Mailbox Module: Volledige Gids voor E-mailbeheer

De Mailbox-module verbindt met Gmail of Outlook via OAuth om e-mailcommunicatie automatisch vast te leggen, op te slaan en te organiseren in uw CRM. U kunt ook e-maildoorsturen gebruiken. E-mails worden gekoppeld aan individuen en organisaties en verschijnen in het activiteitslogboek. Deze gids behandelt het verbinden van Gmail of Outlook (aanbevolen) en optionele doorsturing.

Inleiding

Wat is de Mailbox Module?

De Mailbox-module verbindt met Gmail of Outlook via OAuth, zodat uw e-mails automatisch worden gesynchroniseerd en gekoppeld aan contacten in uw CRM. U kunt ook een uniek doorstuuradres gebruiken en BCC om e-mails vast te leggen. E-mails worden geparsed, opgeslagen en gekoppeld aan individuen of organisaties en verschijnen als vermeldingen in het activiteitslogboek.

De aanbevolen opstelling is om uw Gmail- of Outlook-account in de Mailbox-module te verbinden; synchronisatie en matching worden dan automatisch afgehandeld. Alternatief kunt u het verstrekte doorstuuradres gebruiken (bijv. BCC op uitgaande e-mails) om berichten vast te leggen. Beide methoden elimineren handmatige e-mailregistratie.

Waarom het essentieel is voor communicatie tracking

Automatisch e-mailbeheer is cruciaal voor het behouden van een complete communicatiegeschiedenis. Zonder een geautomatiseerd systeem om e-mailcommunicatie bij te houden, hebben teams vaak moeite met onvolledige activiteitsrecords, het vinden van eerdere e-mailgesprekken en tijdrovende handmatige registratieprocessen. De Mailbox-module pakt deze uitdagingen aan door een geautomatiseerde oplossing te bieden die alle e-mailcommunicatie automatisch vastlegt en organiseert.

De module stelt teams in staat om e-mails automatisch te beheren door hun e-mailproviders te verbinden of e-mails door te sturen, waardoor handmatige gegevensinvoer niet meer nodig is. Door e-mails automatisch te correleren met contacten in het CRM, zorgt de module ervoor dat alle communicatie correct is gekoppeld en toegankelijk is, wat zorgt voor volledige zichtbaarheid in klantinteracties.

Belangrijkste mogelijkheden:

• Verbind Gmail of Outlook via OAuth voor automatische synchronisatie (aanbevolen)
• Optioneel: gebruik een uniek doorstuuradres en BCC om e-mails vast te leggen
• Koppel e-mails automatisch aan contacten in het CRM
• Activiteitslogboekvermeldingen voor alle vastgelegde e-mails
• Real-time synchronisatie bij gebruik van Gmail of Outlook

Overzicht van de belangrijkste voordelen

De Mailbox-module levert aanzienlijke waarde door zijn geautomatiseerde communicatie tracking mogelijkheden. Automatische e-mailvastlegging zorgt ervoor dat alle e-mails worden vastgelegd en opgeslagen, waardoor het risico van gemiste communicatie of onvolledige activiteitsrecords wordt geëlimineerd. Entiteitscorrelatie koppelt e-mails automatisch aan de juiste contacten, zodat alle communicatie correct is gekoppeld en toegankelijk is.

De activiteitsvolgcapaciteiten van de module bieden volledige zichtbaarheid in alle e-mailcommunicatie, waardoor het eenvoudig is om eerdere gesprekken te bekijken en de geschiedenis van klantinteracties te begrijpen. Door handmatige registratie te elimineren, bespaart de module tijd en zorgt ervoor dat alle communicatie correct wordt gevolgd.

Primaire voordelen:

• Automatisch e-mailbeheer zonder handmatige inspanning

• Automatische koppeling van e-mails aan contacten

• Volledige activiteitsgeschiedenis voor alle communicatie

• E-mail threading: Groepeer gerelateerde e-mails per thread

• Zoeken en filteren: Volledige tekst zoekmogelijkheden

• Multi-provider ondersteuning: Gmail, Outlook en doorsturen

Wie zou deze module moeten gebruiken?

