Postfachmodul: Vollständiger Leitfaden zur E-Mail-Verwaltung

Das Postfachmodul verbindet sich über OAuth mit Gmail oder Outlook, um E-Mail-Kommunikationen automatisch zu erfassen, zu speichern und in Ihrem CRM zu organisieren. Sie können auch E-Mail-Weiterleitung verwenden. E-Mails werden einzelnen Personen und Organisationen zugeordnet und erscheinen im Aktivitätsprotokoll. Dieser Leitfaden behandelt die Verbindung von Gmail oder Outlook (empfohlen) und die optionale Weiterleitung.

Einführung

Was ist das Postfachmodul?

Das Postfachmodul verbindet sich über OAuth mit Gmail oder Outlook, sodass Ihre E-Mails automatisch synchronisiert und mit Kontakten in Ihrem CRM verknüpft werden. Sie können auch eine eindeutige Weiterleitungsadresse verwenden und BCC nutzen, um E-Mails zu erfassen. E-Mails werden analysiert, gespeichert und Personen oder Organisationen zugeordnet und erscheinen als Einträge im Aktivitätsprotokoll.

Die empfohlene Einrichtung besteht darin, Ihr Gmail- oder Outlook-Konto im Postfachmodul zu verbinden; Synchronisierung und Zuordnung erfolgen dann automatisch. Alternativ können Sie die bereitgestellte Weiterleitungsadresse (z. B. BCC bei ausgehenden E-Mails) verwenden, um Nachrichten zu erfassen. Beide Methoden beseitigen die manuelle E-Mail-Protokollierung.

Warum es für die Kommunikationsverfolgung wichtig ist

Die automatische E-Mail-Verwaltung ist entscheidend für die Aufrechterhaltung einer vollständigen Kommunikationshistorie. Ohne ein automatisiertes System zur Verfolgung von E-Mail-Kommunikationen haben Teams oft Schwierigkeiten mit unvollständigen Aktivitätsaufzeichnungen, dem Auffinden vergangener E-Mail-Konversationen und zeitaufwendigen manuellen Protokollierungsprozessen. Das Postfachmodul löst diese Herausforderungen, indem es eine automatisierte Lösung bietet, die alle E-Mail-Kommunikationen automatisch erfasst und organisiert.

Das Modul ermöglicht es Teams, E-Mails automatisch zu verwalten, indem sie ihre E-Mail-Anbieter verbinden oder E-Mails weiterleiten, wodurch die Notwendigkeit manueller Dateneingabe entfällt. Durch die automatische Zuordnung von E-Mails zu Kontakten im CRM stellt das Modul sicher, dass alle Kommunikationen ordnungsgemäß verknüpft und zugänglich sind, was vollständige Sichtbarkeit in Kundeninteraktionen bietet.

Hauptfunktionen:

• Verbindung von Gmail oder Outlook über OAuth für automatische Synchronisierung (empfohlen)
• Optional: Verwendung einer eindeutigen Weiterleitungsadresse und BCC zur Erfassung von E-Mails
• Automatische Zuordnung von E-Mails zu Kontakten im CRM
• Aktivitätsprotokolleinträge für alle erfassten E-Mails
• Echtzeitsynchronisierung bei Verwendung von Gmail oder Outlook

Übersicht der wichtigsten Vorteile

Das Postfachmodul bietet erheblichen Wert durch seine automatisierten Kommunikationsverfolgungsfunktionen. Die automatische E-Mail-Erfassung stellt sicher, dass alle E-Mails erfasst und gespeichert werden, wodurch das Risiko verpasster Kommunikationen oder unvollständiger Aktivitätsaufzeichnungen beseitigt wird. Die Entitätskorrelation ordnet E-Mails automatisch den entsprechenden Kontakten zu, sodass alle Kommunikationen ordnungsgemäß verknüpft und zugänglich sind.

Die Aktivitätsverfolgungsfunktionen des Moduls bieten vollständige Sichtbarkeit in alle E-Mail-Kommunikationen, was die Überprüfung vergangener Gespräche und das Verständnis der Interaktionshistorie mit Kunden erleichtert. Durch die Beseitigung manueller Protokollierung spart das Modul Zeit und stellt sicher, dass alle Kommunikationen ordnungsgemäß verfolgt werden.

Hauptvorteile:

• Automatische E-Mail-Verwaltung ohne manuellen Aufwand

• Automatische Zuordnung von E-Mails zu Kontakten

• Vollständige Aktivitätshistorie für alle Kommunikationen

• E-Mail-Threading: Gruppierung verwandter E-Mails nach Thread

• Suche und Filter: Volltextsuchfunktionen

• Multi-Provider-Unterstützung: Gmail, Outlook und Weiterleitung

Wer sollte dieses Modul verwenden?

