Lagringsmodulen er ditt sikre skybaserte lagringssystem for å håndtere filer, dokumenter og vedlegg i hele CRM-en din. Enten du laster opp kundedokumenter, lagrer billettvedlegg, håndterer mulighetsfiler eller organiserer forretningsdokumenter, gir lagringsmodulen sikker og organisert filhåndtering med entitetskobling, kvotestyring, omfattende sikkerhet og sømløs integrasjon med alle CRM-moduler.
Introduksjon
Hva er lagringsmodulen?
Lagringsmodulen gir sikre skybaserte lagringsmuligheter for CRM-en, slik at brukere kan legge ved filer til enhver entitet (billetter, muligheter, individer, organisasjoner, oppgaver, notater, etc.). Den gir et sentralisert filhåndteringssystem med sikkerhet, organisering og integrasjon.
Systemet er designet for å fungere som den eneste sannhetskilden for all filhåndtering i CRM-en, og sikrer at dokumenter, vedlegg og filer er riktig organisert, sikret og tilgjengelig. Enten du legger ved dokumenter til kunderegistre, lagrer forslag for muligheter eller organiserer prosjektfiler, gir lagringsmodulen infrastrukturen som trengs for omfattende filhåndtering.
Hvorfor det er essensielt for dokumenthåndtering
Effektiv filhåndtering er avgjørende for å opprettholde organisert dokumentasjon. Uten et sentralisert lagringssystem sliter team ofte med filer spredt over forskjellige steder, vanskeligheter med å finne viktige dokumenter og sikkerhetsbekymringer om filtilgang. Lagringsmodulen adresserer disse utfordringene ved å gi en sikker, organisert plattform der alle filer lagres, kobles til relevante entiteter og beskyttes av omfattende sikkerhetstiltak.
Modulen gjør det mulig for team å sentralisere all filhåndtering i ett sikkert system, noe som gjør det enkelt å finne og få tilgang til dokumenter når det er nødvendig. Ved å koble filer til CRM-entiteter sikrer modulen at dokumenter alltid er assosiert med riktig kontekst, noe som gjør det enkelt å forstå hva hver fil relaterer seg til og hvem som skal ha tilgang til den.
Nøkkelfunksjoner:
- Sentraliser alle filer i ett sikkert lagringssystem
- Koble filer til enhver CRM-entitet for riktig organisering
- Sikre sikker tilgang gjennom radnivåsikkerhet og signerte URL-er
- Administrer lagringskvoter basert på abonnementsplaner
- Spor all filaktivitet med fullstendig revisjonslogging
- Oppdag filer fra relaterte entiteter for omfattende tilgang
Oversikt over hovedfordeler
Lagringsmodulen gir betydelig verdi gjennom sine omfattende filhåndterings- og sikkerhetsfunksjoner. Sikker lagring sikrer at filer beskyttes av radnivåsikkerhetspolicyer, og sikrer at kun autoriserte brukere kan få tilgang til sensitive dokumenter. Signerte URL-er gir midlertidig, sikker tilgang til filer, og opprettholder sikkerhet samtidig som enkel deling muliggjøres.
Modulens entitetsintegrasjon gjør det mulig å koble filer til enhver CRM-entitet, og sikrer at dokumenter alltid er assosiert med riktig kontekst. Dette gjør det enkelt å finne filer relatert til spesifikke kunder, muligheter eller billetter, noe som forbedrer organisering og tilgjengelighet.
Primære fordeler:
- Sikker lagring med radnivåsikkerhet og signerte URL-er
- Entitetsintegrasjon for å koble filer til enhver CRM-entitet
- Kvotestyring basert på abonnementsplaner
- Fullstendig revisjonsspor for all filaktivitet
- Enkel opplasting og nedlasting for enkel tilgang
- Organisering etter entitet for bedre filhåndtering
Hvem bør bruke denne modulen?
Lagringsmodulen er essensiell for ethvert team som trenger å lagre og håndtere filer. Alle team drar nytte av de sentraliserte lagrings- og organiseringsmulighetene, som hjelper til med å sikre at viktige dokumenter er riktig lagret og lett tilgjengelige. Supportteam bruker modulen til å håndtere billettvedlegg og dokumenter, og sikrer at alle kunde-relaterte filer er riktig organisert og tilgjengelige.
