El módulo de Buzón se conecta a Gmail o Outlook a través de OAuth para capturar, almacenar y organizar automáticamente las comunicaciones por correo en tu CRM. También puedes usar el reenvío de correos. Los correos se asignan a individuos y organizaciones y aparecen en el registro de actividades. Esta guía cubre la conexión de Gmail o Outlook (recomendado) y el reenvío opcional.
Introducción
¿Qué es el Módulo de Buzón?
El módulo de Buzón se conecta a Gmail o Outlook a través de OAuth para que tus correos se sincronicen automáticamente y se vinculen a contactos en tu CRM. También puedes usar una dirección de reenvío única y BCC para capturar correos. Los correos se analizan, almacenan y se asignan a individuos u organizaciones, y aparecen como entradas en el registro de actividades.
La configuración recomendada es conectar tu cuenta de Gmail o Outlook en el módulo de Buzón; la sincronización y la asignación se manejan automáticamente. Alternativamente, puedes usar la dirección de reenvío proporcionada (por ejemplo, BCC en correos salientes) para capturar mensajes. Ambos métodos eliminan el registro manual de correos.
Por qué es esencial para el seguimiento de comunicaciones
La gestión automática de correos es crucial para mantener un historial completo de comunicaciones. Sin un sistema automatizado para rastrear las comunicaciones por correo, los equipos a menudo luchan con registros de actividades incompletos, dificultad para encontrar conversaciones pasadas y procesos de registro manual que consumen tiempo. El módulo de Buzón aborda estos desafíos al proporcionar una solución automatizada que captura y organiza todas las comunicaciones por correo automáticamente.
El módulo permite a los equipos gestionar correos automáticamente al conectar sus proveedores de correo o reenviar correos, eliminando la necesidad de entrada de datos manual. Al correlacionar automáticamente los correos con contactos en el CRM, el módulo asegura que todas las comunicaciones estén correctamente vinculadas y sean accesibles, proporcionando una visibilidad completa de las interacciones con los clientes.
Capacidades Clave:
- Conectar Gmail o Outlook a través de OAuth para sincronización automática (recomendado)
- Opcional: usar una dirección de reenvío única y BCC para capturar correos
- Asignar automáticamente correos a contactos en el CRM
- Entradas en el registro de actividades para todos los correos capturados
- Sincronización en tiempo real al usar Gmail o Outlook
Resumen de Beneficios Clave
El módulo de Buzón ofrece un valor significativo a través de sus capacidades de seguimiento de comunicaciones automatizadas. La captura automática de correos asegura que todos los correos sean capturados y almacenados, eliminando el riesgo de comunicaciones perdidas o registros de actividades incompletos. La correlación de entidades asigna automáticamente los correos a los contactos apropiados, asegurando que todas las comunicaciones estén correctamente vinculadas y sean accesibles.
Las capacidades de seguimiento de actividades del módulo proporcionan visibilidad completa de todas las comunicaciones por correo, facilitando la revisión de conversaciones pasadas y la comprensión del historial de interacciones con los clientes. Al eliminar el registro manual, el módulo ahorra tiempo y asegura que todas las comunicaciones estén correctamente rastreadas.
Beneficios Primarios:
-
Gestión automática de correos sin esfuerzo manual
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Asignación automática de correos a contactos
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Historial de actividades completo para todas las comunicaciones
-
Hilo de Correos: Agrupar correos relacionados por hilo
-
Buscar y Filtrar: Capacidades de búsqueda de texto completo
-
Soporte Multi-Proveedor: Gmail, Outlook y reenvío
¿Quién debería usar este módulo?
