De Mailbox-module maakt verbinding met Gmail of Outlook via OAuth om e-mailcommunicatie automatisch vast te leggen, op te slaan en te organiseren in uw CRM. U kunt ook e-maildoorsturen gebruiken. E-mails worden gekoppeld aan individuen en organisaties en verschijnen in het activiteitslogboek. Deze gids behandelt het verbinden van Gmail of Outlook (aanbevolen) en optionele doorsturing.
Inleiding
Wat is de Mailbox Module?
De Mailbox-module maakt verbinding met Gmail of Outlook via OAuth, zodat uw e-mails automatisch worden gesynchroniseerd en gekoppeld aan contacten in uw CRM. U kunt ook een uniek doorstuuradres gebruiken en BCC om e-mails vast te leggen. E-mails worden geparsed, opgeslagen en gekoppeld aan individuen of organisaties, en verschijnen als vermeldingen in het activiteitslogboek.
De aanbevolen setup is om uw Gmail- of Outlook-account in de Mailbox-module te verbinden; synchronisatie en matching worden dan automatisch afgehandeld. Alternatief kunt u het verstrekte doorstuuradres gebruiken (bijv. BCC op uitgaande e-mails) om berichten vast te leggen. Beide methoden elimineren handmatige e-maillogging.
Waarom het essentieel is voor communicatie tracking
Automatisch e-mailbeheer is cruciaal voor het behouden van een complete communicatiegeschiedenis. Zonder een geautomatiseerd systeem om e-mailcommunicatie bij te houden, hebben teams vaak moeite met onvolledige activiteitsrecords, het moeilijk vinden van eerdere e-mailgesprekken en tijdrovende handmatige loggingprocessen. De Mailbox-module pakt deze uitdagingen aan door een geautomatiseerde oplossing te bieden die alle e-mailcommunicatie automatisch vastlegt en organiseert.
De module stelt teams in staat om e-mails automatisch te beheren door hun e-mailproviders te verbinden of e-mails door te sturen, waardoor handmatige gegevensinvoer overbodig wordt. Door e-mails automatisch te correleren met contacten in het CRM, zorgt de module ervoor dat alle communicatie correct is gekoppeld en toegankelijk is, wat volledige zichtbaarheid biedt in klantinteracties.
Belangrijkste mogelijkheden:
- Verbind Gmail of Outlook via OAuth voor automatische synchronisatie (aanbevolen)
- Optioneel: gebruik een uniek doorstuuradres en BCC om e-mails vast te leggen
- E-mails automatisch koppelen aan contacten in het CRM
- Activiteitslogboekvermeldingen voor alle vastgelegde e-mails
- Real-time synchronisatie bij gebruik van Gmail of Outlook
Overzicht van de belangrijkste voordelen
De Mailbox-module levert aanzienlijke waarde door zijn geautomatiseerde communicatie tracking mogelijkheden. Automatische e-mailvastlegging zorgt ervoor dat alle e-mails worden vastgelegd en opgeslagen, waardoor het risico op gemiste communicatie of onvolledige activiteitsrecords wordt geƫlimineerd. Entiteitcorrelatie koppelt e-mails automatisch aan de juiste contacten, zodat alle communicatie correct is gekoppeld en toegankelijk is.
De activiteits tracking mogelijkheden van de module bieden volledige zichtbaarheid in alle e-mailcommunicatie, waardoor het eenvoudig is om eerdere gesprekken te bekijken en de geschiedenis van klantinteracties te begrijpen. Door handmatige logging te elimineren, bespaart de module tijd en zorgt ervoor dat alle communicatie correct wordt bijgehouden.
Primaire voordelen:
-
Automatisch e-mailbeheer zonder handmatige inspanning
-
Automatische matching van e-mails aan contacten
-
Volledige activiteitsgeschiedenis voor alle communicatie
-
E-mail threading: Groepeer gerelateerde e-mails per thread
-
Zoeken en filteren: Volledige tekst zoekmogelijkheden
-
Multi-Provider Ondersteuning: Gmail, Outlook en doorsturen
Wie zou deze module moeten gebruiken?