Das Postfachmodul ist unerlässlich für:

• Vertriebsteams: Verfolgung von Kunden-E-Mail-Kommunikationen

• Support-Teams: Aufrechterhaltung der Support-E-Mail-Historie

• Account-Manager: Verfolgung von Kontokommunikationen

• Alle Teams: Jeder, der E-Mail-Kommunikationen verfolgen muss

• Unternehmensinhaber: Aufrechterhaltung einer vollständigen Kommunikationshistorie

Kernfunktionen

Verbindung von Gmail oder Outlook (empfohlen)

Die primäre Möglichkeit, das Postfachmodul zu verwenden, besteht darin, Ihr Gmail- oder Outlook-Konto über OAuth zu verbinden. Nach der Verbindung werden E-Mails automatisch synchronisiert und Personen oder Organisationen in Ihrem CRM zugeordnet. Es ist keine Weiterleitungskonfiguration erforderlich.

Alternative: E-Mail-Weiterleitung

Wenn Sie es vorziehen, kein Konto zu verbinden, können Sie eine eindeutige Weiterleitungsadresse verwenden: Fügen Sie sie zu BCC hinzu, wenn Sie E-Mails senden, oder richten Sie die Weiterleitung von Ihrem Anbieter ein. E-Mails, die an diese Adresse gesendet werden, werden vom Modul erfasst und verarbeitet.

Automatische Entitätskorrelation

So funktioniert die Zuordnung:

E-Mails werden anhand der genauen E-Mail-Adresse, des Domänennamens, der Namenszuordnung oder der Ticketreferenzen, wenn verfügbar, den Kontakten zugeordnet. Sie können E-Mails auch manuell Kontakten zuweisen. Das System verknüpft jede E-Mail mit der relevanten Person oder Organisation und protokolliert sie im Aktivitätsprotokoll.

E-Mail-Parsing

Parsing-Funktionen:

• E-Mail-Header extrahieren

• E-Mail-Inhalt analysieren (Text und HTML)

• Anhänge extrahieren

• Empfängerinformationen analysieren

• Thread-Identifizierung

Analysierte Daten:

• Von, An, CC, BCC

• Betreff und Inhalt

• Anhänge

• Zeitstempel

• Thread-Informationen

Aktivitätsprotokollierung

Aktivitätscreation:

• Automatische Einträge im Aktivitätsprotokoll

• Verknüpft mit E-Mail-Protokollen

• Entitätskorrelation

• Vollständige Kommunikationshistorie

• Aktivitätsverfolgung

Aktivitätsfunktionen:

• E-Mail-verknüpfte Aktivitäten

• Entitätszuordnung

• Vollständige Historie

• Such- und Filterfunktionen

• Aktivitätsmanagement

Erste Schritte

Einrichtung des Postfachmoduls

Schritt 1: Aktivieren Sie das Postfachmodul

• Stellen Sie sicher, dass das Postfachmodul aktiviert ist

• Modul muss für Ihr Unternehmen aktiviert sein

Schritt 2: Verbinden Sie den E-Mail-Anbieter

• Navigieren Sie zur Konfiguration des Postfachmoduls

• Verbinden Sie Ihr Gmail- oder Outlook-Konto (empfohlen)

• Oder erhalten Sie Ihre eindeutige Weiterleitungsadresse für die E-Mail-Weiterleitung

• Konfigurieren Sie die Synchronisierungseinstellungen

Schritt 3: E-Mail-Integration konfigurieren

• Für Gmail/Outlook: OAuth-Verbindung übernimmt die Einrichtung automatisch

• Für Weiterleitung: Richten Sie die E-Mail-Weiterleitung an Ihre Adresse ein

• Verwenden Sie die BCC-Methode (bei Verwendung von Weiterleitung)

• Oder konfigurieren Sie die automatische Weiterleitung

Schritt 4: Testen Sie die E-Mail-Integration

• Senden Sie eine Test-E-Mail oder warten Sie auf die Synchronisierung

• Überprüfen Sie die E-Mails im Postfachmodul

• Überprüfen Sie die Entitätskorrelation

• Bestätigen Sie die Erstellung von Aktivitäten

Verständnis des Postfachmoduls

Integrationsfunktionen:

• Eindeutige Weiterleitungsadresse

• Automatische E-Mail-Analyse

• Entitätskorrelation

• Aktivitätsprotokollierung

• E-Mail-Threading

Integrationsvorteile:

