Module de Boîte Mail : Guide Complet de Gestion des Emails

Le module de Boîte Mail se connecte à Gmail ou Outlook via OAuth pour capturer, stocker et organiser automatiquement les communications par email dans votre CRM. Vous pouvez également utiliser le transfert d'emails. Les emails sont associés à des individus et des organisations et apparaissent dans le journal d'activité. Ce guide couvre la connexion à Gmail ou Outlook (recommandé) et le transfert optionnel.

Introduction

Qu'est-ce que le Module de Boîte Mail ?

Le module de Boîte Mail se connecte à Gmail ou Outlook via OAuth afin que vos emails soient automatiquement synchronisés et liés aux contacts dans votre CRM. Vous pouvez également utiliser une adresse de transfert unique et BCC pour capturer les emails. Les emails sont analysés, stockés et associés à des individus ou des organisations, et apparaissent comme des entrées dans le journal d'activité.

La configuration recommandée est de connecter votre compte Gmail ou Outlook dans le module de Boîte Mail ; la synchronisation et l'association sont ensuite gérées automatiquement. Alternativement, vous pouvez utiliser l'adresse de transfert fournie (par exemple, BCC sur les emails sortants) pour capturer les messages. Les deux méthodes éliminent la saisie manuelle des emails.

Pourquoi c'est essentiel pour le suivi des communications

La gestion automatique des emails est cruciale pour maintenir un historique complet des communications. Sans un système automatisé pour suivre les communications par email, les équipes ont souvent du mal avec des enregistrements d'activité incomplets, des difficultés à trouver des conversations par email passées et des processus de journalisation manuels chronophages. Le module de Boîte Mail répond à ces défis en fournissant une solution automatisée qui capture et organise toutes les communications par email automatiquement.

Le module permet aux équipes de gérer les emails automatiquement en connectant leurs fournisseurs d'emails ou en transférant des emails, éliminant ainsi le besoin de saisie manuelle des données. En corrélant automatiquement les emails avec les contacts dans le CRM, le module garantit que toutes les communications sont correctement liées et accessibles, offrant une visibilité complète sur les interactions avec les clients.

Fonctionnalités Clés :

• Connectez Gmail ou Outlook via OAuth pour une synchronisation automatique (recommandé)
• Optionnel : utilisez une adresse de transfert unique et BCC pour capturer les emails
• Associez automatiquement les emails aux contacts dans le CRM
• Entrées de journal d'activité pour tous les emails capturés
• Synchronisation en temps réel lors de l'utilisation de Gmail ou Outlook

Aperçu des Principaux Avantages

Le module de Boîte Mail offre une valeur significative grâce à ses capacités de suivi des communications automatisées. La capture automatique des emails garantit que tous les emails sont capturés et stockés, éliminant le risque de communications manquées ou d'enregistrements d'activité incomplets. La corrélation des entités associe automatiquement les emails aux contacts appropriés, garantissant que toutes les communications sont correctement liées et accessibles.

Les capacités de suivi d'activité du module offrent une visibilité complète sur toutes les communications par email, facilitant la révision des conversations passées et la compréhension de l'historique des interactions avec les clients. En éliminant la journalisation manuelle, le module fait gagner du temps et garantit que toutes les communications sont correctement suivies.

Avantages Principaux :

• Gestion automatique des emails sans effort manuel

• Association automatique des emails aux contacts

• Historique d'activité complet pour toutes les communications

• Filtrage des Emails : Regroupez les emails liés par fil

• Recherche et Filtre : Capacités de recherche en texte intégral

• Support Multi-Fournisseur : Gmail, Outlook et transfert

Qui devrait utiliser ce module ?