Salgsteam lagrer mulighetsdokumenter og forslag, og opprettholder en fullstendig oversikt over alt salgsrelatert materiale. Kontoadministratorer håndterer kundedokumenter, og sikrer at alle viktige kundefiler er riktig lagret og tilgjengelige. Prosjektledere organiserer prosjektfiler, ved å bruke modulen til å opprettholde prosjekt-dokumentasjon og dele filer med teammedlemmer.
Kjernefunksjoner
Filhåndtering
Lagringsmodulen gir omfattende filhåndtering:
- Opplasting: Last opp filer til enhver entitet
- Nedlasting: Last ned filer via sikre signerte URL-er
- Sletting: Myk sletting av filer (bevarer data for samsvar)
- Liste: Vis alle vedlegg for en entitet
- Relaterte filer: Oppdag filer fra koblede entiteter
- Søk: Finn filer på tvers av entiteter
Sikkerhetsfunksjoner
Radnivåsikkerhet (RLS):
- Filer beskyttet av RLS-policyer
- Forretningsomfanget tilgang
- Entitetsbaserte tillatelser
- Sikker filtilgang
Signerte URL-er:
- Sikker midlertidig nedlastingslenker
- URL-er utløper etter 1 time
- Ingen direkte filtilgang
- Forbedret sikkerhet
Modultilgang:
- Lagringsmodul kreves for tilgang
- Planbaserte rettigheter
- Tilgangskontroll
- Tillatelsesstyring
Entitetskobling
Filer kan kobles til:
- Billetter: Billettvedlegg for support
- Muligheter: Salgsmulighetsdokumenter
- Individer: Kundedokumenter
- Organisasjoner: Selskapsfiler
- Oppgaver: Oppgaveledede filer
- Notater: Notatvedlegg
- Alle entiteter: Universell filvedlegg
Kvotestyring
Planbaserte grenser:
- Gratis: Begrenset lagring (1GB)
- Pro: Standard lagring (15GB)
- Enterprise: Ubegrenset lagring (100GB+)
Brukssporing:
- Automatisk brukskalkulasjon
- Kvotavalidering før opplasting
- Bruksovervåking
- Anbefalinger for planoppgradering
Komme i gang
Tilgang til lagring
Lagring er tilgjengelig fra entitetsdetaljsider:
- Billetter: Vedlegg-fanen
- Muligheter: Filer-fanen
- Individer: Dokumenter-fanen
- Organisasjoner: Filer-fanen
- Oppgaver: Filer-fanen
- Notater: Vedlegg-fanen
Laste opp din første fil
Trinn 1: Naviger til entitetsdetalj
- Åpne billett, mulighet, individ eller organisasjon
- Naviger til vedlegg/filer-fanen
- Se eksisterende filer eller last opp nye
Trinn 2: Klikk "Last opp fil"
- Klikk på opplastingsknappen
- Filvelgeren åpnes
- Velg fil fra enheten din
Trinn 3: Velg fil
- Velg filen du vil laste opp
- Filstørrelsesbegrensninger gjelder (sjekk planen din)
- Støttede filtyper varierer etter entitet
- Vanlige typer: PDF, Word, Excel, Bilder
Trinn 4: Legg til beskrivelse (valgfritt)
- Legg til filbeskrivelse
- Hjelper med organisering
- Forbedrer søkbarhet
- Gir kontekst
Trinn 5: Last opp
- Klikk "Last opp" for å starte opplastingen
- Filen lastes opp til sikker lagring
- Filen vises i vedleggslisten
- Tilgjengelig for nedlasting
Forstå filhåndtering
Filliste:
- Alle filer for entiteten
- Filnavn og størrelser
- Opplastingsdatoer
- Nedlastingsknapper
- Slettealternativer
Fildetaljer:
- Filinformasjon
- Opplastingsmetadata
- Entitetskoblinger
- Nedlastingstilgang
- Filhåndteringsalternativer
Kjernefunksjonalitet
Filopplastingsprosess
Opplastingsarbeidsflyt:
- Velg fil: Velg fil fra enheten
- Validering: Systemet validerer filen (størrelse, type)
- Kvotakontroll: Bekrefter tilgjengelig lagringskvote
- Opplasting: Fil lastes opp til sikker lagring
- Entitetskobling: Fil kobles til entitet
- Metadata: Filmetadata lagres
- Tilgjengelighet: Fil tilgjengelig for nedlasting