• Automatische Protokollierung

• Vollständige Historie

• Entitätsverknüpfung

• Aktivitätsverfolgung

• Zeitersparnis

Kernfunktionalität

E-Mail-Weiterleitungsprozess

Weiterleitungsworkflow:

1. Senden Sie eine E-Mail mit der Weiterleitungsadresse im BCC

2. E-Mail wird an die Weiterleitungsadresse empfangen

3. E-Mail wird an den Webhook-Endpunkt weitergeleitet

4. E-Mail wird analysiert und gespeichert

5. Entitätskorrelation wird durchgeführt

6. Aktivitätsprotokoll erstellt

Weiterleitungsmethoden:

• BCC: Fügen Sie die Weiterleitungsadresse zu BCC hinzu

• Gmail: Konfigurieren Sie die Gmail-Weiterleitung

• Outlook: Konfigurieren Sie die Outlook-Weiterleitung

• Benutzerdefiniert: Verwenden Sie den E-Mail-Dienstanbieter

Entitätskorrelationsprozess

Korrelationsworkflow:

1. Empfänger-E-Mails extrahieren

2. Versuchen Sie eine exakte E-Mail-Zuordnung

3. Versuchen Sie eine Domänenzuordnung

4. Versuchen Sie eine unscharfe Namenszuordnung

5. Versuchen Sie eine Ticketnummerzuordnung

6. Setzen Sie den Korrelationsstatus

Korrelationsmethoden:

• Exakte E-Mail-Zuordnung, Domänenzuordnung, Namenszuordnung oder Ticketreferenz, wenn verfügbar; manuelle Zuordnung wird ebenfalls unterstützt

• Manuell: Benutzerzuweisung

E-Mail-Parsing

Parsing-Prozess:

1. E-Mail am Webhook empfangen

2. E-Mail-Header analysieren

3. E-Mail-Inhalt extrahieren

4. Anhänge analysieren

5. Thread identifizieren

6. E-Mail-Daten speichern

Analysierte Informationen:

• E-Mail-Header

• Von, An, CC, BCC

• Betreff und Inhalt

• Anhänge

• Thread-Informationen

Aktivitätsprotokollierung

Aktivitätscreation:

1. E-Mail mit Entität korreliert

2. Aktivitätsprotokolleintrag erstellt

3. Mit E-Mail-Protokoll verknüpft

4. Mit Entität assoziiert

5. Verfügbar in der Aktivitätshistorie

Aktivitätsfunktionen:

• E-Mail-verknüpfte Aktivitäten

• Entitätszuordnung

• Vollständige Historie

• Suchfunktionen

• Aktivitätsmanagement

Best Practices

Best Practices für die Weiterleitung

Verwenden Sie die BCC-Methode:

• Fügen Sie die Weiterleitungsadresse zu BCC hinzu

• E-Mails werden automatisch protokolliert

• Keine Störung für die Empfänger

• Einfache Einrichtung

• Zuverlässige Protokollierung

Tipps zur Weiterleitung:

• Fügen Sie immer die Weiterleitungsadresse in BCC hinzu

• Verwenden Sie eine konsistente Weiterleitungsmethode

• Testen Sie die Weiterleitungseinrichtung

• Überwachen Sie die E-Mail-Protokolle

• Überprüfen Sie die Korrelation

Best Practices für die Korrelation

Halten Sie genaue Kontaktdaten:

• Halten Sie E-Mail-Adressen aktuell

• Verwenden Sie konsistente E-Mail-Formate

• Aktualisieren Sie Kontaktdaten

• Überprüfen Sie E-Mail-Adressen

• Halten Sie die Datenqualität aufrecht

Überprüfen Sie Korrelationen:

• Überprüfen Sie die Korrelations Ergebnisse

• Überprüfen Sie die Entitätsübereinstimmungen

• Weisen Sie manuell zu, wenn nötig

• Überwachen Sie die Korrektheit der Korrelation

• Verbessern Sie die Korrelationseinstellungen

Best Practices für das E-Mail-Management

Organisieren Sie E-Mail-Protokolle:

• Überprüfen Sie die E-Mail-Protokolle regelmäßig

• Weisen Sie nicht zugeordnete E-Mails zu

• Archivieren Sie alte E-Mails

• Halten Sie die E-Mail-Historie aufrecht

• Verwenden Sie Such- und Filterfunktionen

E-Mail-Threading:

• E-Mails werden automatisch gruppiert

• Überprüfen Sie Thread-Gruppen

• Halten Sie den Thread-Kontext aufrecht

• Verfolgen Sie die Gesprächshistorie

• Verwenden Sie Threading für den Kontext

Integration mit anderen Modulen

Integration des Individuenmoduls

Das Postfachmodul funktioniert mit dem Individuenmodul:

• E-Mail-Korrelation: E-Mails werden automatisch mit Individuen verknüpft

• Aktivitätsgeschichte: Vollständige E-Mail-Historie für Kontakte

• Kommunikationsverfolgung: Verfolgen Sie alle E-Mail-Kommunikationen

• Kontaktmanagement: Halten Sie die vollständige Kontaktgeschichte aufrecht

Integration des Organisationsmoduls

Verknüpfen Sie E-Mails mit Unternehmen:

• Organisationskorrelation: E-Mails werden mit Organisationen verknüpft

• B2B-Kommunikation: Verfolgen Sie Unternehmens-E-Mail-Kommunikationen

• Kontohistorie: Vollständige E-Mail-Historie für Konten

• Beziehungsmanagement: Halten Sie die Kommunikationshistorie für Konten aufrecht

Integration des Ticketsmoduls

Verknüpfen Sie E-Mails mit Support-Tickets:

• Ticketkorrelation: E-Mails werden mit Tickets verknüpft

• Support-Historie: Vollständige E-Mail-Support-Historie

• Ticket-Threading: E-Mail-Threads werden mit Tickets verknüpft

• Support-Management: Halten Sie die Kommunikationshistorie für Tickets aufrecht

Integration des Opportunities-Moduls

Verknüpfen Sie E-Mails mit Verkaufschancen:

• Opportunity-Korrelation: E-Mails werden mit Chancen verknüpft

• Vertriebskommunikation: Verfolgen Sie Verkaufs-E-Mail-Kommunikationen

• Deal-Historie: Vollständige E-Mail-Historie für Deals

• Vertriebsmanagement: Halten Sie die Kommunikationshistorie für Chancen aufrecht

Integration aller Module

Das Postfachmodul integriert sich in alle CRM-Module, die E-Mail-Kommunikationen verwenden, und bietet umfassende E-Mail-Aktivitätsverfolgung im gesamten System.

Anwendungsfälle

Anwendungsfall 1: Automatisches E-Mail-Management

Szenario: Automatisches Protokollieren von Kunden-E-Mails

Schritte:

1. Richten Sie die E-Mail-Weiterleitung ein

2. Fügen Sie die Weiterleitungsadresse zu BCC hinzu

3. Senden Sie E-Mails an Kunden

4. E-Mails werden automatisch protokolliert

5. E-Mails werden den Kontakten zugeordnet

6. Aktivitäten werden automatisch erstellt

7. Vollständige E-Mail-Historie wird aufrechterhalten

Vorteile:

• Automatische Protokollierung

• Vollständige Historie

• Entitätskorrelation

• Aktivitätsverfolgung

• Zeitersparnis

Anwendungsfall 2: Verfolgung von Support-E-Mails

Szenario: Verfolgung von Support-E-Mail-Kommunikationen

Schritte:

1. Konfigurieren Sie die E-Mail-Weiterleitung

2. Support-E-Mails werden weitergeleitet

3. E-Mails werden den Tickets zugeordnet

4. Ticketaktivitäten werden erstellt

5. Vollständige Support-Historie

6. E-Mail-Threads werden aufrechterhalten

Vorteile:

• Support-Historie

• Ticketkorrelation

• Aktivitätsverfolgung

• Vollständige Dokumentation

• Effizienz im Support

Fazit

Das Postfachmodul bietet umfassendes E-Mail-Management und stellt sicher, dass alle Ihre E-Mail-Kommunikationen erfasst und mit den richtigen Kontakten in Ihrem CRM verknüpft werden. Durch die Verbindung Ihres E-Mail-Anbieters oder die Einrichtung der E-Mail-Weiterleitung und die Nutzung der automatischen Korrelation können Sie eine vollständige Kommunikationshistorie ohne manuellen Aufwand aufrechterhalten.

Wichtige Erkenntnisse:

• Automatische Verwaltung: E-Mails werden automatisch über Gmail, Outlook oder Weiterleitung verwaltet

• Entitätskorrelation: Automatische Zuordnung zu Kontakten

• Aktivitätsverfolgung: Vollständige Aktivitätshistorie

• E-Mail-Threading: Gruppierung verwandter E-Mails

• Multi-Provider-Unterstützung: Gmail, Outlook und Weiterleitungsoptionen

• Zeitersparnis: Keine manuelle Protokollierung erforderlich

Nächste Schritte:

1. Aktivieren Sie das Postfachmodul

2. Verbinden Sie Gmail/Outlook oder erhalten Sie die Weiterleitungsadresse

3. Richten Sie die E-Mail-Integration ein

4. Testen Sie die E-Mail-Synchronisierung oder -Weiterleitung

5. Überprüfen Sie die E-Mails im Postfach

6. Überprüfen Sie die Entitätskorrelation

7. Genießen Sie das automatische E-Mail-Management

Häufig gestellte Fragen

Was ist das Postfachmodul?

