Jos sähköpostit eivät näy Postilaatikossa, tämä opas käy läpi yleisimmät syyt: palveluntarjoajan yhteys/synkronointi, edelleenlähetys/webhook-asetukset ja CRM-korrelaatio.
Ongelman kuvaus
Ongelma
Olet asettanut Postilaatikon, mutta sähköpostit eivät näy Piraja CRM:ssä. Tämä voi tarkoittaa:
- Palveluntarjoajan synkronointi ei ole yhteydessä (Gmail/Outlook) tai se ei toimi
- Edelleenlähetys ei saavuta webhook-päätettä
- Viestit on vastaanotettu, mutta niitä ei ole korreloitu oikeisiin tietueisiin
- Suodattimet/näkymätila piilottavat odottamasi viestit
Yleisimmät skenaariot
Skenaario 1: Palveluntarjoajan synkronointi ei ole yhteydessä
- Gmail/Outlook ei ole yhteydessä käyttäjällesi
- Synkronointi on keskeytetty tai epäonnistunut
- Uusia keskusteluja/viestejä ei näy
Skenaario 2: Edelleenlähetys/webhook-ongelmat
- Edelleenlähetysosoite vastaanottaa postia, mutta mitään ei näy Postilaatikossa
- Saapuva palveluntarjoaja ei julkaise webhookille
- Todentaminen tai kokoonpano on virheellinen
Skenaario 3: Korrelaatio-ongelmat
- Sähköpostit näkyvät Postilaatikossa, mutta eivät ole linkitettyinä yksilöön/organisaatioon
- Keskustelu ei ole liitetty Lippuun/Mahdollisuuteen/Tehtävään
- Odotat toimintahistoriaa tietueessa, mutta viesti jää ilman nimeämistä
Skenaario 4: Suodattimet piilottavat viestit
- Väärä kansio valittuna (Saapuneet/Lähetetyt/Arkistoitu jne.)
- Olet eri näkymätilassa (Keskustelut vs Viestit)
- Hakusuodatin on aktiivinen
Miksi pelkkä BCC ei toimi (edelleenlähetys)
Harhaluulo
Monet käyttäjät ajattelevat, että pelkästään edelleenlähetysosoitteen lisääminen BCC:hen rekisteröi sähköpostit automaattisesti. Tämä toimii vain jos edelleenlähetysosoite on oikea postilaatikko/reitti, joka vastaanottaa viestin ja edelleenlähettää sen Pirajalle.
Kuinka Postilaatikon vastaanotto toimii
Jotta sähköposti näkyisi Postilaatikossa, se saapuu tyypillisesti jonkin näistä reiteistä:
- Palveluntarjoajan synkronointi (Gmail/Outlook yhdistetty Postilaatikossa)
- Edelleenlähetys (sähköpostipalvelu vastaanottaa viestin ja julkaisee sen Pirajan webhookille)
Miksi pelkkä BCC epäonnistuu
Kun lähetät BCC:llä osoitteeseen:
- Sähköposti lähetetään kyseiseen osoitteeseen
- Jos sen takana ei ole vastaanottavaa postilaatikkoa/reittiä, viestiä ei koskaan vastaanoteta
- Piraja ei koskaan näe viestiä, joten mitään ei voi näkyä Postilaatikossa
Ratkaisu: käytä palveluntarjoajan synkronointia tai oikeaa edelleenlähetystä
Jos käytät edelleenlähetystä, tarvitset sähköpostipalvelun/palveluntarjoajan, joka:
- Vastaanottaa edelleenlähetysosoitteeseen lähetetyt sähköpostit
- Edelleenlähettää/julkaisee raakan sähköpostin Pirajan webhookille (jotkut asetukset käyttävät edelleen vanhaa yhteensopivuuspäätettä /api/integrations/email-logging/webhook, joka edelleenlähettää nykyiseen Postilaatikon vastaanottamiseen)
Jos käytät Gmail/Outlookia, yhdistä palveluntarjoaja Postilaatikkoon ja anna synkronoinnin vastaanottaa viestit suoraan.