Filvalidering:
- Filstørrelsesbegrensninger (planbasert)
- Filtyperestriksjoner
- Sikkerhetsskanning
- Kvotakontroll
- Feilhåndtering
Filnedlastingsprosess
Sikre nedlastinger:
- Be om nedlasting: Klikk nedlastingsknappen
- Generering av signert URL: Systemet genererer signert URL
- Midlertidig tilgang: URL gyldig i 1 time
- Filnedlasting: Fil lastes ned sikkert
- URL-utløp: URL utløper automatisk
Nedlastingssikkerhet:
- Signerte URL-er for sikkerhet
- Tidsbegrenset tilgang
- Ingen direkte filtilgang
- Sikker overføring
- Tilgangslogging
Filorganisering
Entitetsbasert organisering:
- Filer organisert etter entitet
- Enkel filoppdagelse
- Kontekstbevisst tilgang
- Relatert filoppdagelse
- Fullstendig entitetsdokumentasjon
Filhåndtering:
- Vis alle filer for entitet
- Søk og filtrer filer
- Slett filer når nødvendig
- Oppretthold filhistorikk
- Organiser etter type
Kvotestyring
Lagringskvoter:
- Planbaserte grenser
- Automatisk sporing
- Bruksovervåking
- Kvotavalidering
- Oppgraderingsalternativer
Brukssporing:
- Sanntidsbrukskalkulasjon
- Kvotavalidering før opplasting
- Bruksvarsler
- Plananbefalinger
- Lagringsoptimalisering
Beste praksis
Beste praksis for filopplasting
Bruk beskrivende navn:
- Navngi filer tydelig
- Inkluder relevant informasjon
- Gjør filer søkbare
- Bruk konsistente navnekonvensjoner
- Inkluder datoer hvis relevant
Legg til beskrivelser:
- Beskriv filinnhold
- Inkluder relevant kontekst
- Hjelp med organisering
- Forbedre søkbarhet
- Gi filformål
Optimaliser filstørrelser:
- Komprimer store filer når mulig
- Bruk passende filformater
- Reduser filstørrelser for raskere opplastinger
- Oppretthold kvalitet
- Vurder lagringsgrenser
Beste praksis for organisering
Koble til riktige entiteter:
- Koble alltid filer til relevante entiteter
- Gir kontekst
- Muliggjør oppdagelse
- Opprettholder organisering
- Forbedrer tilgjengelighet
Bruk passende filtyper:
- Bruk støttede filtyper
- Vurder filstørrelse
- Optimaliser når mulig
- Oppretthold kvalitet
- Følg beste praksis
Organiser etter entitet:
- Hold filer med relevante entiteter
- Oppretthold entitetsdokumentasjon
- Muliggjør enkel oppdagelse
- Forbedre organisering
- Fullstendig entitetshistorikk
Beste praksis for sikkerhet
Respekter tilgangskontroller:
- Forstå filsynlighet
- Bruk private filer riktig
- Del filer sikkert
- Oppretthold dataprivacy
- Følg sikkerhetspolicyer
Administrer lagringskvote:
- Overvåk lagringsbruk
- Slett unødvendige filer
- Arkiver gamle filer
- Optimaliser lagringsbruk
- Oppgrader plan hvis nødvendig
Beste praksis for filhåndtering
Regelmessig opprydding:
- Gå gjennom filer regelmessig
- Slett utdaterte filer
- Arkiver gamle filer
- Oppretthold organisering
- Optimaliser lagring
Filnavngivning:
- Bruk konsistent navngivning
- Inkluder relevant informasjon
- Gjør filer søkbare
- Følg navnekonvensjoner
- Forbedre oppdagbarhet
Integrasjon med andre moduler
Integrasjon med billettmodulen
Lagringsmodulen integreres med Billettmodulen:
- Billettvedlegg: Legg ved filer til supportbilletter
- Dokumentasjon: Lagre billettrelaterte dokumenter
- Skjermbilder: Last opp skjermbilder og bilder
- Fullstendig dokumentasjon: Oppretthold billettfilhistorikk
Integrasjon med mulighetsmodulen
Koble lagring til salgs muligheter:
- Salgsdokumenter: Lagre forslag, kontrakter, presentasjoner
- Mulighetsfiler: Legg ved filer til muligheter