Le module de Boîte Mail est essentiel pour :

• Équipes de Vente : Suivi des communications par email avec les clients

• Équipes de Support : Maintien de l'historique des emails de support

• Gestionnaires de Compte : Suivi des communications de compte

• Toutes les Équipes : Quiconque a besoin de suivre les communications par email

• Propriétaires d'Entreprise : Maintien d'un historique complet des communications

Fonctionnalités Clés

Connexion à Gmail ou Outlook (recommandé)

La principale façon d'utiliser le module de Boîte Mail est de connecter votre compte Gmail ou Outlook via OAuth. Après la connexion, les emails sont synchronisés automatiquement et associés à des individus ou des organisations dans votre CRM. Aucune configuration de transfert n'est requise.

Alternative : Transfert d'emails

Si vous préférez ne pas connecter un compte, vous pouvez utiliser une adresse de transfert unique : ajoutez-la à BCC lors de l'envoi d'emails, ou configurez le transfert depuis votre fournisseur. Les emails envoyés à cette adresse sont capturés et traités par le module.

Corrélation Automatique des Entités

Comment fonctionne l'association :

Les emails sont associés aux contacts en utilisant l'adresse email exacte, le domaine, le nom ou les références de ticket lorsque disponibles. Vous pouvez également attribuer des emails manuellement à des contacts. Le système lie chaque email à l'individu ou à l'organisation concernée et l'enregistre dans le journal d'activité.

Analyse des Emails

Fonctionnalités d'Analyse :

• Extraire les en-têtes des emails

• Analyser le corps de l'email (texte et HTML)

• Extraire les pièces jointes

• Analyser les informations sur les destinataires

• Identification des fils

Données Analysées :

• De, À, CC, BCC

• Sujet et corps

• Pièces jointes

• Horodatages

• Informations sur le fil

Journalisation des Activités

Création d'Activités :

• Entrées de journal d'activité automatiques

• Liées aux journaux d'emails

• Corrélation des entités

• Historique complet des communications

• Suivi des activités

Fonctionnalités d'Activité :

• Activités liées aux emails

• Association d'entités

• Historique complet

• Recherche et filtre

• Gestion des activités

Commencer

Configuration du Module de Boîte Mail

Étape 1 : Activer le Module de Boîte Mail

• Assurez-vous que le module de Boîte Mail est activé

• Le module doit être activé pour votre entreprise

Étape 2 : Connecter le Fournisseur d'Email

• Accédez à la configuration du module de Boîte Mail

• Connectez votre compte Gmail ou Outlook (recommandé)

• Ou obtenez votre adresse de transfert unique pour le transfert d'emails

• Configurez les paramètres de synchronisation

Étape 3 : Configurer l'Intégration des Emails

• Pour Gmail/Outlook : la connexion OAuth gère la configuration automatiquement

• Pour le transfert : configurez le transfert d'emails vers votre adresse

• Utilisez la méthode BCC (si vous utilisez le transfert)

• Ou configurez le transfert automatique

Étape 4 : Tester l'Intégration des Emails

• Envoyez un email de test ou attendez la synchronisation

• Vérifiez les emails dans le module de Boîte Mail

• Vérifiez la corrélation des entités

• Confirmez la création d'activités

Comprendre le Module de Boîte Mail

Fonctionnalités d'Intégration :

• Adresse de transfert unique

• Analyse automatique des emails

• Corrélation des entités

• Journalisation des activités

• Filtrage des emails

Avantages de l'Intégration :

• Journalisation automatique

• Historique complet

• Liaison des entités

• Suivi des activités

• Économies de temps

Fonctionnalité Principale

Processus de Transfert d'Emails

Flux de Transfert :

1. Envoyez un email avec l'adresse de transfert en BCC

2. Email reçu à l'adresse de transfert

3. Email transféré à l'endpoint webhook

4. Email analysé et stocké

5. Corrélation des entités effectuée

6. Journal d'activité créé

Méthodes de Transfert :

• BCC : Ajoutez l'adresse de transfert à BCC

• Gmail : Configurez le transfert Gmail

• Outlook : Configurez le transfert Outlook

• Personnalisé : Utilisez le fournisseur de services d'email

Processus de Corrélation des Entités

Flux de Corrélation :