De Mailbox-module is essentieel voor:
-
Verkoopteams: Het bijhouden van klant e-mailcommunicatie
-
Ondersteuningsteams: Het behouden van de geschiedenis van ondersteunings-e-mails
-
Accountmanagers: Het bijhouden van accountcommunicatie
-
Alle teams: Iedereen die e-mailcommunicatie moet bijhouden
-
Bedrijfseigenaren: Het behouden van een complete communicatiegeschiedenis
Kernfunctionaliteiten
Verbinden met Gmail of Outlook (aanbevolen)
De primaire manier om de Mailbox-module te gebruiken is door uw Gmail- of Outlook-account via OAuth te verbinden. Na het verbinden worden e-mails automatisch gesynchroniseerd en gekoppeld aan individuen of organisaties in uw CRM. Geen doorstuurconfiguratie is vereist.
Alternatief: E-mail doorsturen
Als u liever geen account verbindt, kunt u een uniek doorstuuradres gebruiken: voeg het toe aan BCC bij het verzenden van e-mails, of stel doorsturen in vanaf uw provider. E-mails die naar dat adres worden verzonden, worden door de module vastgelegd en verwerkt.
Automatische Entiteitcorrelatie
Hoe matching werkt:
E-mails worden gekoppeld aan contacten met behulp van exact e-mailadres, domein, naam matching, of ticketreferenties wanneer beschikbaar. U kunt e-mails ook handmatig aan contacten toewijzen. Het systeem koppelt elke e-mail aan de relevante individu of organisatie en registreert deze in het activiteitslogboek.
E-mail Parsing
Parsing functies:
-
E-mailheaders extraheren
-
E-mailinhoud parseren (tekst en HTML)
-
Bijlagen extraheren
-
Ontvangerinformatie parseren
-
Thread identificatie
Geparsed gegevens:
-
Van, Naar, CC, BCC
-
Onderwerp en inhoud
-
Bijlagen
-
Timestamps
-
Threadinformatie
Activiteitslogging
Activiteit creatie:
-
Automatische activiteitslogboekvermeldingen
-
Gelinkt aan e-maillogs
-
Entiteitcorrelatie
-
Volledige communicatiegeschiedenis
-
Activiteit tracking
Activiteit functies:
-
E-mail-gelinkte activiteiten
-
Entiteit associatie
-
Volledige geschiedenis
-
Zoek- en filtermogelijkheden
-
Activiteitsbeheer
Aan de slag
De Mailbox Module Instellen
Stap 1: Schakel de Mailbox Module in
-
Zorg ervoor dat de Mailbox-module is ingeschakeld
-
Module moet geactiveerd zijn voor uw bedrijf
Stap 2: Verbind E-mailprovider
-
Navigeer naar de configuratie van de Mailbox-module
-
Verbind Gmail- of Outlook-account (aanbevolen)
-
Of verkrijg uw unieke doorstuuradres voor e-maildoorsturen
-
Configureer synchronisatie-instellingen
Stap 3: Configureer E-mailintegratie
-
Voor Gmail/Outlook: OAuth-verbinding regelt de setup automatisch
-
Voor doorsturen: Stel e-maildoorsturen in naar uw adres
-
Gebruik BCC-methode (indien u doorstuurt)
-
Of configureer automatische doorsturing
Stap 4: Test E-mailintegratie
-
Stuur een test-e-mail of wacht op synchronisatie
-
Controleer e-mails in de Mailbox-module
-
Verifieer entiteitcorrelatie
-
Bevestig activiteit creatie
De Mailbox Module Begrijpen
Integratiefuncties:
-
Uniek doorstuuradres
-
Automatische e-mail parsing
-
Entiteitcorrelatie
-
Activiteitslogging
-
E-mail threading
Integratievoordelen:
-
Automatische logging
-
Volledige geschiedenis
-
Entiteit koppeling
-
Activiteit tracking
-
Tijdswinst
