

Ja! Hver bruger kan have sin egen videresendelsesadresse, hvilket giver flere teammedlemmer mulighed for at logge e-mails uafhængigt.

Hvordan konfigurerer jeg Gmail videresendelse?

Gå til Gmail Indstillinger > Videresendelse og POP/IMAP, tilføj din videresendelsesadresse, bekræft den, og aktiver videresendelse. Bemærk, at Gmail videresender til e-mailadresser, så du muligvis har brug for en mellemservice til webhook videresendelse.

Hvordan konfigurerer jeg Outlook videresendelse?

Gå til Outlook Indstillinger > Mail > Videresendelse, aktiver videresendelse, og indtast din videresendelsesadresse. Ligesom med Gmail videresender Outlook til e-mailadresser, så du muligvis har brug for en mellemservice.

Er der en omkostning ved e-mail håndtering?

Mailbox modulet understøtter Gmail og Outlook integrationer (gratis) samt e-mail videresendelse. Tjek med din e-mail serviceudbyder for eventuelle videresendelsesomkostninger, hvis du bruger videresendelsesmetoden. Gmail og Outlook integrationer er gratis at bruge.