Einrichten Ihres Kontos: Erste Konfiguration

Diese Anleitung führt Sie durch die wesentlichen Schritte, um Ihr Piraja CRM-Konto einzurichten. Vom Erstellen Ihres Unternehmensprofils bis zur Konfiguration von Währungs- und Mehrwertsteuereinstellungen, der Aktivierung von Modulen und der Verwaltung von Benutzern lernen Sie alles, was Sie benötigen, um Ihr CRM optimal zu betreiben.

Kontoerstellung und -verifizierung

Erstellung Ihres Kontos

Wenn Sie sich zum ersten Mal für Piraja CRM anmelden:

1. Anmeldeprozess

   • Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein
   • Erstellen Sie ein sicheres Passwort
   • Bestätigen Sie Ihre E-Mail-Adresse
   • Vervollständigen Sie Ihre Profildaten

2. E-Mail-Bestätigung

   • Überprüfen Sie Ihren Posteingang auf die Bestätigungs-E-Mail
   • Klicken Sie auf den Bestätigungslink
   • Ihr Konto wird aktiviert

3. Erstmalige Anmeldung

   • Verwenden Sie Ihre E-Mail und Ihr Passwort, um sich anzumelden
   • Sie werden aufgefordert, Ihr Profil zu vervollständigen
   • Wählen Sie Ihre bevorzugte Sprache aus

Profilvervollständigung

Erforderliche Informationen:

• Vorname und Nachname
• E-Mail-Adresse (wird für die Anmeldung verwendet)
• Bevorzugte Sprache (z. B. Englisch, Norwegisch, Schwedisch, Dänisch, Finnisch, Deutsch, Niederländisch, Französisch, Spanisch — 9 unterstützte Sprachen)
• Zeitzone

Optionale Informationen:

• Telefonnummer
• Profilbild
• Berufsbezeichnung
• Abteilung

Tipp: Vervollständigen Sie Ihr Profil vollständig, um anderen Teammitgliedern zu helfen, Sie im System zu identifizieren.

Einrichtung des Unternehmensprofils

Erstellung Ihres Unternehmens

Nach der Kontoerstellung müssen Sie Ihr Unternehmen einrichten:

1. Unternehmensinformationen

   • Unternehmensname (erforderlich)
   • Unternehmensart
   • Branche
   • Beschreibung
   • Website-URL
   • Kontaktinformationen

2. Unternehmensadresse

   • Straßenadresse
   • Stadt
   • Postleitzahl
   • Land
   • Telefonnummer

3. Unternehmenseinstellungen

   • Standardwährung (USD, EUR, NOK, SEK usw.)
   • Mehrwertsteuernummer (falls zutreffend)
   • Mehrwertsteuersatz (für Ihre Region)
   • Unternehmenssprache/-lokalität

Währungsconfiguration

Festlegen der Standardwährung:

1. Navigieren Sie zu den Unternehmenseinstellungen
2. Wählen Sie Ihre Hauptwährung aus
3. Diese wird zur Standardwährung für alle finanziellen Transaktionen

Unterstützte Währungen:

• USD (US-Dollar)
• EUR (Euro)
• NOK (Norwegische Krone)
• SEK (Schwedische Krone)
• DKK (Dänische Krone)
• GBP (Britisches Pfund)
• CAD (Kanadischer Dollar)
• AUD (Australischer Dollar)
• JPY (Japanischer Yen)
• CHF (Schweizer Franken)

Mehrwährungsunterstützung:

• Sie können mit mehreren Währungen arbeiten
• Jede Transaktion kann unterschiedliche Währungen verwenden
• Automatische Währungsumrechnung verfügbar

Mehrwertsteuereinstellungen

Mehrwertsteuerkonfiguration:

1. Navigieren Sie zu Module → Finanzmodul → Klicken Sie auf das Einstellungen-Symbol (Zahnrad)
2. Oder navigieren Sie direkt zu Unternehmen → Mehrwertsteuereinstellungen
3. Legen Sie Ihren Standard-Mehrwertsteuersatz fest (Mehrwertsteuer ist immer aktiviert)
4. Die Mehrwertsteuer wird automatisch in alle Preisberechnungen einbezogen

Methoden zur Mehrwertsteuerberechnung:

• Inklusive: Mehrwertsteuer ist im Preis enthalten
• Exklusive: Mehrwertsteuer wird zum Preis hinzugefügt

Regionale Mehrwertsteuersätze:

• Norwegen: 25% (Standard), 15% (Lebensmittel), 10% (Transport)
• Schweden: 25% (Standard), 12% (Lebensmittel), 6% (Bücher)
• EU: Variiert je nach Land (typischerweise 19-27%)

Wichtig: Konsultieren Sie Ihren Buchhalter, um eine korrekte Mehrwertsteuerkonfiguration für Ihre Region sicherzustellen.