El módulo de Buzón es esencial para:
-
Equipos de Ventas: Seguimiento de comunicaciones por correo con clientes
-
Equipos de Soporte: Mantenimiento del historial de correos de soporte
-
Gerentes de Cuentas: Seguimiento de comunicaciones de cuentas
-
Todos los Equipos: Cualquiera que necesite rastrear comunicaciones por correo
-
Propietarios de Negocios: Mantenimiento de un historial completo de comunicaciones
Características Clave
Conectando Gmail o Outlook (recomendado)
La forma principal de usar el módulo de Buzón es conectar tu cuenta de Gmail o Outlook a través de OAuth. Después de conectar, los correos se sincronizan automáticamente y se asignan a individuos u organizaciones en tu CRM. No se requiere configuración de reenvío.
Alternativa: Reenvío de correos
Si prefieres no conectar una cuenta, puedes usar una dirección de reenvío única: agrégala a BCC al enviar correos, o configura el reenvío desde tu proveedor. Los correos enviados a esa dirección son capturados y procesados por el módulo.
Correlación Automática de Entidades
Cómo funciona la asignación:
Los correos se asignan a contactos utilizando la dirección de correo exacta, dominio, coincidencia de nombres o referencias de tickets cuando están disponibles. También puedes asignar correos a contactos manualmente. El sistema vincula cada correo al individuo u organización relevante y lo registra en el registro de actividades.
Análisis de Correos
Características de Análisis:
-
Extraer encabezados de correos
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Analizar el cuerpo del correo (texto y HTML)
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Extraer archivos adjuntos
-
Analizar información del destinatario
-
Identificación de hilos
Datos Analizados:
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De, Para, CC, BCC
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Asunto y cuerpo
-
Archivos adjuntos
-
Tiempos
-
Información del hilo
Registro de Actividades
Creación de Actividades:
-
Entradas automáticas en el registro de actividades
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Vinculadas a registros de correos
-
Correlación de entidades
-
Historial completo de comunicaciones
-
Seguimiento de actividades
Características de Actividades:
-
Actividades vinculadas a correos
-
Asociación de entidades
-
Historia completa
-
Capacidades de búsqueda y filtrado
-
Gestión de actividades
Comenzando
Configurando el Módulo de Buzón
Paso 1: Habilitar el Módulo de Buzón
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Asegúrate de que el módulo de Buzón esté habilitado
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El módulo debe estar activado para tu negocio
Paso 2: Conectar Proveedor de Correo
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Navega a la configuración del módulo de Buzón
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Conecta la cuenta de Gmail o Outlook (recomendado)
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O consigue tu dirección de reenvío única para el reenvío de correos
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Configura los ajustes de sincronización
Paso 3: Configurar la Integración de Correos
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Para Gmail/Outlook: la conexión OAuth maneja la configuración automáticamente
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Para reenvío: configura el reenvío de correos a tu dirección
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Usa el método BCC (si usas reenvío)
-
O configura el reenvío automático
Paso 4: Probar la Integración de Correos
-
Envía un correo de prueba o espera la sincronización
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Verifica los correos en el módulo de Buzón
-
Verifica la correlación de entidades
-
Confirma la creación de actividades
Comprendiendo el Módulo de Buzón
Características de Integración:
-
Dirección de reenvío única
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Análisis automático de correos
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Correlación de entidades
-
Registro de actividades
-
Hilo de correos
Beneficios de Integración:
-
Registro automático
-
Historia completa
-
Vinculación de entidades
-
Seguimiento de actividades
-
Ahorro de tiempo
Funcionalidad Principal
Proceso de Reenvío de Correos
Flujo de Reenvío:
-
Envía un correo con la dirección de reenvío en BCC
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Correo recibido en la dirección de reenvío
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Correo reenviado al endpoint de webhook
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Correo analizado y almacenado
-
Correlación de entidades realizada
-
Registro de actividades creado
Métodos de Reenvío:
-
BCC: Agrega la dirección de reenvío a BCC
-