- Dokumenthåndtering: Organiser salgsdokumenter
- Fullstendig salgshistorikk: Oppretthold mulighetsfilbibliotek
Integrasjon med individmodulen
Koble filer til kundekontakter:
- Kundedokumenter: Lagre kundrelaterte filer
- Kontaktfiler: Legg ved filer til individer
- Dokumenthistorikk: Oppretthold kundedokumenthistorikk
- Fullstendig kundesyn: Alle kundefiler på ett sted
Integrasjon med organisasjonsmodulen
Koble filer til selskaper:
- Selskapsfiler: Lagre organisasjonsrelaterte dokumenter
- B2B-dokumentasjon: Administrer selskapsdokumenter
- Filorganisering: Organiser etter selskap
- Fullstendig selskaps historikk: Alle selskapsfiler tilgjengelige
Integrasjon med oppgavemodulen
Koble filer til oppgaver:
- Oppgavevedlegg: Legg ved filer til oppgaver
- Oppgavedokumentasjon: Lagre oppgaverelaterte filer
- Filhåndtering: Organiser oppgavefiler
- Fullstendig oppgavehistorikk: Oppretthold oppgavefilhistorikk
Integrasjon med notatmodulen
Legg ved filer til notater:
- Notatvedlegg: Legg ved filer til notater
- Dokumentasjon: Lagre notatrelaterte dokumenter
- Filkobling: Koble filer til notater
- Fullstendig notathistorikk: Oppretthold notatfilhistorikk
Integrasjon med alle moduler
Lagringsmodulen integreres med alle CRM-moduler, og gir universelle filvedleggsmuligheter over hele systemet.
Brukstilfeller
Brukstilfelle 1: Billettvedlegg
Scenario: Legge ved filer til supportbilletter
Trinn:
- Åpne billettdetalj
- Naviger til vedlegg-fanen
- Last opp relevante filer (skjermbilder, dokumenter, logger)
- Legg til beskrivelser for kontekst
- Filer tilgjengelige for teamtilgang
- Kunde kan referere til filer
- Oppretthold fullstendig billettdokumentasjon
Fordeler:
- Fullstendig billettdokumentasjon
- Filorganisering
- Teamtilgang
- Kundereferanse
- Forbedret supportkvalitet
Brukstilfelle 2: Mulighetsdokumenter
Scenario: Lagring av salgsdokumenter
Trinn:
- Åpne mulighetsdetalj
- Naviger til filer-fanen
- Last opp forslag, kontrakter, presentasjoner
- Organiser etter dokumenttype
- Teammedlemmer kan få tilgang
- Oppretthold salgsdokumentbibliotek
- Fullstendig salgsdokumentasjon
Fordeler:
- Salgsdokumenthåndtering
- Teamarbeid
- Dokumentorganisering
- Salgsprosessstøtte
- Fullstendig salgshistorikk
Brukstilfelle 3: Kundedokumenthåndtering
Scenario: Håndtering av kundedokumenter
Trinn:
- Åpne individ- eller organisasjonsdetalj
- Naviger til dokumenter/filer-fanen
- Last opp kundrelaterte dokumenter
- Organiser etter dokumenttype
- Oppretthold kundedokumentbibliotek
- Enkel dokumenttilgang
- Fullstendig kundedokumentasjon
Fordeler:
- Kundedokumenthåndtering
- Enkel tilgang
- Dokumentorganisering
- Fullstendig kundesyn
- Relasjonsstyring
Brukstilfelle 4: Tverrentitets filoppdagelse
Scenario: Finne filer fra relaterte entiteter
Trinn:
- Vis entitetsdetaljside
- Systemet viser filer fra koblede entiteter
- Oppdag relaterte filer
- Få tilgang til filer fra relaterte entiteter
- Oppretthold fullstendig filkontekst
- Forbedre filoppdagelse
Fordeler:
- Forbedret filoppdagelse
- Tverrentitetstilgang
- Fullstendig filkontekst
- Forbedret organisering
- Bedre filhåndtering
Konklusjon
Lagringsmodulen er et kraftig verktøy for å håndtere filer, dokumenter og vedlegg i hele CRM-en din. Ved å følge beste praksis, opprettholde organiserte filer og utnytte modulens sikkerhets- og integrasjonsmuligheter, kan du opprettholde organisert filhåndtering og sikre sikker tilgang.