1. Extraire les emails des destinataires

2. Essayer une correspondance exacte de l'email

3. Essayer une correspondance de domaine

4. Essayer une correspondance floue de nom

5. Essayer une correspondance de numéro de ticket

6. Définir le statut de corrélation

Méthodes de Corrélation :

• Correspondance exacte de l'email, correspondance de domaine, correspondance de nom, ou référence de ticket lorsque disponible ; l'attribution manuelle est également prise en charge

• Manuel : Attribution par l'utilisateur

Analyse des Emails

Processus d'Analyse :

1. Recevoir l'email au webhook

2. Analyser les en-têtes des emails

3. Extraire le corps de l'email

4. Analyser les pièces jointes

5. Identifier le fil

6. Stocker les données de l'email

Informations Analysées :

• En-têtes des emails

• De, À, CC, BCC

• Sujet et corps

• Pièces jointes

• Informations sur le fil

Journalisation des Activités

Création d'Activités :

1. Email corrélé à l'entité

2. Entrée de journal d'activité créée

3. Liée au journal d'email

4. Associée à l'entité

5. Disponible dans l'historique des activités

Fonctionnalités d'Activité :

• Activités liées aux emails

• Association d'entités

• Historique complet

• Capacités de recherche

• Gestion des activités

Meilleures Pratiques

Meilleures Pratiques de Transfert

Utilisez la Méthode BCC :

• Ajoutez l'adresse de transfert à BCC

• Emails enregistrés automatiquement

• Pas de perturbation pour les destinataires

• Configuration simple

• Journalisation fiable

Conseils de Transfert :

• Incluez toujours l'adresse de transfert dans BCC

• Utilisez une méthode de transfert cohérente

• Testez la configuration de transfert

• Surveillez les journaux d'emails

• Vérifiez la corrélation

Meilleures Pratiques de Corrélation

Maintenir des Données de Contact Précises :

• Gardez les adresses emails à jour

• Utilisez des formats d'email cohérents

• Mettez à jour les informations de contact

• Vérifiez les adresses emails

• Maintenez la qualité des données

Réviser les Corrélations :

• Révisez les résultats de corrélation

• Vérifiez les correspondances d'entités

• Attribuez manuellement si nécessaire

• Surveillez la précision de la corrélation

• Améliorez les paramètres de corrélation

Meilleures Pratiques de Gestion des Emails

Organisez les Journaux d'Emails :

• Révisez régulièrement les journaux d'emails

• Attribuez les emails non attribués

• Archivez les anciens emails

• Maintenez l'historique des emails

• Utilisez la recherche et le filtre

Filtrage des Emails :

• Les emails sont automatiquement groupés

• Révisez les groupes de fils

• Maintenez le contexte du fil

• Suivez l'historique des conversations

• Utilisez le filtrage pour le contexte

Intégration avec d'Autres Modules

Intégration avec le Module d'Individus

Le module de Boîte Mail fonctionne avec le Module d'Individus :

• Corrélation des Emails : Emails automatiquement liés aux individus

• Historique d'Activité : Historique complet des emails pour les contacts

• Suivi des Communications : Suivez toutes les communications par email

• Gestion des Contacts : Maintenez un historique complet des contacts

Intégration avec le Module d'Organisations

Connectez les emails aux entreprises :

• Corrélation d'Organisation : Emails liés aux organisations

• Communication B2B : Suivez les communications par email des entreprises

• Historique de Compte : Historique complet des emails pour les comptes

• Gestion des Relations : Maintenez l'historique des communications de compte

Intégration avec le Module de Tickets

Liez les emails aux tickets de support :

• Corrélation de Ticket : Emails liés aux tickets

• Historique de Support : Historique complet des emails de support

• Filtrage des Tickets : Les fils d'emails sont liés aux tickets

• Gestion du Support : Maintenez l'historique des communications de ticket

Intégration avec le Module d'Opportunités

Connectez les emails aux opportunités de vente :

• Corrélation d'Opportunité : Emails liés aux opportunités

• Communication de Vente : Suivez les communications par email de vente

• Historique des Transactions : Historique complet des emails pour les transactions

• Gestion des Ventes : Maintenez l'historique des communications d'opportunité

Intégration de Tous les Modules

Le module de Boîte Mail s'intègre à tous les modules CRM qui utilisent des communications par email, fournissant un suivi complet des activités par email à travers tout le système.