De Mailbox-module is essentieel voor:

• Verkoopteams: Het bijhouden van klant-e-mailcommunicatie

• Ondersteuningsteams: Het behouden van de geschiedenis van ondersteunings-e-mails

• Accountmanagers: Het bijhouden van accountcommunicatie

• Alle teams: Iedereen die e-mailcommunicatie moet bijhouden

• Bedrijfseigenaren: Het behouden van een complete communicatiegeschiedenis

Kernfunctionaliteiten

Verbinden met Gmail of Outlook (aanbevolen)

De primaire manier om de Mailbox-module te gebruiken, is door uw Gmail- of Outlook-account via OAuth te verbinden. Na verbinding worden e-mails automatisch gesynchroniseerd en gekoppeld aan individuen of organisaties in uw CRM. Er is geen doorstuurconfiguratie vereist.

Alternatief: E-maildoorsturen

Als u er de voorkeur aan geeft om geen account te verbinden, kunt u een uniek doorstuuradres gebruiken: voeg het toe aan BCC bij het verzenden van e-mails, of stel doorsturen in vanuit uw provider. E-mails die naar dat adres worden verzonden, worden vastgelegd en verwerkt door de module.

Automatische Entiteitscorrelatie

Hoe matching werkt:

E-mails worden gekoppeld aan contacten met behulp van exacte e-mailadres, domein, naam matching, of ticketreferenties wanneer beschikbaar. U kunt e-mails ook handmatig aan contacten toewijzen. Het systeem koppelt elke e-mail aan de relevante individu of organisatie en registreert deze in het activiteitslogboek.

E-mail Parsing

Parsing Functionaliteiten:

• Extract e-mailheaders

• Parse e-mailbody (tekst en HTML)

• Extract bijlagen

• Parse ontvangerinformatie

• Thread identificatie

Geparsed Gegevens:

• Van, Naar, CC, BCC

• Onderwerp en body

• Bijlagen

• Timestamps

• Threadinformatie

Activiteitslogging

Activiteit Creatie:

• Automatische activiteitslogboekvermeldingen

• Gelinkt aan e-maillogs

• Entiteitscorrelatie

• Volledige communicatiegeschiedenis

• Activiteit tracking

Activiteitsfunctionaliteiten:

• E-mail-gelinkte activiteiten

• Entiteitsassociatie

• Volledige geschiedenis

• Zoek- en filtermogelijkheden

• Activiteitsbeheer

Aan de Slag

De Mailbox-module instellen

Stap 1: Schakel de Mailbox-module in

• Zorg ervoor dat de Mailbox-module is ingeschakeld

• De module moet geactiveerd zijn voor uw bedrijf

Stap 2: Verbind E-mailprovider

• Navigeer naar de configuratie van de Mailbox-module

• Verbind Gmail- of Outlook-account (aanbevolen)

• Of verkrijg uw unieke doorstuuradres voor e-maildoorsturen

• Configureer synchronisatie-instellingen

Stap 3: Configureer E-mailintegratie

• Voor Gmail/Outlook: OAuth-verbinding regelt de setup automatisch

• Voor doorsturen: Stel e-maildoorsturen in naar uw adres

• Gebruik de BCC-methode (indien u doorstuurt)

• Of configureer automatische doorsturing

Stap 4: Test E-mailintegratie

• Stuur een test-e-mail of wacht op synchronisatie

• Controleer e-mails in de Mailbox-module

• Verifieer entiteitscorrelatie

• Bevestig activiteit creatie

De Mailbox-module begrijpen

Integratiefuncties:

• Uniek doorstuuradres

• Automatische e-mail parsing

• Entiteitscorrelatie

• Activiteitslogging

• E-mail threading

Integratievoordelen:

• Automatische logging

• Volledige geschiedenis

• Entiteitskoppeling

• Activiteit tracking

• Tijdswinst

Kernfunctionaliteit

E-maildoorstuurproces

Doorstuurworkflow:

1. Stuur e-mail met doorstuuradres in BCC

2. E-mail ontvangen op doorstuuradres

3. E-mail doorgestuurd naar webhook-eindpunt

4. E-mail geparsed en opgeslagen

5. Entiteitscorrelatie uitgevoerd

6. Activiteitslogboek aangemaakt

Doorstuurmethoden:

• BCC: Voeg doorstuuradres toe aan BCC

• Gmail: Configureer Gmail-doorsturen

• Outlook: Configureer Outlook-doorsturen

• Aangepast: Gebruik e-mailserviceprovider

Entiteitscorrelatieproces

Correlatieworkflow:

1. Extract ontvangerse-mails

2. Probeer exacte e-mailmatch

3. Probeer domeinmatch

4. Probeer naam fuzzy match

5. Probeer ticketnummer match

6. Stel correlatiestatus in

Correlatiemethoden:

• Exacte e-mailmatch, domeinmatch, naam match, of ticketreferentie wanneer beschikbaar; handmatige toewijzing wordt ook ondersteund

• Handmatig: Gebruikerstoewijzing

E-mail Parsing

Parsingproces:

1. Ontvang e-mail op webhook

2. Parse e-mailheaders

3. Extract e-mailbody

4. Parse bijlagen

5. Identificeer thread

6. Sla e-mailgegevens op

Geparseerde informatie:

• E-mailheaders

• Van, Naar, CC, BCC

• Onderwerp en body

• Bijlagen

• Threadinformatie

Activiteitslogging

Activiteit Creatie:

1. E-mail gecorreleerd aan entiteit

2. Activiteitslogboekvermelding aangemaakt

3. Gelinkt aan e-maillog

4. Geassocieerd met entiteit

5. Beschikbaar in activiteitsgeschiedenis

Activiteitsfunctionaliteiten:

• E-mail-gelinkte activiteiten

• Entiteitsassociatie

• Volledige geschiedenis

• Zoekmogelijkheden

• Activiteitsbeheer

Best Practices

Best Practices voor Doorsturen

Gebruik BCC-methode:

• Voeg doorstuuradres toe aan BCC

• E-mails worden automatisch geregistreerd

• Geen verstoring voor ontvangers

• Eenvoudige setup

• Betrouwbare logging

Doorstuur Tips:

• Voeg altijd het doorstuuradres toe in BCC

• Gebruik consistente doorstuurmethode

• Test de doorstuurinstelling

• Monitor e-maillogs

• Verifieer correlatie

Correlatie Best Practices

Houd Nauwkeurige Contactgegevens Bij:

• Houd e-mailadressen up-to-date

• Gebruik consistente e-mailformaten

• Werk contactinformatie bij

• Verifieer e-mailadressen

• Handhaaf gegevenskwaliteit

Beoordeel Correlaties:

• Beoordeel correlatieresultaten

• Verifieer entiteitsmatches

• Handmatig toewijzen indien nodig

• Monitor correlatie-nauwkeurigheid

• Verbeter correlatie-instellingen

Best Practices voor E-mailbeheer

Organiseer E-maillogs:

• Beoordeel e-maillogs regelmatig

• Wijs niet-toegewezen e-mails toe

• Archiveer oude e-mails

• Handhaaf e-mailgeschiedenis

• Gebruik zoek- en filterfunctionaliteiten

E-mail Threading:

• E-mails worden automatisch in threads gegroepeerd

• Beoordeel threadgroepen

• Handhaaf threadcontext

• Volg gespreksgeschiedenis

• Gebruik threading voor context

Integratie met Andere Modules

Integratie met de Individuen Module

De Mailbox-module werkt samen met de Individuen Module:

• E-mailcorrelatie: E-mails worden automatisch gekoppeld aan individuen

• Activiteit Geschiedenis: Volledige e-mailgeschiedenis voor contacten

• Communicatie Tracking: Volg alle e-mailcommunicatie

• Contactbeheer: Behoud een complete contactgeschiedenis

Integratie met de Organisaties Module

Verbind e-mails met bedrijven:

• Organisatiecorrelatie: E-mails gekoppeld aan organisaties

• B2B Communicatie: Volg e-mailcommunicatie van bedrijven

• Accountgeschiedenis: Volledige e-mailgeschiedenis voor accounts

• Relatiebeheer: Behoud de communicatiegeschiedenis van accounts

Integratie met de Tickets Module

Koppel e-mails aan ondersteunings tickets:

• Ticketcorrelatie: E-mails gekoppeld aan tickets

• Ondersteuningsgeschiedenis: Volledige e-mailondersteuningsgeschiedenis

• Ticket Threading: E-mailthreads gekoppeld aan tickets

• Ondersteuningsbeheer: Behoud de communicatiegeschiedenis van tickets

Integratie met de Kansen Module

Verbind e-mails met verkoopkansen:

• Kanscorrelatie: E-mails gekoppeld aan kansen

• Verkoopcommunicatie: Volg verkoop-e-mailcommunicatie

• Dealgeschiedenis: Volledige e-mailgeschiedenis voor deals

• Verkoopbeheer: Behoud de communicatiegeschiedenis van kansen

Integratie met Alle Modules

De Mailbox-module integreert met alle CRM-modules die gebruik maken van e-mailcommunicatie, en biedt uitgebreide e-mailactiviteit tracking door het hele systeem.

Gebruikscases

Gebruikscase 1: Automatisch E-mailbeheer

Scenario: Automatisch registreren van klant-e-mails

Stappen:

1. Stel e-maildoorsturen in

2. Voeg doorstuuradres toe aan BCC

3. Stuur e-mails naar klanten

4. E-mails worden automatisch geregistreerd

5. E-mails gecorreleerd aan contacten

6. Activiteiten automatisch aangemaakt

7. Volledige e-mailgeschiedenis behouden

Voordelen:

• Automatische logging

• Volledige geschiedenis

• Entiteitscorrelatie

• Activiteit tracking

• Tijdswinst

Gebruikscase 2: Ondersteunings E-mail Tracking

Scenario: Het bijhouden van ondersteunings-e-mailcommunicatie

Stappen:

1. Configureer e-maildoorsturen

2. Ondersteunings-e-mails doorgestuurd

3. E-mails gecorreleerd aan tickets

4. Ticketactiviteiten aangemaakt

5. Volledige ondersteuningsgeschiedenis

6. E-mailthreads behouden

Voordelen:

• Ondersteuningsgeschiedenis

• Ticketcorrelatie

• Activiteit tracking

• Volledige documentatie

• Ondersteuningsefficiëntie

Mappen, weergaven en acties vanuit e-mail aanmaken

Mapsemantiek

Mailbox gebruikt gedeelde mapsemantiek voor Inbox, Alle E-mail, Verzonden, Archief, Spam, Prullenbak, en aangepaste mappen. Aantallen en filters blijven consistent tussen lijst- en detailweergaven. Als een bericht ontbreekt, wissel dan van map en wis de zoekopdracht voordat u aanneemt dat de synchronisatie is mislukt.

Gesprekken vs Berichtenweergave

• Gesprekken groepeert threads voor overzicht.
• Berichten toont individuele berichtregels — gebruik dit bij het oplossen van problemen met een specifieke e-mail.

Maak Ticket, Kans of Taak aan vanuit e-mail

Vanuit een bericht of thread kunt u CRM-records rechtstreeks aanmaken:

1. Open het bericht in Mailbox.
2. Gebruik Ticket aanmaken, Kans aanmaken, of Taak aanmaken vanuit het deelnemers-/actiepaneel.
3. Piraja lost eerst de eigendom van Individu/Organisatie op, opent de aanmaakflow en koppelt het nieuwe record terug aan de thread.

Correlatiesuggesties

Suggesties zijn bericht-gebonden. Accepteer of weiger links op het bericht; ze worden niet gewist via niet-gerelateerde threadacties.

Verzonden en Outlook-synchronisatie

Als Verzonden leeg is voor Outlook terwijl Inbox werkt, verbind Outlook opnieuw en stuur een nieuwe testbericht. Herstel van verzonden synchronisatie wordt uitgevoerd bij herverbinding.

Conclusie

De Mailbox-module biedt uitgebreid e-mailbeheer, waarbij ervoor gezorgd wordt dat al uw e-mailcommunicatie wordt vastgelegd en gekoppeld aan de juiste contacten in uw CRM. Door uw e-mailprovider te verbinden of e-maildoorsturen in te stellen en gebruik te maken van automatische correlatie, kunt u een complete communicatiegeschiedenis behouden zonder handmatige inspanning.