Viktige punkter:
- Sikker lagring: Radnivåsikkerhet og signerte URL-er
- Entitetsintegrasjon: Koble filer til enhver CRM-entitet
- Kvotestyring: Planbaserte lagringsgrenser
- Organisering: Filer organisert etter entitet
- Sikkerhet: Omfattende sikkerhetsfunksjoner
- Integrasjon: Sømløs tilkobling med alle moduler
Neste trinn:
- Last opp din første fil til en entitet
- Utforsk filorganiseringsfunksjoner
- Forstå sikkerhetsfunksjoner
- Administrer lagringskvote
- Integrer med andre moduler
- Tren teamet ditt på beste praksis for filhåndtering
Begynn med å laste opp noen filer og utforske de forskjellige funksjonene. Når du blir mer kjent med modulen, vil du oppdage hvordan den kan effektivisere filhåndteringen din og forbedre dokumentorganiseringen.
Ofte stilte spørsmål
Hva brukes lagringsmodulen til?
Lagringsmodulen brukes til å laste opp, lagre og håndtere filer, dokumenter og vedlegg i hele CRM-en din. Den gir sikker skylagring med entitetskobling og kvotestyring.
Hvordan laster jeg opp en fil?
Naviger til en entitets detaljside (billett, mulighet, individ, organisasjon), gå til vedlegg/filer-fanen, klikk "Last opp fil", velg filen din, legg til en beskrivelse om nødvendig, og klikk "Last opp".
Hvilke filtyper støttes?
Støttede filtyper varierer etter entitet og plan. Vanlige typer inkluderer dokumenter (PDF, Word, Excel), bilder (JPG, PNG) og arkiver. Sjekk filstørrelsesgrenser basert på planen din.
Hvor sikre er opplastede filer?
Filer lagres sikkert med:
- Radnivåsikkerhet (RLS)
- Signerte URL-er for nedlastinger (utløper etter 1 time)
- Forretningsomfanget tilgang
- Omfattende revisjonslogging
- Ingen direkte filtilgang
Kan jeg koble filer til flere entiteter?
Filer er vanligvis koblet til en enkelt entitet, men du kan oppdage relaterte filer fra koblede entiteter (f.eks. filer fra en organisasjon når du ser på en individ).
Hvordan administrerer jeg lagringskvoten?
Overvåk lagringsbruk i kontoinnstillingene dine. Slett unødvendige filer, arkiver gamle filer, og oppgrader planen din om nødvendig for å øke lagringsgrensene.
Kan jeg laste ned filer?
Ja! Klikk på nedlastingsknappen på en hvilken som helst fil. Systemet genererer en sikker signert URL som utløper etter 1 time for sikker filtilgang.
Hva skjer når jeg sletter en fil?
Filer blir mykt slettet, noe som betyr at de er merket som slettet, men beholdt for samsvarsformål. Slettede filer fjernes fra aktive lister, men kan gjenopprettes om nødvendig.
Hvordan integreres filer med andre moduler?
Filer kan legges ved til enhver entitet i CRM-en (billetter, muligheter, individer, organisasjoner, oppgaver, notater). Dette gir kontekst og muliggjør omfattende filhåndtering.
Kan jeg søke etter filer?
Ja! Du kan søke etter filer etter navn eller filtrere etter entitetstype. Systemet hjelper deg med å finne filer raskt i hele CRM-en din.