Ilman oikeaa vastaanotto- ja edelleenlähetysasetusta BCC ei toimi.
Palveluntarjoajan synkronointi (Gmail/Outlook): tarkistettavat asiat
Jos käytät Gmail tai Outlook synkronointia, sähköpostien pitäisi saapua Postilaatikkoon ilman mitään edelleenlähetys/webhook-asetuksia.
Tarkistettavat asiat
- Palveluntarjoaja on yhdistetty käyttäjällesi Postilaatikossa
- Synkronointitila näyttää olevan kunnossa (ei virheitä)
- Näet oikean kansion (Saapuneet, Lähetetyt, Kaikki postit, Arkisto, Roskaposti, Roskakori tai mukautettu)
- Sinulla ei ole hakukyselyä tai suodatinta, joka piilottaa tuloksia
- Lähetetyissä anna synkronoinnille aikaa — yhdistä Outlook uudelleen, jos lähetetyt viestit puuttuvat
Jos se on yhdistetty, mutta silti tyhjää
- Lähetä uusi testisähköposti ja tarkista Viestit-näkymä Kaikki postit
- Irrota ja yhdistä palveluntarjoaja uudelleen, jos synkronointi näyttää olevan jumissa
- Jos vain jotkut viestit puuttuvat, se voi olla palveluntarjoajan puolen viive tai laajuusongelma
Edelleenlähetys/webhook-vastaanotto: tarkistettavat asiat
Jos käytät edelleenlähetystä palveluntarjoajan synkronoinnin sijaan, vastaanottavan sähköpostipalvelun on julkaistava saapuvat viestit Pirajalle.
Yleisimmät syyt
- Edelleenlähetysosoite ei vastaanota sähköpostia (reittaus/MX-ongelma)
- Palveluntarjoaja vastaanottaa postia, mutta ei POSTaa Pirajalle
- Todentaminen tai kokoonpano on virheellinen
Käytännön tarkistustoimenpiteet
- Lähetä testisähköposti edelleenlähetysosoitteeseen
- Varmista, että palveluntarjoaja näyttää viestin olevan vastaanotettu
- Varmista, että palveluntarjoaja näyttää onnistuneen POSTin Pirajalle
- Päivitä Postilaatikko ja tarkista Kaikki + Viestit -näkymä
Huom: Jotkut asetukset käyttävät edelleen vanhaa yhteensopivuuspäätettä /api/integrations/email-logging/webhook, joka edelleenlähettää nykyiseen Postilaatikon vastaanottamiseen.
Korrelaatio ja "puuttuu CRM-tietueista"
Postilaatikon vastaanotto ja CRM-korrelaatio ovat erillisiä vaiheita.
Jos voit nähdä sähköpostin Postilaatikossa, mutta et kontaktissa (Yksilö/Organisaatio)
- Varmista, että kontaktilla on oikea sähköpostiosoite tallennettuna
- Jos viesti lähetettiin alias- tai jakelulistalle, korrelaatio voi vaatia manuaalista linkittämistä
Jos odotat sähköpostien näkyvän Lippujen/Mahdollisuuksien/Tehtävien alla
- Keskustelun on oltava korreloituna kyseiseen työtehtävään
- Jos sitä ei ole vielä korreloitu, saatat silti nähdä sähköpostin Postilaatikossa, mutta et työtehtävän välilehdillä
Vinkki: Varmista aina, että sähköposti on olemassa Postilaatikko → Viestit-näkymä → Kaikki kansio ennen kuin käsittelet sitä vastaanotto-ongelmana.
Näkyvyys ja suodattimet (se voi olla jo siellä)
Ennen kuin oletat, että vastaanotto on rikki, varmista, ettei viesti ole piilotettu käyttöliittymän tilan vuoksi.