Gmail: Configura el reenvío de Gmail
-
Outlook: Configura el reenvío de Outlook
-
Personalizado: Usa el proveedor de servicios de correo
Proceso de Correlación de Entidades
Flujo de Correlación:
-
Extraer correos de destinatarios
-
Intentar coincidencia exacta de correo
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Intentar coincidencia de dominio
-
Intentar coincidencia difusa de nombres
-
Intentar coincidencia de número de ticket
-
Establecer estado de correlación
Métodos de Correlación:
-
Coincidencia exacta de correo, coincidencia de dominio, coincidencia de nombre o referencia de ticket cuando esté disponible; también se admite la asignación manual
-
Manual: Asignación por el usuario
Análisis de Correos
Proceso de Análisis:
-
Recibir correo en el webhook
-
Analizar encabezados de correos
-
Extraer el cuerpo del correo
-
Analizar archivos adjuntos
-
Identificar hilo
-
Almacenar datos del correo
Información Analizada:
-
Encabezados de correos
-
De, Para, CC, BCC
-
Asunto y cuerpo
-
Archivos adjuntos
-
Información del hilo
Registro de Actividades
Creación de Actividades:
-
Correo correlacionado a entidad
-
Entrada en el registro de actividades creada
-
Vinculada al registro de correos
-
Asociada con la entidad
-
Disponible en el historial de actividades
Características de Actividades:
-
Actividades vinculadas a correos
-
Asociación de entidades
-
Historia completa
-
Capacidades de búsqueda
-
Gestión de actividades
Mejores Prácticas
Mejores Prácticas de Reenvío
Usar el Método BCC:
-
Agrega la dirección de reenvío a BCC
-
Los correos se registran automáticamente
-
Sin interrupción para los destinatarios
-
Configuración simple
-
Registro confiable
Consejos de Reenvío:
-
Siempre incluye la dirección de reenvío en BCC
-
Usa un método de reenvío consistente
-
Prueba la configuración de reenvío
-
Monitorea los registros de correos
-
Verifica la correlación
Mejores Prácticas de Correlación
Mantener Datos de Contacto Precisos:
-
Mantén las direcciones de correo actualizadas
-
Usa formatos de correo consistentes
-
Actualiza la información de contacto
-
Verifica las direcciones de correo
-
Mantén la calidad de los datos
Revisar Correlaciones:
-
Revisa los resultados de correlación
-
Verifica las coincidencias de entidades
-
Asigna manualmente si es necesario
-
Monitorea la precisión de la correlación
-
Mejora la configuración de correlación
Mejores Prácticas de Gestión de Correos
Organizar Registros de Correos:
-
Revisa los registros de correos regularmente
-
Asigna correos no asignados
-
Archiva correos antiguos
-
Mantén el historial de correos
-
Usa búsqueda y filtrado
Hilo de Correos:
-
Los correos se agrupan automáticamente por hilo
-
Revisa grupos de hilos
-
Mantén el contexto del hilo
-
Rastrear el historial de conversaciones
-
Usa el hilo para contexto
Integración con Otros Módulos
Integración con el Módulo de Individuos
El módulo de Buzón funciona con el Módulo de Individuos:
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Correlación de Correos: Los correos se vinculan automáticamente a individuos
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Historial de Actividades: Historial completo de correos para contactos
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Seguimiento de Comunicaciones: Rastrear todas las comunicaciones por correo
-
Gestión de Contactos: Mantener un historial completo de contactos
Integración con el Módulo de Organizaciones
Conecta correos a empresas:
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Correlación de Organización: Los correos se vinculan a organizaciones
-
Comunicación B2B: Rastrear comunicaciones por correo de la empresa
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Historial de Cuentas: Historial completo de correos para cuentas
-
Gestión de Relaciones: Mantener el historial de comunicaciones de cuentas
Integración con el Módulo de Tickets
Vincula correos a tickets de soporte:
-
Correlación de Tickets: Los correos se vinculan a tickets
-
Historial de Soporte: Historial completo de soporte por correo
-
Hilo de Tickets: Hilos de correos vinculados a tickets
-
Gestión de Soporte: Mantener el historial de comunicaciones de tickets
Integración con el Módulo de Oportunidades
Conecta correos a oportunidades de ventas:
-
Correlación de Oportunidades: Los correos se vinculan a oportunidades
-
Comunicación de Ventas: Rastrear comunicaciones por correo de ventas
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Historial de Negocios: Historial completo de correos para negocios
-
Gestión de Ventas: Mantener el historial de comunicaciones de oportunidades
Integración con Todos los Módulos
El módulo de Buzón se integra con todos los módulos del CRM que utilizan comunicaciones por correo, proporcionando un seguimiento integral de actividades por correo en todo el sistema.
