Mailbox-modulen: Komplett guide till e-posthantering

Mailbox-modulen ansluter till Gmail eller Outlook via OAuth för att automatiskt fånga, lagra och organisera e-postkommunikation i ditt CRM. Du kan också använda e-post vidarebefordran. E-postmeddelanden matchas med individer och organisationer och visas i aktivitetsloggen. Denna guide täcker hur man ansluter Gmail eller Outlook (rekommenderat) och valfri vidarebefordran.

Introduktion

Vad är Mailbox-modulen?

Mailbox-modulen ansluter till Gmail eller Outlook via OAuth så att dina e-postmeddelanden automatiskt synkroniseras och kopplas till kontakter i ditt CRM. Du kan också använda en unik vidarebefordringsadress och BCC för att fånga e-postmeddelanden. E-postmeddelanden analyseras, lagras och matchas med individer eller organisationer, och visas som poster i aktivitetsloggen.

Den rekommenderade installationen är att ansluta ditt Gmail- eller Outlook-konto i Mailbox-modulen; synkronisering och matchning hanteras då automatiskt. Alternativt kan du använda den tillhandahållna vidarebefordringsadressen (t.ex. BCC på utgående e-post) för att fånga meddelanden. Båda metoderna eliminerar manuell e-postregistrering.

Varför det är avgörande för kommunikationsövervakning

Automatisk e-posthantering är avgörande för att upprätthålla en komplett kommunikationshistorik. Utan ett automatiserat system för att spåra e-postkommunikation har team ofta svårt med ofullständiga aktivitetsregister, svårigheter att hitta tidigare e-postkonversationer och tidskrävande manuella registreringsprocesser. Mailbox-modulen adresserar dessa utmaningar genom att erbjuda en automatiserad lösning som fångar och organiserar all e-postkommunikation automatiskt.

Modulen gör det möjligt för team att hantera e-post automatiskt genom att ansluta sina e-postleverantörer eller vidarebefordra e-post, vilket eliminerar behovet av manuell datainmatning. Genom att automatiskt korrelera e-postmeddelanden med kontakter i CRM säkerställer modulen att all kommunikation är korrekt kopplad och tillgänglig, vilket ger fullständig insyn i kundinteraktioner.

Nyckelfunktioner:

• Anslut Gmail eller Outlook via OAuth för automatisk synkronisering (rekommenderat)
• Valfritt: använd en unik vidarebefordringsadress och BCC för att fånga e-post
• Matcha automatiskt e-postmeddelanden med kontakter i CRM
• Aktivitetsloggposter för alla fångade e-postmeddelanden
• Realtidsynkronisering vid användning av Gmail eller Outlook

Översikt över nyckelfördelar

Mailbox-modulen ger betydande värde genom sina automatiserade kommunikationsövervakningsfunktioner. Automatisk e-postfångst säkerställer att alla e-postmeddelanden fångas och lagras, vilket eliminerar risken för missade kommunikationer eller ofullständiga aktivitetsregister. Entitetskorrelation matchar automatiskt e-postmeddelanden med lämpliga kontakter, vilket säkerställer att all kommunikation är korrekt kopplad och tillgänglig.

Modulens aktivitetsövervakningsfunktioner ger fullständig insyn i all e-postkommunikation, vilket gör det enkelt att granska tidigare konversationer och förstå kundens interaktionshistorik. Genom att eliminera manuell registrering sparar modulen tid och säkerställer att all kommunikation spåras korrekt.

Primära fördelar:

• Automatisk e-posthantering utan manuell ansträngning

• Automatisk matchning av e-postmeddelanden med kontakter

• Fullständig aktivitetshistorik för all kommunikation

• E-posttrådning: Gruppera relaterade e-postmeddelanden efter tråd

• Sök och filtrera: Fulltextsökningsfunktioner

• Multi-leverantörsstöd: Gmail, Outlook och vidarebefordran

Vem bör använda denna modul?

Mailbox-modulen är avgörande för:

• Försäljningsteam: Spåra kunders e-postkommunikation

• Supportteam: Upprätthålla supportens e-posthistorik

• Kontohanterare: Spåra kontokommunikation

• Alla team: Alla som behöver spåra e-postkommunikation

• Företagsägare: Upprätthålla en komplett kommunikationshistorik

Kärnfunktioner

Ansluta Gmail eller Outlook (rekommenderat)

Det primära sättet att använda Mailbox-modulen är att ansluta ditt Gmail- eller Outlook-konto via OAuth. Efter anslutning synkroniseras e-postmeddelanden automatiskt och matchas med individer eller organisationer i ditt CRM. Ingen vidarebefordringskonfiguration krävs.