Kernfunctionaliteit
E-mail Doorstuurproces
Doorstuurworkflow:
-
Stuur e-mail met doorstuuradres in BCC
-
E-mail ontvangen op doorstuuradres
-
E-mail doorgestuurd naar webhook-eindpunt
-
E-mail geparsed en opgeslagen
-
Entiteitcorrelatie uitgevoerd
-
Activiteitslogboek aangemaakt
Doorstuurmethoden:
-
BCC: Voeg doorstuuradres toe aan BCC
-
Gmail: Configureer Gmail doorsturen
-
Outlook: Configureer Outlook doorsturen
-
Aangepast: Gebruik e-mailserviceprovider
Entiteitcorrelatieproces
Correlatieworkflow:
-
Ontvanger e-mails extraheren
-
Probeer exacte e-mailmatch
-
Probeer domeinmatch
-
Probeer naam fuzzy match
-
Probeer ticketnummer match
-
Stel correlatiestatus in
Correlatiemethoden:
-
Exacte e-mailmatch, domeinmatch, naam match, of ticketreferentie wanneer beschikbaar; handmatige toewijzing wordt ook ondersteund
-
Handmatig: Gebruiker toewijzing
E-mail Parsing
Parsingproces:
-
Ontvang e-mail op webhook
-
Parse e-mailheaders
-
Extraheren e-mailinhoud
-
Parse bijlagen
-
Identificeer thread
-
Sla e-mailgegevens op
Geparseerde informatie:
-
E-mailheaders
-
Van, Naar, CC, BCC
-
Onderwerp en inhoud
-
Bijlagen
-
Threadinformatie
Activiteitslogging
Activiteit creatie:
-
E-mail gecorreleerd aan entiteit
-
Activiteitslogboekvermelding aangemaakt
-
Gelinkt aan e-maillog
-
Geassocieerd met entiteit
-
Beschikbaar in activiteitsgeschiedenis
Activiteit functies:
-
E-mail-gelinkte activiteiten
-
Entiteit associatie
-
Volledige geschiedenis
-
Zoekmogelijkheden
-
Activiteitsbeheer
Best Practices
Doorstuur Best Practices
Gebruik BCC-methode:
-
Voeg doorstuuradres toe aan BCC
-
E-mails worden automatisch gelogd
-
Geen verstoring voor ontvangers
-
Eenvoudige setup
-
Betrouwbare logging
Doorstuur Tips:
-
Zorg ervoor dat u altijd het doorstuuradres in BCC opneemt
-
Gebruik een consistente doorstuurmethode
-
Test de doorstuursetup
-
Monitor e-maillogs
-
Verifieer correlatie
Correlatie Best Practices
Houd Nauwkeurige Contactgegevens Bij:
-
Houd e-mailadressen up-to-date
-
Gebruik consistente e-mailformaten
-
Werk contactinformatie bij
-
Verifieer e-mailadressen
-
Onderhoud gegevenskwaliteit
Beoordeel Correlaties:
-
Beoordeel correlatieresultaten
-
Verifieer entiteitmatches
-
Handmatig toewijzen indien nodig
-
Monitor correlatie-nauwkeurigheid
-
Verbeter correlatie-instellingen
E-mailbeheer Best Practices
Organiseer E-maillogs:
-
Beoordeel e-maillogs regelmatig
-
Wijs niet-toegewezen e-mails toe
-
Archiveer oude e-mails
-
Onderhoud e-mailgeschiedenis
-
Gebruik zoek- en filtermogelijkheden
E-mail Threading:
-
E-mails worden automatisch in threads gegroepeerd
-
Beoordeel threadgroepen
-
Onderhoud threadcontext
-
Volg gesprekshistorie
-
Gebruik threading voor context
Integratie met Andere Modules
Integratie met de Individuen Module
De Mailbox-module werkt samen met de Individuen Module:
-
E-mailcorrelatie: E-mails worden automatisch gekoppeld aan individuen
-
Activiteitshistorie: Volledige e-mailgeschiedenis voor contacten
-
Communicatie Tracking: Volg alle e-mailcommunicatie
-
Contactbeheer: Behoud een complete contactgeschiedenis
Integratie met de Organisaties Module
Verbind e-mails met bedrijven:
-
Organisatiecorrelatie: E-mails gekoppeld aan organisaties
-
B2B Communicatie: Volg e-mailcommunicatie van bedrijven
-
Accountgeschiedenis: Volledige e-mailgeschiedenis voor accounts
-
Relatiebeheer: Behoud de communicatiegeschiedenis van accounts
Integratie met de Tickets Module
Koppel e-mails aan ondersteunings tickets:
-
Ticketcorrelatie: E-mails gekoppeld aan tickets
-
Ondersteuningsgeschiedenis: Volledige e-mailondersteuningsgeschiedenis
-
Ticket Threading: E-mailthreads gekoppeld aan tickets
-
Ondersteuningsbeheer: Behoud de communicatiegeschiedenis van tickets
Integratie met de Kansen Module
Verbind e-mails met verkoopkansen:
-
Kanscorrelatie: E-mails gekoppeld aan kansen
-
Verkoopcommunicatie: Volg e-mailcommunicatie voor verkoop
-
Dealgeschiedenis: Volledige e-mailgeschiedenis voor deals
-
Verkoopbeheer: Behoud de communicatiegeschiedenis van kansen
Integratie met Alle Modules
De Mailbox-module integreert met alle CRM-modules die e-mailcommunicatie gebruiken, waardoor uitgebreide e-mailactiviteit tracking door het hele systeem mogelijk is.
Gebruikscases
Gebruikscase 1: Automatisch E-mailbeheer
Scenario: Automatisch loggen van klant-e-mails
Stappen:
-
Stel e-maildoorsturen in
-
Voeg doorstuuradres toe aan BCC
-
Stuur e-mails naar klanten
-
E-mails worden automatisch gelogd
-
E-mails worden gecorreleerd aan contacten
-
Activiteiten worden automatisch aangemaakt
-
Volledige e-mailgeschiedenis wordt behouden
Voordelen:
-
Automatische logging
-
Volledige geschiedenis
-
Entiteitcorrelatie
-
Activiteit tracking
-
Tijdswinst
Gebruikscase 2: Tracking van Ondersteuningse-mail
Scenario: Het bijhouden van ondersteuningse-mailcommunicatie
Stappen:
-
Configureer e-maildoorsturen
-
Ondersteunings-e-mails worden doorgestuurd
-
E-mails worden gecorreleerd aan tickets
-
Ticketactiviteiten worden aangemaakt
-
Volledige ondersteuningsgeschiedenis
-
E-mailthreads worden behouden
Voordelen:
-
Ondersteuningsgeschiedenis
-
Ticketcorrelatie
-
Activiteit tracking
-
Volledige documentatie
-
Ondersteunings efficiƫntie
Conclusie
De Mailbox-module biedt uitgebreid e-mailbeheer, waardoor al uw e-mailcommunicatie wordt vastgelegd en gekoppeld aan de juiste contacten in uw CRM. Door uw e-mailprovider te verbinden of e-maildoorsturen in te stellen en gebruik te maken van automatische correlatie, kunt u een complete communicatiegeschiedenis behouden zonder handmatige inspanning.
Belangrijkste punten:
-
Automatisch Beheer: E-mails worden automatisch beheerd via Gmail, Outlook of doorsturen
-
Entiteitcorrelatie: Automatische matching aan contacten
-
Activiteit Tracking: Volledige activiteitsgeschiedenis
-
E-mail Threading: Groepeer gerelateerde e-mails
-
Multi-Provider Ondersteuning: Gmail, Outlook en doorstuur opties
-
Tijdswinst: Geen handmatige logging vereist
Volgende Stappen:
-
Schakel de Mailbox-module in
-
Verbind Gmail/Outlook of verkrijg doorstuuradres
-
Stel e-mailintegratie in
-
Test e-mail synchronisatie of doorsturen
-
Beoordeel e-mails in de Mailbox
-
Verifieer entiteitcorrelatie
-
Geniet van automatisch e-mailbeheer
Veelgestelde Vragen
Wat is de Mailbox-module?