Benutzerrollen und Berechtigungen

Verständnis der Benutzerrollen

Piraja CRM hat drei Hauptbenutzerrollen:

Unternehmensadministrator

• Vollständige Kontrolle über die Unternehmenseinstellungen
• Kann Module aktivieren/deaktivieren
• Verwalten Sie alle Benutzer
• Konfigurieren Sie unternehmensweite Einstellungen
• Zugriff auf alle Funktionen

Mitglied

• Standardbenutzerzugang
• Kann aktivierte Module verwenden
• Kann eigene Daten verwalten
• Eingeschränkter Zugriff auf Einstellungen

Benutzer verwalten

Hinzufügen von Teammitgliedern:

1. Navigieren Sie zu den Unternehmenseinstellungen → Benutzer
2. Klicken Sie auf "Benutzer hinzufügen"
3. Geben Sie die E-Mail-Adresse und die Details des Benutzers ein
4. Weisen Sie eine Rolle zu
5. Der Benutzer erhält eine Einladung per E-Mail

Benutzerberechtigungen:

• Jeder Benutzer kann unterschiedliche Berechtigungen haben
• Berechtigungen sind rollenbasiert
• Können pro Benutzer angepasst werden

Benutzer entfernen:

1. Navigieren Sie zu den Unternehmenseinstellungen → Benutzer
2. Finden Sie den Benutzer
3. Klicken Sie auf "Entfernen" oder "Deaktivieren"
4. Bestätigen Sie die Entfernung

Best Practice: Beginnen Sie mit minimalen Berechtigungen und fügen Sie bei Bedarf mehr hinzu.

Modulaktivierung

Welche Module aktivieren

Wesentliche Module (Für alle empfohlen):

• Einzelpersonen: Kontaktverwaltung
• Organisationen: Unternehmensverwaltung
• Notizen: Dokumentation

Verkaufsgestützte Unternehmen:

• Chancen
• Pipeline
• Organisationen
• Einzelpersonen

Dienstleistungsorientierte Unternehmen:

• Tickets
• Dienstleistungen
• Finanzen
• Einzelpersonen
• Organisationen

Vollservice-Unternehmen:

• Aktivieren Sie die meisten Module
• Deaktivieren Sie nur das, was Sie nicht benötigen

So aktivieren Sie Module

1. Navigieren Sie zu den Unternehmenseinstellungen → Module
2. Überprüfen Sie die verfügbaren Module
3. Schalten Sie Module EIN/AUS
4. Berücksichtigen Sie Modulabhängigkeiten
5. Änderungen speichern

Modulabhängigkeiten

Einige Module erfordern andere:

• BRREG erfordert Organisationen

Tipp: Sehen Sie sich den Artikel "Verständnis des Modulsystems" für detaillierte Modulinformationen an.

Spracheinstellungen

Festlegen Ihrer Sprache

Benutzersprache:

1. Navigieren Sie zu den Profileinstellungen
2. Wählen Sie Ihre bevorzugte Sprache aus
3. Die Benutzeroberfläche wird sofort aktualisiert

Unterstützte Sprachen:

• Englisch (en), Norwegisch (no), Schwedisch (sv), Dänisch (da), Finnisch (fi), Deutsch (de), Niederländisch (nl), Französisch (fr), Spanisch (es) — 9 Sprachen

Unternehmenssprache:

• Legen Sie die Standardsprache für Ihr Unternehmen fest
• Beeinflusst die Standardsprache für neue Benutzer
• Kann pro Benutzer überschrieben werden

Mehrsprachige Unterstützung

Inhaltsübersetzung:

• Alle Benutzeroberflächenelemente sind übersetzt
• Artikel in der Wissensdatenbank sind in mehreren Sprachen verfügbar
• Modulhandbücher übersetzt
• Unterstützungsdokumentation in allen Sprachen

Datenlokalisierung:

• Daten und Zeiten werden je nach Region formatiert
• Währungsformatierung je nach Region
• Zahlenformatierung je nach Region

Benachrichtigungseinstellungen

Konfigurieren von Benachrichtigungen

Benachrichtigungstypen:

• E-Mail-Benachrichtigungen
• In-App-Benachrichtigungen
• Aufgaben-Erinnerungen
• Ticketzuweisungen
• Chancenaktualisierungen

Benachrichtigungseinstellungen:

1. Navigieren Sie zu den Profileinstellungen → Benachrichtigungen
2. Konfigurieren Sie die Benachrichtigungstypen
3. Legen Sie die Häufigkeit fest
4. Wählen Sie die Kanäle (E-Mail, In-App)

Unternehmensweite Benachrichtigungen:

• Unternehmensadministratoren können Standardwerte konfigurieren
• Benutzer können persönliche Präferenzen überschreiben
• Wichtige Benachrichtigungen werden immer gesendet

Sicherheitseinstellungen

Erste Sicherheitscheckliste

Passwortsicherheit:

• Verwenden Sie starke, einzigartige Passwörter
• Aktivieren Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung (falls verfügbar)
• Ändern Sie regelmäßig Ihr Passwort
• Teilen Sie keine Passwörter

Zugriffskontrolle:

• Überprüfen Sie regelmäßig die Benutzerberechtigungen
• Entfernen Sie den Zugriff für ehemalige Mitarbeiter
• Beschränken Sie den Administratorzugang auf vertrauenswürdige Benutzer
• Verwenden Sie rollenbasierte Berechtigungen

Datensicherheit:

• Verstehen Sie die Datenisolierung (Multi-Tenant)
• Überprüfen Sie regelmäßig die Audit-Protokolle
• Überwachen Sie die Benutzeraktivität
• Melden Sie verdächtige Aktivitäten

Best Practices

Für Unternehmensadministratoren:

• Überprüfen Sie regelmäßig den Benutzerzugang
• Überwachen Sie die Modulanwendung
• Überprüfen Sie die Sicherheitsprotokolle
• Halten Sie Unternehmensinformationen aktuell

Für alle Benutzer:

• Verwenden Sie starke Passwörter
• Melden Sie sich ab, wenn Sie fertig sind
• Teilen Sie keine Konten
• Melden Sie Sicherheitsbedenken

Einrichtungscheckliste

Vollständige Einrichtungscheckliste

Kontoeinrichtung:

• E-Mail verifiziert
• Profil vervollständigt
• Sprache ausgewählt
• Zeitzone konfiguriert

Unternehmenseinrichtung:

• Unternehmensprofil erstellt
• Unternehmensadresse hinzugefügt
• Währung konfiguriert
• Mehrwertsteuereinstellungen konfiguriert (falls zutreffend)
• Unternehmenssprache festgelegt

Benutzerverwaltung:

• Teammitglieder hinzugefügt
• Rollen zugewiesen
• Berechtigungen konfiguriert
• Benutzerzugang überprüft

Modulkonfiguration:

• Wesentliche Module aktiviert
• Rollenspezifische Module aktiviert
• Modulabhängigkeiten überprüft
• Unbenutzte Module deaktiviert

Einstellungen:

• Benachrichtigungseinstellungen festgelegt
• Sicherheitseinstellungen überprüft
• Integrations Einstellungen konfiguriert (falls erforderlich)

Nächste Schritte

Nach Abschluss der Einrichtung:

1. Fügen Sie Ihren ersten Kontakt hinzu
2. Erstellen Sie Ihre erste Organisation
3. Richten Sie Ihren Dienstkatalog ein (falls zutreffend)
4. Erkunden Sie aktivierte Module
5. Überprüfen Sie die Artikel in der Wissensdatenbank

Fehlerbehebung

Häufige Einrichtungsprobleme

Zugriff auf die Unternehmenseinstellungen nicht möglich:

• Stellen Sie sicher, dass Sie ein Unternehmensadministrator sind
• Überprüfen Sie Ihre Benutzerrolle
• Kontaktieren Sie Ihren Unternehmensadministrator

Währung wird nicht korrekt angezeigt:

• Überprüfen Sie die Währungseinstellung in den Unternehmenseinstellungen
• Überprüfen Sie die Währungspräferenz des Benutzers
• Stellen Sie sicher, dass die Währung unterstützt wird

Mehrwertsteuerberechnungen sind falsch:

• Überprüfen Sie, ob der Mehrwertsteuersatz korrekt ist
• Überprüfen Sie die Methode zur Mehrwertsteuerberechnung (inklusive/exklusive)
• Konsultieren Sie Ihren Buchhalter

Module werden nicht angezeigt:

• Überprüfen Sie, ob das Modul auf Unternehmensebene aktiviert ist
• Überprüfen Sie, ob Ihr Benutzer Zugriff hat
• Stellen Sie sicher, dass das Modul freigegeben ist

Benutzer können nicht auf Funktionen zugreifen:

• Überprüfen Sie die Benutzerrolle und Berechtigungen
• Überprüfen Sie, ob das Modul aktiviert ist
• Überprüfen Sie die Unternehmenseinstellungen

Hilfe erhalten

Wenn Sie auf Probleme stoßen:

1. Durchsuchen Sie die Wissensdatenbank
2. Überprüfen Sie die Fehlerbehebungsanleitungen
3. Kontaktieren Sie den Support
4. Überprüfen Sie modul-spezifische Anleitungen