Alternativ: E-post vidarebefordran

Om du föredrar att inte ansluta ett konto kan du använda en unik vidarebefordringsadress: lägg till den i BCC när du skickar e-post, eller ställ in vidarebefordran från din leverantör. E-postmeddelanden som skickas till den adressen fångas och bearbetas av modulen.

Automatisk entitetskorrelation

Hur matchning fungerar:

E-postmeddelanden matchas med kontakter med hjälp av exakt e-postadress, domän, namnmatchning eller biljettreferenser när det är tillgängligt. Du kan också tilldela e-postmeddelanden till kontakter manuellt. Systemet kopplar varje e-postmeddelande till den relevanta individen eller organisationen och registrerar det i aktivitetsloggen.

E-postparsing

Parsingfunktioner:

• Extrahera e-posthuvuden

• Analysera e-postinnehåll (text och HTML)

• Extrahera bilagor

• Analysera mottagarinformation

• Identifiering av tråd

Parsed Data:

• Från, Till, CC, BCC

• Ämne och innehåll

• Bilagor

• Tidsstämplar

• Trädinformation

Aktivitetsloggning

Aktivitetskapande:

• Automatiska aktivitetsloggposter

• Kopplade till e-postloggar

• Entitetskorrelation

• Fullständig kommunikationshistorik

• Aktivitetsövervakning

Aktivitetsfunktioner:

• E-postkopplade aktiviteter

• Entitetsassociation

• Fullständig historik

• Sök och filtrera

• Aktivitetsförvaltning

Komma igång

Installera Mailbox-modulen

Steg 1: Aktivera Mailbox-modulen

• Se till att Mailbox-modulen är aktiverad

• Modulen måste aktiveras för ditt företag

Steg 2: Anslut e-postleverantör

• Navigera till konfigurationen av Mailbox-modulen

• Anslut Gmail- eller Outlook-konto (rekommenderat)

• Eller få din unika vidarebefordringsadress för e-post vidarebefordran

• Konfigurera synkroniseringsinställningar

Steg 3: Konfigurera e-postintegration

• För Gmail/Outlook: OAuth-anslutningen hanterar installationen automatiskt

• För vidarebefordran: Ställ in e-post vidarebefordran till din adress

• Använd BCC-metoden (om du använder vidarebefordran)

• Eller konfigurera automatisk vidarebefordran

Steg 4: Testa e-postintegration

• Skicka ett test-e-postmeddelande eller vänta på synkronisering

• Kontrollera e-postmeddelanden i Mailbox-modulen

• Verifiera entitetskorrelation

• Bekräfta aktivitetskapande

Förstå Mailbox-modulen

Integrationsfunktioner:

• Unik vidarebefordringsadress

• Automatisk e-postparsing

• Entitetskorrelation

• Aktivitetsloggning

• E-posttrådning

Integrationsfördelar:

• Automatisk registrering

• Fullständig historik

• Entitetskoppling

• Aktivitetsövervakning

• Tidsbesparingar

Kärnfunktionalitet

E-post vidarebefordringsprocess

Vidarebefordringsarbetsflöde:

1. Skicka e-post med vidarebefordringsadressen i BCC

2. E-postmeddelandet tas emot på vidarebefordringsadressen

3. E-postmeddelandet vidarebefordras till webhook-slutpunkten

4. E-postmeddelandet analyseras och lagras

5. Entitetskorrelation utförs

6. Aktivitetslogg skapas

Vidarebefordringsmetoder:

• BCC: Lägg till vidarebefordringsadressen i BCC

• Gmail: Konfigurera Gmail-vidarebefordran

• Outlook: Konfigurera Outlook-vidarebefordran

• Anpassad: Använd e-posttjänstleverantör

Entitetskorrelationsprocess

Korreleringsarbetsflöde:

1. Extrahera mottagarens e-postmeddelanden

2. Försök exakt e-postmatchning

3. Försök domänmatchning

4. Försök namnmatchning

5. Försök biljett nummer matchning

6. Ställ in korrelationsstatus

Korreleringsmetoder:

• Exakt e-postmatchning, domänmatchning, namnmatchning eller biljettreferens när det är tillgängligt; manuell tilldelning stöds också

• Manuell: Användartilldelning

E-postparsing

Parsingprocess:

1. Ta emot e-post på webhook

2. Analysera e-posthuvuden

3. Extrahera e-postinnehåll

4. Analysera bilagor

5. Identifiera tråd

6. Lagra e-postdata

Parsed Information:

• E-posthuvuden

• Från, Till, CC, BCC

• Ämne och innehåll

• Bilagor

• Trädinformation

Aktivitetsloggning

Aktivitetskapande:

1. E-post kopplad till entitet

2. Aktivitetsloggpost skapad

3. Kopplad till e-postlogg

4. Associerad med entitet

5. Tillgänglig i aktivitetsloggen

Aktivitetsfunktioner:

• E-postkopplade aktiviteter

• Entitetsassociation

• Fullständig historik

• Sökfunktioner

• Aktivitetsförvaltning

Bästa praxis

Vidarebefordringsbästa praxis

Använd BCC-metoden:

• Lägg till vidarebefordringsadressen i BCC

• E-postmeddelanden registreras automatiskt

• Ingen störning för mottagarna

• Enkel installation

• Pålitlig registrering

Vidarebefordringstips:

• Inkludera alltid vidarebefordringsadressen i BCC

• Använd konsekvent vidarebefordringsmetod

• Testa vidarebefordringsinställningen

• Övervaka e-postloggar

• Verifiera korrelation

Korreleringsbästa praxis

Upprätthåll noggranna kontaktuppgifter:

• Håll e-postadresser uppdaterade

• Använd konsekventa e-postformat

• Uppdatera kontaktinformation

• Verifiera e-postadresser

• Upprätthåll datakvalitet

Granska korrelationer:

• Granska korrelationsresultat

• Verifiera entitetsmatchningar

• Tilldela manuellt om det behövs

• Övervaka korrelationsnoggrannhet

• Förbättra korrelationsinställningar

E-posthantering Bästa praxis

Organisera e-postloggar:

• Granska e-postloggar regelbundet

• Tilldela oregistrerade e-postmeddelanden

• Arkivera gamla e-postmeddelanden

• Upprätthålla e-posthistorik

• Använd sök och filtrera

E-posttrådning:

• E-postmeddelanden trådas automatiskt

• Granska trådgrupper

• Upprätthålla trådkontext

• Spåra konversationshistorik

• Använd trådning för kontext

Integration med andra moduler

Integrering av individer-modulen

Mailbox-modulen fungerar med Individer-modulen:

• E-postkorrelation: E-postmeddelanden kopplas automatiskt till individer

• Aktivitetshistorik: Fullständig e-posthistorik för kontakter

• Kommunikationsövervakning: Spåra all e-postkommunikation

• Kontakthantering: Upprätthålla fullständig kontaktinformation

Integrering av organisationsmodulen

Koppla e-post till företag:

• Organisationskorrelation: E-postmeddelanden kopplas till organisationer

• B2B-kommunikation: Spåra företags e-postkommunikation

• Kontohistorik: Fullständig e-posthistorik för konton

• Relationshantering: Upprätthålla kontokommunikationshistorik

Integrering av biljettmodulen

Koppla e-post till supportbiljetter:

• Biljettskorrelation: E-postmeddelanden kopplas till biljetter

• Supporthistorik: Fullständig e-postsupporthistorik

• Biljetttrådning: E-posttrådar kopplade till biljetter

• Supporthantering: Upprätthålla biljettkommunikationshistorik

Integrering av möjlighetsmodulen

Koppla e-post till försäljningsmöjligheter:

• Möjlighetskorrelation: E-postmeddelanden kopplas till möjligheter

• Försäljningskommunikation: Spåra försäljnings e-postkommunikation

• Affärshistorik: Fullständig e-posthistorik för affärer

• Försäljningshantering: Upprätthålla möjlighetskommunikationshistorik

Integrering av alla moduler

Mailbox-modulen integreras med alla CRM-moduler som använder e-postkommunikation, vilket ger omfattande spårning av e-postaktiviteter över hela systemet.

Användningsfall

Användningsfall 1: Automatisk e-posthantering

Scenario: Automatisk registrering av kunders e-postmeddelanden

Steg:

1. Ställ in e-post vidarebefordran

2. Lägg till vidarebefordringsadressen i BCC

3. Skicka e-postmeddelanden till kunder

4. E-postmeddelanden registreras automatiskt

5. E-postmeddelanden kopplas till kontakter

6. Aktiviteter skapas automatiskt

7. Fullständig e-posthistorik upprätthålls

Fördelar:

• Automatisk registrering

• Fullständig historik

• Entitetskorrelation

• Aktivitetsövervakning

• Tidsbesparingar

Användningsfall 2: Spåra support-e-post

Scenario: Spåra supportens e-postkommunikation

Steg:

1. Konfigurera e-post vidarebefordran

2. Support-e-post vidarebefordras

3. E-postmeddelanden kopplas till biljetter

4. Biljettaktiviteter skapas

5. Fullständig supporthistorik

6. E-posttrådar upprätthålls

Fördelar:

• Supporthistorik

• Biljettskorrelation

• Aktivitetsövervakning

• Fullständig dokumentation

• Supporteffektivitet

Slutsats

Mailbox-modulen erbjuder en omfattande e-posthantering, vilket säkerställer att all din e-postkommunikation fångas och kopplas till rätt kontakter i ditt CRM. Genom att ansluta din e-postleverantör eller ställa in e-post vidarebefordran och utnyttja automatisk korrelation kan du upprätthålla en komplett kommunikationshistorik utan manuell ansträngning.