Asiat, jotka yleisesti piilottavat viestejä
- Väärä kansio valittuna (Saapuneet vs Lähetetyt vs Arkistoitu)
- Olet Keskustelut-näkymässä, mutta odotat yhtä viestiriviä (kokeile Viestit-näkymää)
- Hakukysely on aktiivinen (poista se)
- Katsot eri palveluntarjoajaa/tiliä kuin odotettiin
Parhaat käytännöt
Tarkista aina:
- Postilaatikko → Viestit-näkymä
- Kaikki kansio
- Poista haku
Jos et vieläkään löydä viestiä sieltä, siirry palveluntarjoajan synkronointi- tai edelleenlähetys tarkistuksiin.
Yleisimmät ongelmat
Ongelma: Palveluntarjoaja on yhdistetty, mutta mitään uutta ei saavu
- Irrota/yhdistä Gmail tai Outlook uudelleen
- Lähetä täysin uusi testiviesti ja tarkista uudelleen Viestit → Kaikki
Ongelma: Edelleenlähetys vastaanottaa postia, mutta Postilaatikko on tyhjää
- Varmista, että edelleenlähetys palveluntarjoaja julkaisee Pirajalle onnistuneesti
- Varmista, että palveluntarjoaja ei poista raakaa sähköpostikuormaa
Ongelma: Sähköpostit näkyvät, mutta eivät ole linkitettyinä oikeisiin tietueisiin
- Varmista, että kontaktin sähköpostiosoitteet ovat oikein
- Linkitä osallistujat/yksiköt, kun sinua pyydetään Postilaatikossa
Ongelma: "En löydä sitä"
- Vaihda näkymätilaa (Keskustelut ↔ Viestit)
- Tarkista kansiot (Saapuneet/Lähetetyt/Kaikki)
- Poista haku ja päivitä
Ennaltaehkäisyvinkit
Kuinka välttää "puuttuvien sähköpostien" yllätyksiä
- Suosi palveluntarjoajan synkronointia (Gmail/Outlook) aina kun mahdollista
- Jos käytät edelleenlähetystä, testaa edelleenlähetyspolku päästä päähän ennen kuin luotat siihen
- Pidä kontaktin sähköpostiosoitteet ajan tasalla parantaaksesi korrelaatiota
- Käytä Viestit + Kaikki "totuusnäkymänä" vianetsinnässä
- Vältä kriittisten työnkulkujen tallentamista kertaluonteisten suodattimien/hakukyselyjen taakse
Eikö vieläkään toimi?
Milloin ottaa yhteyttä tukeen
Jos olet kokeillut kaikkia ratkaisuja eikä sähköposteja vieläkään näy:
1. Kerää tietoa Ennen kuin otat yhteyttä tukeen:
- Integraatiotila
- API-avain (peitetty turvallisuuden vuoksi)
- Webhook-URL (ilman API-avainta)
- Käytetty sähköpostin edelleenlähetyspalvelu
- Virheilmoitukset
- Askeleet, joita olet jo kokeillut
- Kuvakaappaukset kokoonpanosta
2. Ota yhteyttä tukeen
- Sähköposti: support@piraja.io
- Sovelluksessa: Käytä apuikonia (?) käyttöliittymässä
- Tietopankki: Etsi aiheeseen liittyviä artikkeleita
3. Mitä tuki tarvitsee
- Tilisi sähköposti
- Liiketoiminnan nimi
- Integraatiotyyppi (Postilaatikko)
- Palveluntarjoaja (Gmail/Outlook/Edelleenlähetys)
- Virheilmoitukset
- Askeleet, joita olet kokeillut
- Kokoonpanon kuvakaappaukset (peitä kaikki arkaluontoiset avaimet/tunnukset)
Liittyvät artikkelit
Lisäresurssit
- Integraatioapu: Yleinen integraation vianetsintä
- Sähköpostipalvelun dokumentaatio: SendGrid, Mailgun, AWS SES oppaat
- Webhook-testauksen: Työkalut webhook-päätteiden testaamiseen