Conecta Gmail o Outlook al módulo de Buzón para que los correos se sincronicen automáticamente y se vinculen a los contactos. Configuración de OAuth única, no se requiere reenvío.
Introducción
¿Por qué conectar el correo electrónico al CRM?
Cuando el correo electrónico permanece solo en tu bandeja de entrada, el CRM no sabe lo que has enviado o recibido. El Módulo de Buzón te permite conectar Gmail o Outlook a través de OAuth para que los correos se sincronicen en el CRM y se asocien a individuos y organizaciones. Cada correo puede aparecer como actividad en el contacto relacionado, por lo que tienes un historial completo de comunicación en un solo lugar. Esto ayuda con el seguimiento, las transferencias y a ver todo lo que ha sucedido con un lead o cliente.
También puedes usar una dirección de reenvío si prefieres no conectar una cuenta; el enfoque principal recomendado es Gmail o Outlook OAuth. Consulta la Integración de Gmail y la Integración de Outlook para pasos específicos del proveedor.
Paso 1: Habilitar el módulo de Buzón
Verificar disponibilidad del módulo
- El módulo Buzón debe estar habilitado para tu negocio. Tu administrador de negocio activa los módulos en la configuración del módulo o del negocio.
- Una vez habilitado el Buzón, debería aparecer en tu navegación o barra lateral. Si no lo ves, verifica tu barra lateral o lista de módulos y habilítalo para tu vista para que puedas abrir el Buzón y conectar tu correo electrónico.
Paso 2: Conectar Gmail o Outlook
Conectar Gmail
- Ve a Módulos y abre Buzón (o usa la entrada de Buzón en tu aplicación).
- Elige Conectar Gmail (o el botón equivalente).
- Serás redirigido a Google para iniciar sesión. Inicia sesión con la cuenta de Gmail que usas para trabajar.
- Revisa y aprueba los permisos que solicita Piraja (por ejemplo, leer y enviar correos, acceso a etiquetas). Estos permiten que el CRM sincronice tus mensajes y los asocie a contactos.
- Después de aprobar, serás redirigido de nuevo al CRM. La conexión está completa y los correos comenzarán a sincronizarse.
Conectar Outlook
- Abre Buzón y elige Conectar Outlook (o el equivalente).
- Inicia sesión con tu cuenta de trabajo o escolar de Microsoft (o personal de Outlook si es lo que usas).
- Aprueba los permisos solicitados para que Piraja pueda sincronizar y asociar correos.
- Serás devuelto al CRM; la sincronización comenzará.
Una conexión por usuario
Cada usuario conecta su propia cuenta de Gmail o Outlook. No es necesario compartir un solo buzón; los correos de cada uno se sincronizan para su propia cuenta y se asocian a los mismos contactos y organizaciones compartidos en el CRM.
Qué se sincroniza
Correos entrantes y enviados
- Los correos entrantes y enviados se sincronizan en el Buzón. Puedes verlos en el módulo de Buzón (por ejemplo, por carpeta: Bandeja de entrada, Enviados o Todos).
- El sistema asocia correos a Individuos y Organizaciones utilizando las direcciones de correo electrónico del remitente y del destinatario. Si un contacto en el CRM tiene ese correo, el mensaje se vincula a su registro.
- Cada correo asociado puede aparecer como una actividad o entrada de registro en el contacto o la organización relacionada, por lo que cuando abres un contacto, ves el historial de conversaciones.
En qué depende la coincidencia
La coincidencia funciona mejor cuando tus Individuos y Organizaciones tienen direcciones de correo electrónico correctas y actualizadas. Si el remitente o destinatario no está en el CRM, o la dirección de correo no coincide, el mensaje puede aparecer en el Buzón, pero no estará vinculado a un contacto. Mantén los datos de contacto actualizados para obtener los mejores resultados.
Uso del Buzón después de la conexión
Visualización de correos
- Usa el módulo Buzón para navegar por los correos sincronizados por carpeta (Bandeja de entrada, Enviados, etc.) o para buscar.
- Abre un contacto (Individuo u Organización) para ver su actividad vinculada, incluidos los correos que se asociaron a ellos.
Vinculación a tickets u oportunidades
Dependiendo de tu configuración, es posible que puedas vincular hilos de correo a Tickets u Oportunidades para que toda la conversación esté adjunta a ese trato o caso de soporte. Verifica la vista de detalles del ticket u oportunidad y el Buzón para opciones de vinculación o adjuntar.
Mejores prácticas
Mantén las direcciones de correo electrónico de contacto actualizadas
Cuando un contacto cambia de correo, actualiza su registro en Individuos u Organizaciones. Direcciones precisas mejoran la coincidencia para que más correos aparezcan en el contacto correcto.
Usa una cuenta de trabajo
Conecta la cuenta de correo que usas para la comunicación con clientes y prospectos. De esta manera, los correos que importan para ventas y soporte son los que se sincronizan en el CRM.
Preguntas frecuentes
¿Necesito configurar el reenvío?
No. Cuando conectas Gmail o Outlook a través de OAuth, la sincronización es automática. El reenvío solo es necesario si usas la opción de reenvío del Buzón en lugar de la conexión del proveedor.
¿Puedo conectar tanto Gmail como Outlook?
Típicamente, conectas un proveedor por usuario (ya sea Gmail o Outlook). Si tu aplicación permite múltiples conexiones, verifica la configuración del Buzón o de integración.
¿Qué pasa si los correos no aparecen en un contacto?
Confirma que el contacto tenga la dirección de correo correcta guardada. Si la dirección coincide con el remitente o destinatario, el mensaje debería estar vinculado. Si la coincidencia sigue fallando, consulta Buzón: Correos No Apareciendo para solucionar problemas.
¿A quién puedo contactar para obtener ayuda?
Contacta al soporte en support@piraja.io.
Conclusión
Conecta tu correo electrónico al CRM habilitando el módulo de Buzón y conectando Gmail o Outlook en un flujo de OAuth único. Los correos luego se sincronizan y se asocian a contactos para que tengas un historial completo de comunicación en un solo lugar. Para más detalles, consulta la guía del Módulo de Buzón y las guías de integración de Gmail o Outlook.