Ajoutez et consultez des notes sur des individus, des organisations, des opportunités et des tickets pour que le contexte reste au même endroit.
Introduction
Pourquoi utiliser des notes sur les contacts et les affaires
Le Module de Notes vous permet d'attacher des notes à des Individus, Organisations, Opportunités et Tickets. Les notes sont en texte enrichi et restent avec l'enregistrement, donc lorsque vous ou un membre de votre équipe ouvrez le contact ou l'affaire, vous voyez le contexte complet : résumés de réunion, préférences, prochaines étapes, sans avoir à fouiller dans les e-mails ou d'autres outils.
Où ajouter des notes
Sur un contact ou une entreprise
- Ouvrez un Individu ou une Organisation et recherchez un onglet ou une section Notes. Créez une nouvelle note : ajoutez un titre (facultatif) et un corps. La note est liée à ce contact ou cette entreprise.
- Utilisez les notes pour : notes de réunion, faits clés, préférences ou rappels qui ne relèvent pas d'une tâche (par exemple, "Préfère l'e-mail au téléphone").
Sur une opportunité ou un ticket
- Ouvrez l'Opportunité ou le Ticket et ajoutez une note de la même manière. La note est liée à cette affaire ou ce cas, donc tout le monde la voit dans son contexte.
- Utilisez les notes pour : résumés d'appels, points de décision ou commentaires internes qui ne devraient pas être envoyés au client.
Afficher et modifier des notes
- Les notes apparaissent dans l'ordre chronologique (les plus récentes en premier ou les plus anciennes en premier selon l'application) sur l'enregistrement auquel elles sont liées.
- Vous pouvez modifier ou supprimer vos propres notes si l'application le permet. Vérifiez les actions ou le menu des notes.
- Les notes sont généralement internes : visibles par votre équipe, elles ne sont pas envoyées au client.
Meilleures pratiques
Notez après chaque appel ou réunion importante
Ainsi, la prochaine personne (ou vous plus tard) a le contexte. Incluez qui était présent, ce qui a été convenu et toute suite ou prochaine étape.
Gardez les notes concises mais utiles
Une note courte avec des faits clés est meilleure qu'une longue difficile à parcourir. Utilisez un titre si l'application le permet pour repérer rapidement la note.
Liez les notes au bon enregistrement
Ajoutez la note sur le contact ou l'affaire à laquelle elle se rapporte pour qu'elle soit trouvable lorsque vous ouvrez cet enregistrement. Ne laissez pas de contexte important dans les e-mails ou ailleurs.
Utilisez les notes uniquement pour le contexte interne
Les notes sont généralement internes : visibles par votre équipe, elles ne sont pas envoyées au client. Pour la communication avec le client, utilisez des e-mails ou des réponses aux tickets.
Questions fréquentes
Puis-je joindre des fichiers aux notes ?
Cela dépend de l'application. Pour le stockage de fichiers, consultez le Module de Stockage ou les options de pièce jointe de notes.
Puis-je modifier ou supprimer une note après l'avoir enregistrée ?
En général, oui pour vos propres notes. Vérifiez les actions ou le menu des notes. Les permissions peuvent restreindre la modification ou la suppression des notes des autres.
Les notes sont-elles visibles par le client ?
Non. Les notes sur les contacts et les affaires sont internes à votre équipe. Elles ne sont pas envoyées au client ni affichées dans les vues destinées aux clients.
Qui puis-je contacter pour obtenir de l'aide ?
Contactez le support à support@piraja.io.
Conclusion
Utilisez Notes sur les contacts et les affaires pour garder le contexte au même endroit. Ajoutez des notes depuis la vue Individu, Organisation, Opportunité ou Ticket et consultez-les lorsque vous ouvrez l'enregistrement. Pour plus d'informations, consultez le guide du Module de Notes.