Postkassemodul: Fullstendig guide til e-posthåndtering

Postkassemodulen kobles til Gmail eller Outlook via OAuth for automatisk å fange, lagre og organisere e-postkommunikasjon i CRM-systemet ditt. Du kan også bruke e-postviderekobling. E-poster matches med enkeltpersoner og organisasjoner og vises i aktivitetsloggen. Denne guiden dekker tilkobling av Gmail eller Outlook (anbefalt) og valgfri viderekobling.

Introduksjon

Hva er Postkassemodulen?

Postkassemodulen kobles til Gmail eller Outlook via OAuth slik at e-postene dine automatisk synkroniseres og knyttes til kontakter i CRM-systemet ditt. Du kan også bruke en unik viderekoblingsadresse og BCC for å fange e-poster. E-poster blir analysert, lagret og matchet med enkeltpersoner eller organisasjoner, og vises som aktivitetsloggoppføringer.

Den anbefalte oppsettet er å koble Gmail- eller Outlook-kontoen din i postkassemodulen; synkronisering og matching håndteres deretter automatisk. Alternativt kan du bruke den angitte viderekoblingsadressen (f.eks. BCC på utgående e-poster) for å fange meldinger. Begge metodene eliminerer manuell e-postlogging.

Hvorfor det er avgjørende for kommunikasjonssporing

Automatisk e-posthåndtering er avgjørende for å opprettholde en fullstendig kommunikasjonshistorikk. Uten et automatisert system for å spore e-postkommunikasjon, sliter team ofte med ufullstendige aktivitetslogger, vanskeligheter med å finne tidligere e-postsamtaler og tidkrevende manuelle loggingprosesser. Postkassemodulen tar tak i disse utfordringene ved å tilby en automatisert løsning som fanger og organiserer all e-postkommunikasjon automatisk.

Modulen gjør det mulig for team å håndtere e-poster automatisk ved å koble til e-postleverandørene sine eller viderekoble e-poster, og eliminerer behovet for manuell datainntasting. Ved automatisk å korrelere e-poster med kontakter i CRM-systemet, sikrer modulen at all kommunikasjon er riktig knyttet og tilgjengelig, og gir full synlighet i kundens interaksjoner.

Nøkkelfunksjoner:

• Koble Gmail eller Outlook via OAuth for automatisk synkronisering (anbefalt)
• Valgfritt: bruk en unik viderekoblingsadresse og BCC for å fange e-poster
• Automatisk matche e-poster med kontakter i CRM-systemet
• Aktivitetsloggoppføringer for alle fangede e-poster
• Sanntidssynkronisering når du bruker Gmail eller Outlook

Oversikt over nøkkelfordeler

Postkassemodulen gir betydelig verdi gjennom sine automatiserte kommunikasjons sporingsmuligheter. Automatisk e-postfangst sikrer at alle e-poster blir fanget og lagret, og eliminerer risikoen for tapte kommunikasjoner eller ufullstendige aktivitetslogger. Enhetskorrelasjonen matcher automatisk e-poster med de riktige kontaktene, og sikrer at all kommunikasjon er riktig knyttet og tilgjengelig.

Modulens aktivitets sporingsmuligheter gir full synlighet i all e-postkommunikasjon, noe som gjør det enkelt å gjennomgå tidligere samtaler og forstå kundens interaksjonshistorikk. Ved å eliminere manuell logging sparer modulen tid og sikrer at all kommunikasjon blir riktig sporet.

Primære fordeler:

• Automatisk e-posthåndtering uten manuell innsats

• Automatisk matching av e-poster med kontakter

• Fullstendig aktivitetslogg for all kommunikasjon

• E-posttråding: Grupper relaterte e-poster etter tråd

• Søk og filtrering: Fulltekst søkefunksjonalitet

• Flere leverandørstøtte: Gmail, Outlook og viderekobling

Hvem bør bruke denne modulen?

Postkassemodulen er avgjørende for:

• Salgsteam: Sporing av kundens e-postkommunikasjon

• Supportteam: Opprettholde support e-posthistorikk

• Kontoansvarlige: Sporing av konto kommunikasjon

• Alle team: Alle som trenger å spore e-postkommunikasjon

• Bedriftseiere: Opprettholde fullstendig kommunikasjonshistorikk

Kjernefunksjoner

Koble Gmail eller Outlook (anbefalt)

Den primære måten å bruke postkassemodulen på er å koble Gmail- eller Outlook-kontoen din via OAuth. Etter tilkobling synkroniseres e-poster automatisk og matches med enkeltpersoner eller organisasjoner i CRM-systemet ditt. Ingen viderekoblingskonfigurasjon er nødvendig.

