Jos sähköpostit eivät näy Postilaatikossa, tämä opas käy läpi yleisimmät syyt: palveluntarjoajan yhteys/synkronointi, edelleenlähetys/webhook-asetukset ja CRM-korrelaatio.
Ongelman Ilmoitus
Ongelma
Olet asentanut Postilaatikon, mutta sähköpostit eivät näy Piraja CRM:ssä. Tämä voi tarkoittaa:
- Palveluntarjoajan synkronointi ei ole kytketty (Gmail/Outlook) tai se ei toimi
- Edelleenlähetys ei saavuta webhook-päätettä
- Viestit on vastaanotettu, mutta niitä ei ole korreloitu oikeisiin tietueisiin
- Suodattimet/näkymätila piilottavat odottamasi viestit
Yleisimmät Tilanteet
Tilanne 1: Palveluntarjoajan synkronointi ei ole kytketty
- Gmail/Outlook ei ole kytketty käyttäjällesi
- Synkronointi on keskeytetty tai epäonnistunut
- Uusia keskusteluja/viestejä ei näy
Tilanne 2: Edelleenlähetys/webhook-ongelmat
- Edelleenlähetysosoite vastaanottaa postia, mutta mitään ei näy Postilaatikossa
- Saapuva palveluntarjoaja ei julkaise webhookille
- Todennus tai konfiguraatio on virheellinen
Tilanne 3: Korrelaatio-ongelmat
- Sähköpostit näkyvät Postilaatikossa, mutta eivät ole linkitetty yksilöön/organisaatioon
- Keskustelu ei ole liitetty lipulle/mahdollisuudelle/tehtävälle
- Odotat toimintahistoriaa tietueessa, mutta viesti on edelleen ilman nimeämistä
Tilanne 4: Suodattimet piilottavat viestit
- Väärä kansio valittuna (Saapuneet/Lähetetyt/Arkistoitu jne.)
- Olet eri näkymätilassa (Keskustelut vs Viestit)
- Hakusuodatin on aktiivinen
Miksi Vain BCC Ei Toimi (Edelleenlähetys)
Väärinkäsitys
Monet käyttäjät ajattelevat, että pelkästään edelleenlähetysosoitteen lisääminen BCC:hen kirjaa sähköpostit automaattisesti. Tämä toimii vain jos edelleenlähetysosoite on todellinen postilaatikko/reitti, joka vastaanottaa viestin ja edelleenlähettää sen Pirajalle.
Kuinka Postilaatikon vastaanotto toimii
Jotta sähköposti näkyisi Postilaatikossa, sen on yleensä saaputtava jonkin näistä reiteistä:
- Palveluntarjoajan synkronointi (Gmail/Outlook kytketty Postilaatikossa)
- Edelleenlähetys (sähköpostipalvelu vastaanottaa viestin ja julkaisee sen Pirajan webhookille)
Miksi Vain BCC Epäonnistuu
Kun lisäät osoitteen BCC:hen:
- Sähköposti lähetetään kyseiseen osoitteeseen
- Jos sen takana ei ole vastaanottavaa postilaatikkoa/reittiä, viestiä ei koskaan vastaanoteta
- Piraja ei koskaan näe viestiä, joten mitään ei voi näkyä Postilaatikossa
Ratkaisu: käytä palveluntarjoajan synkronointia tai oikeaa edelleenlähetystä
Jos käytät edelleenlähetystä, tarvitset sähköpostipalvelun/palveluntarjoajan, joka:
- Vastaanottaa sähköpostit, jotka lähetetään edelleenlähetysosoitteeseen
- Edelleenlähettää/julkaisee raakan sähköpostin Pirajan webhookille (jotkut asetukset käyttävät edelleen vanhan yhteensopivuusliittymän /api/integrations/email-logging/webhook, joka edelleenlähettää nykyiseen Postilaatikon vastaanottoon)
Jos käytät Gmail/Outlookia, kytke palveluntarjoaja Postilaatikossa ja anna synkronoinnin vastaanottaa viestit suoraan.
Ilman todellista vastaanotto- ja edelleenlähetysasetusta BCC ei toimi.
Palveluntarjoajan Synkronointi (Gmail/Outlook): Mitä Tarkistaa
Jos käytät Gmail tai Outlook synkronointia, sähköpostien tulisi saapua Postilaatikkoon ilman mitään edelleenlähetys/webhook-asetuksia.
Mitä Tarkistaa
- Palveluntarjoaja on kytketty käyttäjällesi Postilaatikossa
- Synkronointitila näyttää olevan kunnossa (ei virheitä)
- Katsot oikeaa kansiota (Saapuneet vs Lähetetyt)
- Sinulla ei ole hakukyselyä tai suodatinta, joka piilottaa tuloksia
Jos se on kytketty mutta silti tyhjää
- Lähetä uusi testisähköposti ja tarkista Viestit-näkymä Kaikki
- Irrota ja yhdistä palveluntarjoaja uudelleen, jos synkronointi näyttää olevan jumissa
- Jos vain jotkut viestit puuttuvat, se voi olla palveluntarjoajan puolen viive tai laajuusongelma
Edelleenlähetys/webhook-vastaanotto: Mitä Tarkistaa
Jos käytät edelleenlähetystä palveluntarjoajan synkronoinnin sijaan, vastaanottavan sähköpostipalvelusi on julkaistava saapuvat viestit Pirajalle.