Belangrijkste punten:

• Automatisch Beheer: E-mails automatisch beheerd via Gmail, Outlook of doorsturen

• Entiteitscorrelatie: Automatische matching met contacten

• Activiteit Tracking: Volledige activiteitsgeschiedenis

• E-mail Threading: Groepeer gerelateerde e-mails

• Multi-Provider Ondersteuning: Gmail, Outlook en doorstuur opties

• Tijdswinst: Geen handmatige logging vereist

Volgende Stappen:

1. Schakel de Mailbox-module in

2. Verbind Gmail/Outlook of verkrijg doorstuuradres

3. Stel e-mailintegratie in

4. Test e-mailsynchronisatie of doorsturen

5. Beoordeel e-mails in Mailbox

6. Verifieer entiteitscorrelatie

7. Geniet van automatisch e-mailbeheer

Veelgestelde Vragen

Wat is de Mailbox-module?

De Mailbox-module is een uitgebreid e-mailbeheersysteem dat integreert met Gmail, Outlook of e-maildoorsturen om automatisch alle e-mailcommunicatie vast te leggen, op te slaan en te organiseren. E-mails worden geparsed, opgeslagen en automatisch gecorreleerd met contacten in uw CRM.

Hoe stel ik e-mailintegratie in?

Verbind uw Gmail- of Outlook-account in de configuratie van de Mailbox-module voor automatische synchronisatie, of verkrijg uw unieke doorstuuradres en voeg het toe aan BCC bij het verzenden van e-mails, of configureer e-maildoorsturen om e-mails naar uw adres door te sturen.

Hoe werkt entiteitscorrelatie?

De integratie koppelt e-mails aan contacten met behulp van exacte e-mailmatch, domeinmatch, naam match, of ticketreferentie wanneer beschikbaar; u kunt ook handmatig toewijzen.

Kan ik e-mails handmatig toewijzen?

Ja! Als automatische correlatie geen match vindt of een onjuiste match vindt, kunt u e-mails handmatig toewijzen aan individuen, organisaties, tickets of kansen.

Welke e-mailgegevens worden opgeslagen?

De integratie slaat e-mailheaders, van/naar/cc/bcc, onderwerp, body (tekst en HTML), bijlagen, timestamps en threadinformatie op.

Hoe bekijk ik e-mails?

Navigeer naar de Mailbox-module om alle e-mails te bekijken. U kunt ook e-mails bekijken vanuit individuele of organisatie-detailpagina's wanneer e-mails zijn gecorreleerd.

Kan ik zoeken naar specifieke e-mails?

Ja! De Mailbox-module biedt volledige tekst zoekmogelijkheden, waarmee u kunt zoeken op onderwerp, body, afzender, ontvanger of enige e-mailinhoud.

Hoe werkt e-mailthreading?

E-mails worden automatisch gegroepeerd per thread met behulp van Message-ID en In-Reply-To headers, waardoor de context van het gesprek behouden blijft en het eenvoudig is om e-mailthreads te volgen.

Wat gebeurt er als correlatie mislukt?

Als automatische correlatie geen match vindt, worden e-mails opgeslagen met de status "in afwachting". U kunt deze e-mails handmatig toewijzen aan de juiste entiteiten.

Kan ik meerdere doorstuuradressen gebruiken?

Ja! Elke gebruiker kan zijn eigen doorstuuradres hebben, waardoor meerdere teamleden e-mails onafhankelijk kunnen registreren.

Hoe configureer ik Gmail-doorsturen?

Ga naar Gmail-instellingen > Doorsturen en POP/IMAP, voeg uw doorstuuradres toe, verifieer het en schakel doorsturen in. Houd er rekening mee dat Gmail doorstuurt naar e-mailadressen, dus u heeft mogelijk een tussenliggende service nodig voor webhook-doorsturen.

Hoe configureer ik Outlook-doorsturen?

Ga naar Outlook-instellingen > Mail > Doorsturen, schakel doorsturen in en voer uw doorstuuradres in. Net als bij Gmail, stuurt Outlook door naar e-mailadressen, dus u heeft mogelijk een tussenliggende service nodig.

Zijn er kosten verbonden aan e-mailbeheer?

De Mailbox-module ondersteunt Gmail- en Outlook-integraties (gratis) evenals e-maildoorsturen. Controleer bij uw e-mailserviceprovider voor eventuele doorstuurkosten als u de doorstuurmethode gebruikt. Gmail- en Outlook-integraties zijn gratis te gebruiken.