Alternativ: E-postviderekobling

Hvis du foretrekker å ikke koble en konto, kan du bruke en unik viderekoblingsadresse: legg den til i BCC når du sender e-poster, eller sett opp viderekobling fra leverandøren din. E-poster sendt til den adressen blir fanget og behandlet av modulen.

Automatisk enhetskorrelasjon

Hvordan matching fungerer:

E-poster matches med kontakter ved hjelp av nøyaktig e-postadresse, domene, navnematching eller billettreferanser når tilgjengelig. Du kan også tildele e-poster til kontakter manuelt. Systemet knytter hver e-post til den relevante enkeltpersonen eller organisasjonen og registrerer den i aktivitetsloggen.

E-postparsing

Parsingfunksjoner:

• Ekstrahere e-postoverskrifter

• Analysere e-postinnhold (tekst og HTML)

• Ekstrahere vedlegg

• Analysere mottakerinformasjon

• Identifisere tråder

Parsed Data:

• Fra, Til, CC, BCC

• Emne og innhold

• Vedlegg

• Tidsstempler

• Tråd informasjon

Aktivitetslogging

Aktivitetsopprettelse:

• Automatiske aktivitetsloggoppføringer

• Knyttet til e-postlogger

• Enhetskorrelasjon

• Fullstendig kommunikasjonshistorikk

• Aktivitets sporing

Aktivitetsfunksjoner:

• E-postknyttede aktiviteter

• Enhetsassosiasjon

• Fullstendig historikk

• Søk og filtrering

• Aktivitetsadministrasjon

Komme i gang

Sette opp Postkassemodul

Trinn 1: Aktiver Postkassemodul

• Sørg for at postkassemodulen er aktivert

• Modulen må aktiveres for din bedrift

Trinn 2: Koble til e-postleverandør

• Naviger til konfigurasjonen av postkassemodulen

• Koble Gmail- eller Outlook-kontoen (anbefalt)

• Eller få din unike viderekoblingsadresse for e-postviderekobling

• Konfigurer synkroniseringsinnstillinger

Trinn 3: Konfigurer e-postintegrasjon

• For Gmail/Outlook: OAuth-tilkoblingen håndterer oppsettet automatisk

• For viderekobling: Sett opp e-postviderekobling til adressen din

• Bruk BCC-metoden (hvis du bruker viderekobling)

• Eller konfigurer automatisk viderekobling

Trinn 4: Test e-postintegrasjon

• Send en test-e-post eller vent på synkronisering

• Sjekk e-poster i postkassemodulen

• Bekreft enhetskorrelasjon

• Bekreft aktivitetsopprettelse

Forstå Postkassemodulen

Integrasjonsfunksjoner:

• Unik viderekoblingsadresse

• Automatisk e-postparsing

• Enhetskorrelasjon

• Aktivitetslogging

• E-posttråding

Integrasjonsfordeler:

• Automatisk logging

• Fullstendig historikk

• Enhetskobling

• Aktivitets sporing

• Tidsbesparelser

Kjernefunksjonalitet

E-postviderekoblingsprosess

Viderekoblingsarbeidsflyt:

1. Send e-post med viderekoblingsadresse i BCC

2. E-post mottatt på viderekoblingsadresse

3. E-post viderekobles til webhook-endepunkt

4. E-post analyseres og lagres

5. Enhetskorrelasjon utføres

6. Aktivitetslogg opprettes

Viderekoblingsmetoder:

• BCC: Legg viderekoblingsadresse til BCC

• Gmail: Konfigurer Gmail-viderekobling

• Outlook: Konfigurer Outlook-viderekobling

• Tilpasset: Bruk e-posttjenesteleverandør

Enhetskorrelasjonsprosess

Korrelasjonsarbeidsflyt:

1. Ekstrahere mottaker-e-poster

2. Prøv nøyaktig e-postmatch

3. Prøv domene match

4. Prøv navne uskarp match

5. Prøv billettnummer match

6. Sett korrelasjonsstatus

Korrelasjonsmetoder:

• Nøyaktig e-postmatch, domene match, navnematch eller billettreferanse når tilgjengelig; manuell tildeling støttes også

• Manuell: Brukertildeling

E-postparsing

Parsingprosess:

1. Mottar e-post på webhook

2. Analyserer e-postoverskrifter

3. Ekstrahere e-postinnhold

4. Analysere vedlegg

5. Identifisere tråd

6. Lagre e-postdata

Parsed informasjon:

• E-postoverskrifter

• Fra, Til, CC, BCC

• Emne og innhold

• Vedlegg

• Tråd informasjon

Aktivitetslogging

Aktivitetsopprettelse:

1. E-post korrelert til enhet

2. Aktivitetsloggoppføring opprettet

3. Knyttet til e-postlogg

4. Assosiert med enhet

5. Tilgjengelig i aktivitetsloggen

Aktivitetsfunksjoner:

• E-postknyttede aktiviteter

• Enhetsassosiasjon

• Fullstendig historikk

• Søkefunksjonalitet

• Aktivitetsadministrasjon

Beste praksis

Viderekoblings beste praksis

Bruk BCC-metoden:

• Legg viderekoblingsadresse til BCC

• E-poster logges automatisk

• Ingen forstyrrelse for mottakere

• Enkel oppsett

• Pålitelige logger

Viderekoblingstips:

• Inkluder alltid viderekoblingsadresse i BCC

• Bruk konsekvent viderekoblingsmetode

• Test viderekoblingsoppsett

• Overvåk e-postlogger

• Bekreft korrelasjon

Korrelasjons beste praksis

Opprettholde nøyaktige kontaktdata:

• Hold e-postadresser oppdaterte

• Bruk konsekvente e-postformater

• Oppdater kontaktinformasjon

• Bekreft e-postadresser

• Opprettholde datakvalitet

Gjennomgå korrelasjoner:

• Gjennomgå korrelasjonsresultater

• Bekreft enhetsmatch

• Manuelt tildele om nødvendig

• Overvåk korrelasjonsnøyaktighet

• Forbedre korrelasjonsinnstillinger

E-posthåndtering beste praksis

Organiser e-postlogger:

• Gjennomgå e-postlogger regelmessig

• Tildele ikke-tilordnede e-poster

• Arkivere gamle e-poster

• Opprettholde e-posthistorikk

• Bruk søk og filtrering

E-posttråding:

• E-poster blir automatisk trådet

• Gjennomgå trådgrupper

• Opprettholde tråd kontekst

• Spore samtalehistorikk

• Bruk tråding for kontekst

Integrasjon med andre moduler

Integrasjon med Individmodulen

Postkassemodulen fungerer med Individmodulen:

• E-postkorrelasjon: E-poster knyttes automatisk til enkeltpersoner

• Aktivitetslogg: Fullstendig e-posthistorikk for kontakter

• Kommunikasjonssporing: Spor all e-postkommunikasjon

• Kontaktadministrasjon: Opprettholde fullstendig kontakt historikk

Integrasjon med Organisasjonsmodulen

Koble e-poster til selskaper:

• Organisasjonskorrelasjon: E-poster knyttes til organisasjoner

• B2B-kommunikasjon: Spor selskapets e-postkommunikasjon

• Konto historikk: Fullstendig e-posthistorikk for kontoer

• Relasjonsadministrasjon: Opprettholde konto kommunikasjons historikk

Integrasjon med Billetmodulen

Koble e-poster til supportbilletter:

• Billetkorrelasjon: E-poster knyttes til billetter

• Supporthistorikk: Fullstendig e-postsupporthistorikk

• Billetttråding: E-posttråder knyttes til billetter

• Supportadministrasjon: Opprettholde billettkommunikasjons historikk

Integrasjon med Mulighetsmodulen

Koble e-poster til salgs muligheter:

• Mulighetskorrelasjon: E-poster knyttes til muligheter

• Salgs kommunikasjon: Spor salgs e-postkommunikasjon

• Avtalehistorikk: Fullstendig e-posthistorikk for avtaler

• Salgsadministrasjon: Opprettholde mulighetskommunikasjons historikk

Integrasjon med Alle Moduler

Postkassemodulen integreres med alle CRM-moduler som bruker e-postkommunikasjon, og gir omfattende e-postaktivitetssporing på tvers av hele systemet.

Brukstilfeller

Brukstilfelle 1: Automatisk e-posthåndtering

Scenario: Automatisk logging av kundens e-poster

Trinn:

1. Sett opp e-postviderekobling

2. Legg viderekoblingsadresse til BCC

3. Send e-poster til kunder

4. E-poster logges automatisk

5. E-poster korreleres med kontakter

6. Aktiviteter opprettes automatisk

7. Fullstendig e-posthistorikk opprettholdes

Fordeler:

• Automatisk logging

• Fullstendig historikk

• Enhetskorrelasjon

• Aktivitets sporing

• Tidsbesparelser

Brukstilfelle 2: Sporings av support-e-post

Scenario: Sporing av support e-postkommunikasjon

Trinn:

1. Konfigurer e-postviderekobling

2. Support e-poster viderekobles

3. E-poster korreleres med billetter

4. Billetaktiviteter opprettes

5. Fullstendig supporthistorikk

6. E-posttråder opprettholdes

Fordeler:

• Supporthistorikk

• Billettkorrelasjon

• Aktivitets sporing

• Fullstendig dokumentasjon

• Supporteffektivitet

Konklusjon

Postkassemodulen gir omfattende e-posthåndtering, og sikrer at all e-postkommunikasjon blir fanget og knyttet til de riktige kontaktene i CRM-systemet ditt. Ved å koble til e-postleverandøren din eller sette opp e-postviderekobling og utnytte automatisk korrelasjon, kan du opprettholde fullstendig kommunikasjonshistorikk uten manuell innsats.