Cas d'Utilisation

Cas d'Utilisation 1 : Gestion Automatique des Emails

Scénario : Journalisation automatique des emails des clients

Étapes :

1. Configurez le transfert d'emails

2. Ajoutez l'adresse de transfert à BCC

3. Envoyez des emails aux clients

4. Emails journalisés automatiquement

5. Emails corrélés aux contacts

6. Activités créées automatiquement

7. Historique complet des emails maintenu

Avantages :

• Journalisation automatique

• Historique complet

• Corrélation des entités

• Suivi des activités

• Économies de temps

Cas d'Utilisation 2 : Suivi des Emails de Support

Scénario : Suivi des communications par email de support

Étapes :

1. Configurez le transfert d'emails

2. Emails de support transférés

3. Emails corrélés aux tickets

4. Activités de ticket créées

5. Historique complet de support

6. Fils d'emails maintenus

Avantages :

• Historique de support

• Corrélation de ticket

• Suivi des activités

• Documentation complète

• Efficacité du support

Dossiers, vues et actions de création à partir d'emails

Sémantique des Dossiers

La Boîte Mail utilise une sémantique de dossier partagé à travers la Boîte de Réception, Tous les Emails, Envoyés, Archive, Spam, Corbeille, et des dossiers personnalisés. Les comptes et filtres restent cohérents entre les vues de liste et de détail. Si un message semble manquant, changez de dossier et effacez la recherche avant de supposer que la synchronisation a échoué.

Vue Conversations vs Messages

• Conversations regroupe les fils pour un aperçu.
• Messages affiche des lignes de message individuelles — utilisez cela lors du dépannage d'un email spécifique.

Créer un Ticket, une Opportunité ou une Tâche à partir d'un email

À partir d'un message ou d'un fil, vous pouvez créer des enregistrements CRM directement :

1. Ouvrez le message dans la Boîte Mail.
2. Utilisez Créer un ticket, Créer une opportunité, ou Créer une tâche à partir du panneau participant/action.
3. Piraja résout d'abord la propriété Individuel/Organisation, ouvre le flux de création, puis lie le nouvel enregistrement au fil.

Suggestions de Corrélation

Les suggestions sont ciblées sur le message. Acceptez ou déclinez les liens sur le message ; ils ne sont pas effacés par des actions de fil non liées.

Synchronisation des Envoyés et Outlook

Si Envoyés est vide pour Outlook alors que la Boîte de Réception fonctionne, reconnectez Outlook et envoyez un nouveau message de test. La récupération de synchronisation des Envoyés s'exécute lors de la reconnexion.

Conclusion

Le module de Boîte Mail fournit une gestion complète des emails, garantissant que toutes vos communications par email sont capturées et liées aux bons contacts dans votre CRM. En connectant votre fournisseur d'email ou en configurant le transfert d'emails et en tirant parti de la corrélation automatique, vous pouvez maintenir un historique complet des communications sans effort manuel.

