Crea facturables en oportunidades o tickets, conecta Stripe y envía facturas. Esta guía cubre el módulo de Finanzas y la integración con Stripe.
Introducción
¿Por qué facturar desde el CRM?
Cuando las cotizaciones y facturas están en hojas de cálculo o en un sistema separado, es difícil ver qué se ha facturado por cada trato y qué se ha pagado. El módulo de Finanzas de Piraja (facturables) trabaja con la Integración de Stripe para que puedas agregar elementos facturables a oportunidades o tickets y generar facturas de Stripe directamente desde el CRM. El estado de pago y el historial de facturación del cliente se mantienen sincronizados con Stripe.
Necesitas tener habilitado el módulo de Finanzas y la integración de Stripe para tu negocio. Tu catálogo del Módulo de Servicios puede sincronizarse con Stripe para que los productos y precios sean consistentes entre el CRM y Stripe.
Paso 1: Conectar Stripe
Lo que necesitas
- Una cuenta de Stripe. Si no tienes una, regístrate en stripe.com.
- Acceso a la integración de Stripe en Piraja (tu administrador de negocio habilita integraciones).
Cómo conectar
- Ve a la integración de Stripe o a la configuración de Finanzas/Stripe en tu CRM.
- Elige Conectar Stripe (o equivalente). Se te guiará a través de Stripe Connect o OAuth para que Piraja pueda crear y enviar facturas en tu nombre.
- Completa la conexión y otorga los permisos solicitados. Una vez conectado, podrás crear facturas a partir de los facturables y, si lo usas, sincronizar tu catálogo de servicios con los productos de Stripe.
Para detalles completos de configuración, incluidos webhooks y opciones de sincronización, consulta la guía de Integración de Stripe.
Paso 2: Agregar facturables a una oportunidad o ticket
Dónde agregar facturables
Los facturables (elementos de línea) se agregan en Oportunidades o Tickets. De esta manera, la factura está vinculada al trato o caso de soporte correcto y al contacto o empresa.
Cómo agregar elementos de línea
- Abre la Oportunidad o Ticket del que deseas facturar.
- Encuentra la pestaña o sección de Facturables (o equivalente en tu aplicación).
- Agregar elementos de línea: selecciona de tu catálogo de Servicios (si está sincronizado con Stripe) o agrega elementos personalizados. Ingresa la descripción, cantidad y precio (y el IVA si corresponde).
- Asegúrate de que el cliente (persona o entidad) esté establecido en la oportunidad o ticket para que la factura se envíe a la parte correcta.
- Guarda. Los facturables son ahora la base para generar una factura de Stripe.
Paso 3: Generar y enviar la factura
Creando la factura
- Desde la misma oportunidad o ticket, utiliza la opción para generar una factura o crear factura de Stripe a partir de los facturables.
- La integración crea una factura en Stripe utilizando los elementos de línea y el cliente vinculado a la oportunidad o ticket.
- La factura puede ser enviada al cliente por correo electrónico desde Stripe, o puedes enviar el enlace tú mismo. El estado de pago (por ejemplo, pagado, vencido) se rastrea en Stripe y puede reflejarse en el CRM según tu configuración.
Después de enviar
- Rastrear el estado de pago en tu panel de Stripe y, si es compatible, en el CRM.
- Para facturas vencidas, utiliza los recordatorios de Stripe o haz un seguimiento manualmente. Consulta Cómo recibir pagos más rápido para obtener consejos.
Uso del catálogo de Servicios con Stripe
Si tu negocio utiliza el Módulo de Servicios, puedes definir productos y precios allí y sincronizarlos con Stripe. De esta manera:
- Los elementos de línea agregados desde el catálogo son consistentes con los productos de Stripe.
- No tienes que volver a ingresar precios cada vez; solo seleccionas el servicio y la cantidad.
- Las actualizaciones del catálogo pueden sincronizarse para que Stripe se mantenga alineado con tus ofertas.
Consulta la documentación de integración de Stripe y de Servicios para saber cómo habilitar y ejecutar la sincronización.
Mejores prácticas
Mantén tu catálogo de Servicios actualizado
Si utilizas el catálogo, mantén los nombres de productos y precios actualizados para que cuando sincronices con Stripe o agregues facturables desde el catálogo, los datos sean correctos.
Agrega facturables a medida que acuerdas el alcance
Agrega o actualiza los facturables en la oportunidad o ticket a medida que acuerdas el alcance con el cliente. De esta manera, cuando estés listo para facturar, los elementos de línea ya reflejan el trato y solo necesitas generar la factura.
Usa Stripe para el seguimiento de pagos y recordatorios
Confía en Stripe para el estado de pago y, donde esté disponible, recordatorios automáticos para facturas vencidas. Eso mantiene el flujo de caja visible y reduce el seguimiento manual.
Preguntas frecuentes
¿Necesito Stripe para usar facturables?
Puedes usar el módulo de Finanzas para rastrear lo que estás facturando (agregar facturables a oportunidades o tickets) sin Stripe. Sin embargo, crear y enviar facturas y recibir pagos requiere la integración de Stripe. Conecta Stripe para enviar y recibir pagos por facturas.
¿Puedo facturar desde oportunidades y tickets?
Sí. Los facturables se pueden agregar tanto a oportunidades (por ejemplo, tratos de ventas) como a tickets (por ejemplo, trabajo de soporte o proyectos). Usa el registro que mejor se adapte al trabajo por el que estás facturando.
¿Qué pasa si el cliente no está en Stripe?
La integración generalmente crea o empareja al cliente en Stripe utilizando el contacto o la empresa vinculada a la oportunidad o ticket. Asegúrate de que la oportunidad o ticket tenga la persona o entidad correcta y que su correo electrónico (y cualquier detalle de facturación requerido) estén presentes para que Stripe pueda crear o encontrar al cliente.
¿A quién puedo contactar para obtener ayuda?
Contacta al soporte en support@piraja.io. Para problemas con la cuenta de Stripe o pagos, consulta el soporte de Stripe.
Conclusión
Para facturar a los clientes con Stripe desde Piraja: conecta tu cuenta de Stripe, agrega facturables a oportunidades o tickets y genera facturas desde el CRM. Mantén tu catálogo de Servicios sincronizado con Stripe cuando lo uses, y utiliza Stripe para el seguimiento de pagos y recordatorios. Para más detalles, consulta las guías de Integración de Stripe y Finanzas (Facturables).