Verbinden Sie Gmail oder Outlook mit dem Mailbox-Modul, damit E-Mails automatisch synchronisiert und mit Kontakten verknüpft werden. Einmalige OAuth-Einrichtung, keine Weiterleitung erforderlich.
Einführung
Warum E-Mail mit dem CRM verbinden?
Wenn E-Mails nur in Ihrem Posteingang bleiben, weiß das CRM nicht, was Sie gesendet oder empfangen haben. Das Mailbox-Modul ermöglicht es Ihnen, Gmail oder Outlook über OAuth zu verbinden, sodass E-Mails ins CRM synchronisiert und einzelnen Personen und Organisationen zugeordnet werden. Jede E-Mail kann als Aktivität beim entsprechenden Kontakt erscheinen, sodass Sie eine vollständige Kommunikationshistorie an einem Ort haben. Das hilft bei Nachverfolgungen, Übergaben und beim Überblick über alles, was mit einem Lead oder Kunden passiert ist.
Sie können auch eine Weiterleitungsadresse verwenden, wenn Sie kein Konto verbinden möchten; der empfohlene Ansatz ist jedoch Gmail oder Outlook OAuth. Siehe die Gmail-Integration und die Outlook-Integration für spezifische Schritte je Anbieter.
Schritt 1: Aktivieren Sie das Mailbox-Modul
Überprüfen Sie die Verfügbarkeit des Moduls
- Das Mailbox-Modul muss für Ihr Unternehmen aktiviert sein. Ihr Unternehmensadministrator aktiviert Module in den Modul- oder Unternehmenseinstellungen.
- Sobald das Mailbox-Modul aktiviert ist, sollte es in Ihrer Navigation oder Seitenleiste angezeigt werden. Wenn Sie es nicht sehen, überprüfen Sie Ihre Seitenleiste oder Modulübersicht und aktivieren Sie es für Ihre Ansicht, damit Sie Mailbox öffnen und Ihre E-Mail verbinden können.
Schritt 2: Verbinden Sie Gmail oder Outlook
Gmail verbinden
- Gehen Sie zu Module und öffnen Sie Mailbox (oder verwenden Sie den Mailbox-Eintrag in Ihrer App).
- Wählen Sie Gmail verbinden (oder die entsprechende Schaltfläche).
- Sie werden zu Google weitergeleitet, um sich anzumelden. Melden Sie sich mit dem Gmail-Konto an, das Sie für die Arbeit verwenden.
- Überprüfen und genehmigen Sie die Berechtigungen, die Piraja anfordert (z. B. E-Mails lesen und senden, Zugriff auf Labels). Diese ermöglichen es dem CRM, Ihre Nachrichten zu synchronisieren und sie mit Kontakten zu verknüpfen.
- Nach Ihrer Genehmigung werden Sie zurück zum CRM weitergeleitet. Die Verbindung ist abgeschlossen und E-Mails beginnen mit der Synchronisierung.
Outlook verbinden
- Öffnen Sie Mailbox und wählen Sie Outlook verbinden (oder das Äquivalent).
- Melden Sie sich mit Ihrem Microsoft-Arbeits- oder Schulaccount an (oder persönlichem Outlook, falls Sie das verwenden).
- Genehmigen Sie die angeforderten Berechtigungen, damit Piraja E-Mails synchronisieren und zuordnen kann.
- Sie werden zum CRM zurückgeleitet; die Synchronisierung beginnt.
Eine Verbindung pro Benutzer
Jeder Benutzer verbindet sein eigenes Gmail- oder Outlook-Konto. Es ist nicht notwendig, ein einzelnes Postfach zu teilen; die E-Mails jedes Benutzers werden für sein eigenes Konto synchronisiert und den gleichen gemeinsamen Kontakten und Organisationen im CRM zugeordnet.
Was synchronisiert wird
Eingehende und gesendete E-Mails
- Eingehende und gesendete E-Mails werden in Mailbox synchronisiert. Sie können sie im Mailbox-Modul anzeigen (z. B. nach Ordner: Posteingang, Gesendet oder Alle).