De Mailbox-module is een uitgebreid e-mailbeheersysteem dat integreert met Gmail, Outlook of e-maildoorsturen om automatisch alle e-mailcommunicatie vast te leggen, op te slaan en te organiseren. E-mails worden geparsed, opgeslagen en automatisch gecorreleerd met contacten in uw CRM.
Hoe stel ik e-mailintegratie in?
Verbind uw Gmail- of Outlook-account in de configuratie van de Mailbox-module voor automatische synchronisatie, of verkrijg uw unieke doorstuuradres en voeg het toe aan BCC bij het verzenden van e-mails, of configureer e-maildoorsturen om e-mails naar uw adres door te sturen.
Hoe werkt entiteitcorrelatie?
De integratie koppelt e-mails aan contacten met behulp van exacte e-mailmatch, domeinmatch, naam match, of ticketreferentie wanneer beschikbaar; u kunt ook handmatig toewijzen.
Kan ik e-mails handmatig toewijzen?
Ja! Als automatische correlatie geen match vindt of een onjuiste match vindt, kunt u e-mails handmatig toewijzen aan individuen, organisaties, tickets of kansen.
Welke e-mailgegevens worden opgeslagen?
De integratie slaat e-mailheaders, van/naar/cc/bcc, onderwerp, inhoud (tekst en HTML), bijlagen, timestamps en threadinformatie op.
Hoe bekijk ik e-mails?
Navigeer naar de Mailbox-module om alle e-mails te bekijken. U kunt ook e-mails bekijken vanuit de detailpagina's van individuen of organisaties wanneer e-mails zijn gecorreleerd.
Kan ik zoeken naar specifieke e-mails?
Ja! De Mailbox-module biedt volledige tekst zoekmogelijkheden, waarmee u kunt zoeken op onderwerp, inhoud, afzender, ontvanger of enige e-mailinhoud.
Hoe werkt e-mail threading?
E-mails worden automatisch gegroepeerd per thread met behulp van Message-ID en In-Reply-To headers, waardoor de context van het gesprek behouden blijft en het eenvoudig is om e-mailthreads te volgen.
Wat gebeurt er als correlatie mislukt?
Als automatische correlatie geen match vindt, worden e-mails opgeslagen met de status "in afwachting". U kunt deze e-mails handmatig toewijzen aan de juiste entiteiten.
Kan ik meerdere doorstuuradressen gebruiken?
Ja! Elke gebruiker kan zijn eigen doorstuuradres hebben, waardoor meerdere teamleden e-mails onafhankelijk kunnen loggen.
Hoe configureer ik Gmail doorsturen?
Ga naar Gmail Instellingen > Doorsturen en POP/IMAP, voeg uw doorstuuradres toe, verifieer het en schakel doorsturen in. Houd er rekening mee dat Gmail doorstuurt naar e-mailadressen, dus u heeft mogelijk een tussenliggende service nodig voor webhook doorsturen.
Hoe configureer ik Outlook doorsturen?
Ga naar Outlook Instellingen > E-mail > Doorsturen, schakel doorsturen in en voer uw doorstuuradres in. Net als bij Gmail, stuurt Outlook door naar e-mailadressen, dus u heeft mogelijk een tussenliggende service nodig.
Is er een kost voor e-mailbeheer?
De Mailbox-module ondersteunt Gmail en Outlook integraties (gratis) evenals e-maildoorsturen. Controleer bij uw e-mailserviceprovider voor eventuele doorstuurkosten als u de doorstuurmethode gebruikt. Gmail en Outlook integraties zijn gratis te gebruiken.