Das Postfachmodul ist ein umfassendes E-Mail-Management-System, das mit Gmail, Outlook oder E-Mail-Weiterleitung integriert ist, um alle E-Mail-Kommunikationen automatisch zu erfassen, zu speichern und zu organisieren. E-Mails werden analysiert, gespeichert und automatisch mit Kontakten in Ihrem CRM korreliert.

Wie richte ich die E-Mail-Integration ein?

Verbinden Sie Ihr Gmail- oder Outlook-Konto in der Konfiguration des Postfachmoduls für die automatische Synchronisierung, oder erhalten Sie Ihre eindeutige Weiterleitungsadresse und fügen Sie sie zu BCC hinzu, wenn Sie E-Mails senden, oder konfigurieren Sie die E-Mail-Weiterleitung, um E-Mails an Ihre Adresse weiterzuleiten.

Wie funktioniert die Entitätskorrelation?

Die Integration ordnet E-Mails den Kontakten zu, indem sie exakte E-Mail-Zuordnungen, Domänenzuordnungen, Namenszuordnungen oder Ticketreferenzen, wenn verfügbar, verwendet; Sie können auch manuell zuweisen.

Kann ich E-Mails manuell zuweisen?

Ja! Wenn die automatische Korrelation keine Übereinstimmung findet oder eine falsche Übereinstimmung findet, können Sie E-Mails manuell Personen, Organisationen, Tickets oder Chancen zuweisen.

Welche E-Mail-Daten werden gespeichert?

Die Integration speichert E-Mail-Header, von/an/cc/bcc, Betreff, Inhalt (Text und HTML), Anhänge, Zeitstempel und Thread-Informationen.

Wie sehe ich E-Mails?

Navigieren Sie zum Postfachmodul, um alle E-Mails anzuzeigen. Sie können E-Mails auch von den Detailseiten einzelner oder Organisationen anzeigen, wenn E-Mails korreliert sind.

Kann ich nach bestimmten E-Mails suchen?

Ja! Das Postfachmodul bietet Volltextsuchfunktionen, mit denen Sie nach Betreff, Inhalt, Absender, Empfänger oder jedem E-Mail-Inhalt suchen können.

Wie funktioniert das E-Mail-Threading?

E-Mails werden automatisch nach Thread gruppiert, indem die Message-ID und die In-Reply-To-Header verwendet werden, um den Gesprächskontext aufrechtzuerhalten und das Verfolgen von E-Mail-Threads zu erleichtern.

Was passiert, wenn die Korrelation fehlschlägt?

Wenn die automatische Korrelation keine Übereinstimmung findet, werden E-Mails mit dem Status "ausstehend" gespeichert. Sie können diese E-Mails manuell den richtigen Entitäten zuweisen.

Kann ich mehrere Weiterleitungsadressen verwenden?

Ja! Jeder Benutzer kann seine eigene Weiterleitungsadresse haben, sodass mehrere Teammitglieder E-Mails unabhängig protokollieren können.

Wie konfiguriere ich die Gmail-Weiterleitung?

Gehen Sie zu Gmail-Einstellungen > Weiterleitung und POP/IMAP, fügen Sie Ihre Weiterleitungsadresse hinzu, überprüfen Sie sie und aktivieren Sie die Weiterleitung. Beachten Sie, dass Gmail an E-Mail-Adressen weiterleitet, sodass Sie möglicherweise einen Zwischenservice für die Webhook-Weiterleitung benötigen.

Wie konfiguriere ich die Outlook-Weiterleitung?

Gehen Sie zu Outlook-Einstellungen > Mail > Weiterleitung, aktivieren Sie die Weiterleitung und geben Sie Ihre Weiterleitungsadresse ein. Ähnlich wie bei Gmail leitet Outlook an E-Mail-Adressen weiter, sodass Sie möglicherweise einen Zwischenservice benötigen.

Gibt es Kosten für das E-Mail-Management?

Das Postfachmodul unterstützt Gmail- und Outlook-Integrationen (kostenlos) sowie E-Mail-Weiterleitungen. Überprüfen Sie bei Ihrem E-Mail-Dienstanbieter, ob Kosten für die Weiterleitung anfallen, wenn Sie die Weiterleitungsmethode verwenden. Gmail- und Outlook-Integrationen sind kostenlos zu nutzen.