Nyckelinsikter:

• Automatisk hantering: E-post hanteras automatiskt via Gmail, Outlook eller vidarebefordran

• Entitetskorrelation: Automatisk matchning till kontakter

• Aktivitetsövervakning: Fullständig aktivitetshistorik

• E-posttrådning: Gruppera relaterade e-postmeddelanden

• Multi-leverantörsstöd: Gmail, Outlook och vidarebefordringsalternativ

• Tidsbesparingar: Ingen manuell registrering krävs

Nästa steg:

1. Aktivera Mailbox-modulen

2. Anslut Gmail/Outlook eller få vidarebefordringsadress

3. Ställ in e-postintegration

4. Testa e-postsynkronisering eller vidarebefordran

5. Granska e-postmeddelanden i Mailbox

6. Verifiera entitetskorrelation

7. Njut av automatisk e-posthantering

Vanliga frågor

Vad är Mailbox-modulen?

Mailbox-modulen är ett omfattande system för e-posthantering som integreras med Gmail, Outlook eller e-post vidarebefordran för att automatiskt fånga, lagra och organisera all e-postkommunikation. E-postmeddelanden analyseras, lagras och korreleras automatiskt med kontakter i ditt CRM.

Hur ställer jag in e-postintegration?

Anslut ditt Gmail- eller Outlook-konto i konfigurationen av Mailbox-modulen för automatisk synkronisering, eller få din unika vidarebefordringsadress och lägg till den i BCC när du skickar e-post, eller konfigurera e-post vidarebefordran för att vidarebefordra e-post till din adress.

Hur fungerar entitetskorrelation?

Integrationen matchar e-postmeddelanden med kontakter med hjälp av exakt e-postmatchning, domänmatchning, namnmatchning eller biljettreferens när det är tillgängligt; du kan också tilldela manuellt.

Kan jag manuellt tilldela e-postmeddelanden?

Ja! Om automatisk korrelation inte hittar en matchning eller hittar en felaktig matchning kan du manuellt tilldela e-postmeddelanden till individer, organisationer, biljetter eller möjligheter.

Vilken e-postdata lagras?

Integrationen lagrar e-posthuvuden, från/till/cc/bcc, ämne, innehåll (text och HTML), bilagor, tidsstämplar och trädinformation.

Hur ser jag e-postmeddelanden?

Navigera till Mailbox-modulen för att se alla e-postmeddelanden. Du kan också se e-postmeddelanden från individuella eller organisationsdetaljsidor när e-postmeddelanden är korrelerade.

Kan jag söka efter specifika e-postmeddelanden?

Ja! Mailbox-modulen erbjuder fulltextsökningsfunktioner, vilket gör att du kan söka efter ämne, innehåll, avsändare, mottagare eller vilket som helst e-postinnehåll.

Hur fungerar e-posttrådning?

E-postmeddelanden grupperas automatiskt efter tråd med hjälp av Message-ID och In-Reply-To-huvuden, vilket upprätthåller konversationskontext och gör det enkelt att följa e-posttrådar.

Vad händer om korrelationen misslyckas?

Om automatisk korrelation inte hittar en matchning lagras e-postmeddelanden med "väntande" status. Du kan manuellt tilldela dessa e-postmeddelanden till rätt entiteter.

Kan jag använda flera vidarebefordringsadresser?

Ja! Varje användare kan ha sin egen vidarebefordringsadress, vilket gör att flera teammedlemmar kan registrera e-postmeddelanden oberoende.

Hur konfigurerar jag Gmail-vidarebefordran?

Gå till Gmail-inställningar > Vidarebefordran och POP/IMAP, lägg till din vidarebefordringsadress, verifiera den och aktivera vidarebefordran. Observera att Gmail vidarebefordrar till e-postadresser, så du kan behöva en mellanliggande tjänst för webhook-vidarebefordran.

Hur konfigurerar jag Outlook-vidarebefordran?

Gå till Outlook-inställningar > E-post > Vidarebefordran, aktivera vidarebefordran och ange din vidarebefordringsadress. Liksom Gmail vidarebefordrar Outlook till e-postadresser, så du kan behöva en mellanliggande tjänst.

Finns det en kostnad för e-posthantering?

Mailbox-modulen stöder Gmail- och Outlook-integrationer (gratis) samt e-post vidarebefordran. Kontrollera med din e-posttjänstleverantör för eventuella kostnader för vidarebefordran om du använder vidarebefordringsmetoden. Gmail- och Outlook-integrationer är gratis att använda.