Points Clés à Retenir :

• Gestion Automatique : Emails gérés automatiquement via Gmail, Outlook ou transfert

• Corrélation des Entités : Association automatique aux contacts

• Suivi des Activités : Historique d'activité complet

• Filtrage des Emails : Regroupez les emails liés

• Support Multi-Fournisseur : Options Gmail, Outlook et transfert

• Économies de Temps : Aucune journalisation manuelle requise

Prochaines Étapes :

1. Activez le module de Boîte Mail

2. Connectez Gmail/Outlook ou obtenez l'adresse de transfert

3. Configurez l'intégration des emails

4. Testez la synchronisation ou le transfert des emails

5. Révisez les emails dans la Boîte Mail

6. Vérifiez la corrélation des entités

7. Profitez de la gestion automatique des emails

Questions Fréquemment Posées

Qu'est-ce que le module de Boîte Mail ?

Le module de Boîte Mail est un système complet de gestion des emails qui s'intègre à Gmail, Outlook ou au transfert d'emails pour capturer, stocker et organiser automatiquement toutes les communications par email. Les emails sont analysés, stockés et automatiquement corrélés avec les contacts dans votre CRM.

Comment configurer l'intégration des emails ?

Connectez votre compte Gmail ou Outlook dans la configuration du module de Boîte Mail pour une synchronisation automatique, ou obtenez votre adresse de transfert unique et ajoutez-la à BCC lors de l'envoi d'emails, ou configurez le transfert d'emails pour transférer les emails vers votre adresse.

Comment fonctionne la corrélation des entités ?

L'intégration associe les emails aux contacts en utilisant une correspondance exacte d'email, une correspondance de domaine, une correspondance de nom ou une référence de ticket lorsque disponible ; vous pouvez également attribuer manuellement.

Puis-je attribuer des emails manuellement ?

Oui ! Si la corrélation automatique ne trouve pas de correspondance ou trouve une correspondance incorrecte, vous pouvez attribuer manuellement des emails à des individus, des organisations, des tickets ou des opportunités.

Quelles données d'email sont stockées ?

L'intégration stocke les en-têtes des emails, de/à/cc/bcc, sujet, corps (texte et HTML), pièces jointes, horodatages et informations sur le fil.

Comment puis-je voir les emails ?

Accédez au module de Boîte Mail pour voir tous les emails. Vous pouvez également voir les emails depuis les pages de détail des individus ou des organisations lorsque les emails sont corrélés.

Puis-je rechercher des emails spécifiques ?

Oui ! Le module de Boîte Mail fournit des capacités de recherche en texte intégral, vous permettant de rechercher par sujet, corps, expéditeur, destinataire ou tout contenu d'email.

Comment fonctionne le filtrage des emails ?

Les emails sont automatiquement regroupés par fil en utilisant les en-têtes Message-ID et In-Reply-To, maintenant le contexte de la conversation et facilitant le suivi des fils d'emails.

Que se passe-t-il si la corrélation échoue ?

Si la corrélation automatique ne trouve pas de correspondance, les emails sont stockés avec le statut "en attente". Vous pouvez attribuer manuellement ces emails aux bonnes entités.

Puis-je utiliser plusieurs adresses de transfert ?

Oui ! Chaque utilisateur peut avoir sa propre adresse de transfert, permettant à plusieurs membres de l'équipe de journaliser des emails indépendamment.

Comment configurer le transfert Gmail ?

Allez dans Paramètres Gmail > Transfert et POP/IMAP, ajoutez votre adresse de transfert, vérifiez-la et activez le transfert. Notez que Gmail transfère vers des adresses emails, donc vous pourriez avoir besoin d'un service intermédiaire pour le transfert webhook.

Comment configurer le transfert Outlook ?

Allez dans Paramètres Outlook > Mail > Transfert, activez le transfert et entrez votre adresse de transfert. Comme pour Gmail, Outlook transfère vers des adresses emails, donc vous pourriez avoir besoin d'un service intermédiaire.

Y a-t-il un coût pour la gestion des emails ?

Le module de Boîte Mail prend en charge les intégrations Gmail et Outlook (gratuites) ainsi que le transfert d'emails. Vérifiez auprès de votre fournisseur de services d'email pour tout coût de transfert si vous utilisez la méthode de transfert. Les intégrations Gmail et Outlook sont gratuites à utiliser.