Yleisimmät Syyt
- Edelleenlähetysosoite ei vastaanota sähköpostia (reittaus/MX-ongelma)
- Palveluntarjoaja vastaanottaa postia, mutta ei POSTaa Pirajalle
- Todennus tai konfiguraatio on virheellinen
Käytännön Vahvistusvaiheet
- Lähetä testisähköposti edelleenlähetysosoitteeseen
- Varmista, että palveluntarjoaja näyttää viestin vastaanotetuksi
- Varmista, että palveluntarjoaja näyttää onnistuneen POSTin Pirajalle
- Päivitä Postilaatikko ja tarkista Kaikki + Viestit-näkymä
Huom: Jotkut asetukset käyttävät edelleen vanhan yhteensopivuusliittymän /api/integrations/email-logging/webhook, joka edelleenlähettää nykyiseen Postilaatikon vastaanottoon.
Korrelaatio ja "puuttuu CRM-tietueista"
Postilaatikon vastaanotto ja CRM-korrelaatio ovat erillisiä vaiheita.
Jos voit nähdä sähköpostin Postilaatikossa, mutta et kontaktissa (Yksilö/Organisaatio)
- Varmista, että kontaktilla on tallennettuna oikea sähköpostiosoite
- Jos viesti lähetettiin alias- tai jakelulistalle, korrelaatio voi vaatia manuaalista linkittämistä
Jos odotat sähköpostien näkyvän Lipuissa/Mahdollisuuksissa/Tehtävissä
- Keskustelun on oltava korreloitu kyseiseen työtehtävään
- Jos sitä ei ole vielä korreloitu, saatat silti nähdä sähköpostin Postilaatikossa, mutta ei työtehtävän välilehdillä
Vinkki: Varmista aina, että sähköposti on olemassa Postilaatikko → Viestit-näkymä → Kaikki kansio ennen kuin käsittelet sitä vastaanotto-ongelmana.
Näkyvyys ja Suodattimet (se saattaa olla jo siellä)
Ennen kuin oletat, että vastaanotto on rikki, varmista, ettei viesti ole piilotettu käyttöliittymän tilan vuoksi.
Asiat, jotka yleensä piilottavat viestejä
- Väärä kansio valittuna (Saapuneet vs Lähetetyt vs Arkistoitu)
- Olet Keskustelut-näkymässä, mutta odotat yhtä viestiriviä (yritä Viestit-näkymää)
- Hakukysely on aktiivinen (poista se)
- Katsot eri palveluntarjoajaa/tiliä kuin odotit
Parhaat käytännöt
Tarkista aina:
- Postilaatikko → Viestit-näkymä
- Kaikki kansio
- Tyhjennä haku
Jos et vieläkään löydä viestiä sieltä, siirry palveluntarjoajan synkronointi- tai edelleenlähetys tarkistuksiin.
Yleisimmät Ongelmat
Ongelma: Palveluntarjoaja on kytketty, mutta mitään uutta ei saavu
- Irrota/yhdistä Gmail tai Outlook uudelleen
- Lähetä täysin uusi testiviesti ja tarkista uudelleen Viestit → Kaikki
Ongelma: Edelleenlähetys vastaanottaa postia, mutta Postilaatikko on tyhjää
- Varmista, että edelleenlähetys palveluntarjoaja POSTaa Pirajalle onnistuneesti
- Varmista, että palveluntarjoaja ei poista raakaa sähköpostikuormaa
Ongelma: Sähköpostit näkyvät, mutta eivät ole linkitetty oikeisiin tietueisiin
- Varmista, että kontaktin sähköpostiosoitteet ovat oikein
- Linkitä osallistujat/yksiköt, kun sinua kehotetaan Postilaatikossa
Ongelma: "En löydä sitä"
- Vaihda näkymätilaa (Keskustelut ↔ Viestit)
- Tarkista kansiot (Saapuneet/Lähetetyt/Kaikki)
- Tyhjennä haku ja päivitä
Ennaltaehkäisyvinkit
Kuinka välttää "puuttuvat sähköpostit" -yllätykset
- Suosi palveluntarjoajan synkronointia (Gmail/Outlook) aina kun mahdollista
- Jos käytät edelleenlähetystä, testaa edelleenlähetyspolkua päästä päähän ennen kuin luotat siihen
- Pidä kontaktin sähköpostiosoitteet ajan tasalla parantaaksesi korrelaatiota
- Käytä Viestit + Kaikki ”totuusnäkymänä” vianmäärityksessä
- Vältä kriittisten työnkulkujen tallentamista kertaluonteisten suodattimien/hakukyselyjen taakse
Eikö Edelleenkään Toimi?
Milloin Ota Yhteyttä Tukeen
Jos olet kokeillut kaikkia ratkaisuja ja sähköpostit eivät vieläkään näy:
1. Kerää Tietoa Ennen kuin otat yhteyttä tukeen:
- Integraatiotila
- API-avain (peitetty turvallisuuden vuoksi)
- Webhook-URL (ilman API-avainta)
- Käytetty sähköpostin edelleenlähetyspalvelu
- Virheilmoitukset
- Askeleet, joita olet jo kokeillut
- Kuvakaappaukset konfiguraatiosta
2. Ota Yhteyttä Tukeen
- Sähköposti: support@piraja.io
- Sovelluksessa: Käytä apuikonia (?) käyttöliittymässä
- Tietopankki: Etsi liittyviä artikkeleita
3. Mitä Tuki Tarvitsee
- Tilisi sähköposti
- Liiketoiminnan nimi
- Integraatiotyyppi (Postilaatikko)
- Palveluntarjoaja (Gmail/Outlook/Edelleenlähetys)
- Virheilmoitukset
- Askeleet, joita olet kokeillut
- Konfiguraatiokuvakaappaukset (peitä kaikki arkaluontoiset avaimet/tunnukset)
Liittyvät Artikkelit
Lisäresurssit
- Integraatioapu: Yleinen integraation vianmääritys
- Sähköpostipalvelun Dokumentaatio: SendGrid, Mailgun, AWS SES oppaat
- Webhook-testauksen: Työkalut webhook-päätteiden testaamiseen