Casos de Uso
Caso de Uso 1: Gestión Automática de Correos
Escenario: Registro automático de correos de clientes
Pasos:
-
Configura el reenvío de correos
-
Agrega la dirección de reenvío a BCC
-
Envía correos a clientes
-
Los correos se registran automáticamente
-
Los correos se correlacionan a contactos
-
Las actividades se crean automáticamente
-
Se mantiene un historial completo de correos
Beneficios:
-
Registro automático
-
Historia completa
-
Correlación de entidades
-
Seguimiento de actividades
-
Ahorro de tiempo
Caso de Uso 2: Seguimiento de Correos de Soporte
Escenario: Rastrear comunicaciones por correo de soporte
Pasos:
-
Configura el reenvío de correos
-
Los correos de soporte se reenvían
-
Los correos se correlacionan a tickets
-
Se crean actividades de tickets
-
Historial completo de soporte
-
Se mantienen hilos de correos
Beneficios:
-
Historial de soporte
-
Correlación de tickets
-
Seguimiento de actividades
-
Documentación completa
-
Eficiencia en soporte
Carpetas, vistas y acciones de crear desde correos
Semántica de Carpetas
El módulo de Buzón utiliza semántica de carpetas compartidas a través de Bandeja de Entrada, Todos los Correos, Enviados, Archivo, Spam, Papelera y carpetas personalizadas. Los conteos y filtros se mantienen consistentes entre las vistas de lista y detalle. Si parece que falta un mensaje, cambia de carpeta y limpia la búsqueda antes de asumir que la sincronización falló.
Conversaciones vs Vista de Mensajes
- Conversaciones agrupa hilos para una visión general.
- Mensajes muestra filas de mensajes individuales; usa esto al solucionar problemas de un correo específico.
Crear Ticket, Oportunidad o Tarea desde un correo
Desde un mensaje o hilo, puedes crear registros en el CRM directamente:
- Abre el mensaje en el módulo de Buzón.
- Usa Crear ticket, Crear oportunidad o Crear tarea desde el panel de participante/acción.
- Piraja resuelve primero la propiedad de Individuo/Organización, abre el flujo de creación y luego vincula el nuevo registro de vuelta al hilo.
Sugerencias de Correlación
Las sugerencias son específicas del mensaje. Acepta o rechaza enlaces en el mensaje; no se eliminan a través de acciones de hilos no relacionados.
Sincronización de Enviados y Outlook
Si Enviados está vacío para Outlook mientras que Bandeja de Entrada funciona, reconecta Outlook y envía un nuevo mensaje de prueba. La recuperación de sincronización de Enviados se ejecuta al reconectar.
Conclusión
El módulo de Buzón proporciona una gestión integral de correos, asegurando que todas tus comunicaciones por correo sean capturadas y vinculadas a los contactos correctos en tu CRM. Al conectar tu proveedor de correo o configurar el reenvío de correos y aprovechar la correlación automática, puedes mantener un historial completo de comunicaciones sin esfuerzo manual.