Nøkkelpunkter:

• Automatisk håndtering: E-poster håndteres automatisk via Gmail, Outlook eller viderekobling

• Enhetskorrelasjon: Automatisk matching til kontakter

• Aktivitets sporing: Fullstendig aktivitetslogg

• E-posttråding: Grupper relaterte e-poster

• Flere leverandørstøtte: Gmail, Outlook og viderekoblingsalternativer

• Tidsbesparelser: Ingen manuell logging nødvendig

Neste trinn:

1. Aktiver postkassemodulen

2. Koble Gmail/Outlook eller få viderekoblingsadresse

3. Sett opp e-postintegrasjon

4. Test e-postsynkronisering eller viderekobling

5. Gjennomgå e-poster i postkassen

6. Bekreft enhetskorrelasjon

7. Nyt automatisk e-posthåndtering

Ofte stilte spørsmål

Hva er postkassemodulen?

Postkassemodulen er et omfattende system for e-posthåndtering som integreres med Gmail, Outlook eller e-postviderekobling for automatisk å fange, lagre og organisere all e-postkommunikasjon. E-poster blir analysert, lagret og automatisk korrelert med kontakter i CRM-systemet ditt.

Hvordan setter jeg opp e-postintegrasjon?

Koble Gmail- eller Outlook-kontoen din i konfigurasjonen av postkassemodulen for automatisk synkronisering, eller få din unike viderekoblingsadresse og legg den til BCC når du sender e-poster, eller konfigurer e-postviderekobling for å viderekoble e-poster til adressen din.

Hvordan fungerer enhetskorrelasjonen?

Integrasjonen matcher e-poster med kontakter ved hjelp av nøyaktig e-postmatch, domene match, navnematch eller billettreferanse når tilgjengelig; du kan også tildele manuelt.

Kan jeg manuelt tildele e-poster?

Ja! Hvis automatisk korrelasjon ikke finner en match eller finner en feil match, kan du manuelt tildele e-poster til enkeltpersoner, organisasjoner, billetter eller muligheter.

Hvilke e-postdata lagres?

Integrasjonen lagrer e-postoverskrifter, fra/til/cc/bcc, emne, innhold (tekst og HTML), vedlegg, tidsstempler og tråd informasjon.

Hvordan ser jeg e-poster?

Naviger til postkassemodulen for å se alle e-poster. Du kan også se e-poster fra individuelle eller organisasjonsdetaljsider når e-poster er korrelert.

Kan jeg søke etter spesifikke e-poster?

Ja! Postkassemodulen gir fulltekst søkefunksjonalitet, slik at du kan søke etter emne, innhold, avsender, mottaker eller noe e-postinnhold.

Hvordan fungerer e-posttråding?

E-poster blir automatisk gruppert etter tråd ved hjelp av Message-ID og In-Reply-To overskrifter, og opprettholder samtalekonteksten og gjør det enkelt å følge e-posttråder.

Hva skjer hvis korrelasjonen mislykkes?

Hvis automatisk korrelasjon ikke finner en match, lagres e-poster med "ventende" status. Du kan manuelt tildele disse e-postene til de riktige enhetene.

Kan jeg bruke flere viderekoblingsadresser?

Ja! Hver bruker kan ha sin egen viderekoblingsadresse, noe som gjør det mulig for flere teammedlemmer å logge e-poster uavhengig.

Hvordan konfigurerer jeg Gmail-viderekobling?

Gå til Gmail-innstillinger > Viderekobling og POP/IMAP, legg til viderekoblingsadressen din, bekreft den, og aktiver viderekobling. Merk at Gmail viderekobler til e-postadresser, så du kan trenge en mellomliggende tjeneste for webhook-viderekobling.

Hvordan konfigurerer jeg Outlook-viderekobling?

Gå til Outlook-innstillinger > E-post > Viderekobling, aktiver viderekobling, og skriv inn viderekoblingsadressen din. På samme måte som Gmail, viderekobler Outlook til e-postadresser, så du kan trenge en mellomliggende tjeneste.

Er det en kostnad for e-posthåndtering?

Postkassemodulen støtter Gmail- og Outlook-integrasjoner (gratis) samt e-postviderekobling. Sjekk med e-posttjenesteleverandøren din for eventuelle viderekoblingskostnader hvis du bruker viderekoblingsmetoden. Gmail- og Outlook-integrasjoner er gratis å bruke.