- Das System ordnet E-Mails Einzelpersonen und Organisationen anhand der E-Mail-Adressen des Absenders und des Empfängers zu. Wenn ein Kontakt im CRM diese E-Mail hat, wird die Nachricht mit seinem Datensatz verknüpft.
- Jede zugeordnete E-Mail kann als Aktivität oder Protokolleintrag beim entsprechenden Kontakt oder der Organisation erscheinen, sodass Sie beim Öffnen eines Kontakts die Gesprächshistorie sehen.
Wovon die Zuordnung abhängt
Die Zuordnung funktioniert am besten, wenn Ihre Einzelpersonen und Organisationen korrekte, aktuelle E-Mail-Adressen haben. Wenn der Absender oder Empfänger nicht im CRM ist oder die E-Mail-Adresse nicht übereinstimmt, kann die Nachricht möglicherweise weiterhin in Mailbox angezeigt werden, wird jedoch nicht mit einem Kontakt verknüpft. Halten Sie die Kontaktdaten aktuell für die besten Ergebnisse.
Mailbox nach der Verbindung nutzen
E-Mails anzeigen
- Verwenden Sie das Mailbox-Modul, um synchronisierte E-Mails nach Ordner (Posteingang, Gesendet usw.) zu durchsuchen oder zu suchen.
- Öffnen Sie einen Kontakt (Einzelperson oder Organisation), um deren verknüpfte Aktivitäten zu sehen, einschließlich der E-Mails, die ihnen zugeordnet wurden.
Verknüpfung mit Tickets oder Chancen
Je nach Ihrer Einrichtung können Sie möglicherweise E-Mail-Threads mit Tickets oder Chancen verknüpfen, sodass das gesamte Gespräch an diesem Geschäft oder Supportfall angehängt wird. Überprüfen Sie die Detailansicht des Tickets oder der Chance und Mailbox auf Verknüpfungs- oder Anhangsoptionen.
Best Practices
Halten Sie die E-Mail-Adressen der Kontakte aktuell
Wenn ein Kontakt seine E-Mail-Adresse ändert, aktualisieren Sie seinen Datensatz in Einzelpersonen oder Organisationen. Korrekte Adressen verbessern die Zuordnung, sodass mehr E-Mails beim richtigen Kontakt erscheinen.
Verwenden Sie ein Arbeitskonto
Verbinden Sie das E-Mail-Konto, das Sie für die Kommunikation mit Kunden und Interessenten verwenden. So sind die E-Mails, die für Vertrieb und Support wichtig sind, die, die ins CRM synchronisiert werden.
Häufig gestellte Fragen
Muss ich eine Weiterleitung einrichten?
Nein. Wenn Sie Gmail oder Outlook über OAuth verbinden, erfolgt die Synchronisierung automatisch. Eine Weiterleitung ist nur erforderlich, wenn Sie die Weiterleitungsoption von Mailbox anstelle der Anbieter-Verbindung verwenden.
Kann ich sowohl Gmail als auch Outlook verbinden?
Typischerweise verbinden Sie einen Anbieter pro Benutzer (entweder Gmail oder Outlook). Wenn Ihre App mehrere Verbindungen zulässt, überprüfen Sie die Mailbox- oder Integrationseinstellungen.
Was ist, wenn E-Mails bei einem Kontakt nicht angezeigt werden?
Bestätigen Sie, dass der Kontakt die korrekte E-Mail-Adresse gespeichert hat. Wenn die Adresse mit dem Absender oder Empfänger übereinstimmt, sollte die Nachricht verknüpft sein. Wenn die Zuordnung weiterhin fehlschlägt, siehe Mailbox: E-Mails erscheinen nicht für die Fehlersuche.
An wen kann ich mich wenden, wenn ich Hilfe benötige?
Kontaktieren Sie den Support unter support@piraja.io.
Fazit
Verbinden Sie Ihre E-Mail mit dem CRM, indem Sie das Mailbox-Modul aktivieren und Gmail oder Outlook in einem einmaligen OAuth-Prozess verbinden. E-Mails werden dann synchronisiert und den Kontakten zugeordnet, sodass Sie eine vollständige Kommunikationshistorie an einem Ort haben. Für weitere Details siehe das Mailbox-Modul und die Integrationsanleitungen für Gmail oder Outlook.