Puntos Clave:
-
Gestión Automática: Correos gestionados automáticamente a través de Gmail, Outlook o reenvío
-
Correlación de Entidades: Asignación automática a contactos
-
Seguimiento de Actividades: Historial completo de actividades
-
Hilo de Correos: Agrupar correos relacionados
-
Soporte Multi-Proveedor: Opciones de Gmail, Outlook y reenvío
-
Ahorro de Tiempo: No se requiere registro manual
Próximos Pasos:
-
Habilita el módulo de Buzón
-
Conecta Gmail/Outlook o consigue una dirección de reenvío
-
Configura la integración de correos
-
Prueba la sincronización o el reenvío de correos
-
Revisa los correos en el módulo de Buzón
-
Verifica la correlación de entidades
-
Disfruta de la gestión automática de correos
Preguntas Frecuentes
¿Qué es el módulo de Buzón?
El módulo de Buzón es un sistema integral de gestión de correos que se integra con Gmail, Outlook o el reenvío de correos para capturar, almacenar y organizar automáticamente todas las comunicaciones por correo. Los correos se analizan, almacenan y se correlacionan automáticamente con contactos en tu CRM.
¿Cómo configuro la integración de correos?
Conecta tu cuenta de Gmail o Outlook en la configuración del módulo de Buzón para sincronización automática, o consigue tu dirección de reenvío única y agrégala a BCC al enviar correos, o configura el reenvío de correos para reenviar correos a tu dirección.
¿Cómo funciona la correlación de entidades?
La integración asigna correos a contactos utilizando coincidencia exacta de correo, coincidencia de dominio, coincidencia de nombre o referencia de ticket cuando está disponible; también puedes asignar manualmente.
¿Puedo asignar correos manualmente?
¡Sí! Si la correlación automática no encuentra una coincidencia o encuentra una coincidencia incorrecta, puedes asignar correos manualmente a individuos, organizaciones, tickets u oportunidades.
¿Qué datos de correo se almacenan?
La integración almacena encabezados de correos, de/a/cc/bcc, asunto, cuerpo (texto y HTML), archivos adjuntos, marcas de tiempo e información del hilo.
¿Cómo veo los correos?
Navega al módulo de Buzón para ver todos los correos. También puedes ver correos desde las páginas de detalle de individuos u organizaciones cuando los correos están correlacionados.
¿Puedo buscar correos específicos?
¡Sí! El módulo de Buzón proporciona capacidades de búsqueda de texto completo, permitiéndote buscar por asunto, cuerpo, remitente, destinatario o cualquier contenido del correo.
¿Cómo funciona el hilo de correos?
Los correos se agrupan automáticamente por hilo utilizando los encabezados Message-ID y In-Reply-To, manteniendo el contexto de la conversación y facilitando el seguimiento de los hilos de correos.
¿Qué sucede si la correlación falla?
Si la correlación automática no encuentra una coincidencia, los correos se almacenan con estado "pendiente". Puedes asignar manualmente estos correos a las entidades correctas.
¿Puedo usar múltiples direcciones de reenvío?
¡Sí! Cada usuario puede tener su propia dirección de reenvío, permitiendo que múltiples miembros del equipo registren correos de manera independiente.
¿Cómo configuro el reenvío en Gmail?
Ve a Configuración de Gmail > Reenvío y POP/IMAP, agrega tu dirección de reenvío, verifícala y habilita el reenvío. Ten en cuenta que Gmail reenvía a direcciones de correo, por lo que es posible que necesites un servicio intermedio para el reenvío de webhook.
¿Cómo configuro el reenvío en Outlook?
Ve a Configuración de Outlook > Correo > Reenvío, habilita el reenvío e ingresa tu dirección de reenvío. Similar a Gmail, Outlook reenvía a direcciones de correo, por lo que es posible que necesites un servicio intermedio.
¿Hay un costo por la gestión de correos?
El módulo de Buzón admite integraciones con Gmail y Outlook (gratis) así como el reenvío de correos. Consulta con tu proveedor de servicios de correo sobre cualquier costo de reenvío si usas el método de reenvío. Las integraciones de Gmail y Outlook son gratuitas.