Verwenden Sie das Aufgabenmodul, um Nachverfolgungen, To-dos und Aktivitäten zu verfolgen. Verknüpfen Sie Aufgaben mit Chancen, Tickets oder Kontakten, damit nichts übersehen wird.
Einführung
Warum Aufgaben im CRM verwenden?
Nachverfolgungen und To-dos, die nur in Ihrem Kopf oder in E-Mails existieren, werden oft vergessen. Das Aufgabenmodul ermöglicht es Ihnen, Aufgaben zu erstellen, Fälligkeitsdaten festzulegen und sie mit Chancen, Tickets, Personen oder Organisationen zu verknüpfen. Sie sehen, was fällig ist und was mit jedem Geschäft oder Kontakt verknüpft ist, sodass das gesamte Team Sichtbarkeit hat und nichts verloren geht.
Für wen ist das gedacht
- Vertriebsmitarbeiter, die Leads und Chancen nachverfolgen müssen (zurückrufen, Angebot senden, Demo planen)
- Supportmitarbeiter, die Ticketnachverfolgungen und Kundenrückrufe verfolgen
- Jeder, der einen einzigen Ort für umsetzbare To-dos haben möchte, die mit dem richtigen Datensatz im CRM verbunden sind.
Schritt 1: Eine Aufgabe erstellen
So erstellen Sie eine Aufgabe
- Gehen Sie zu Aufgaben in der Hauptnavigation (oder öffnen Sie das Aufgabenmodul aus Ihrer Seitenleiste).
- Klicken Sie auf Aufgabe erstellen (oder das Äquivalent in Ihrer App).
- Geben Sie einen klaren Titel oder eine Beschreibung ein (z. B. "Rückruf wegen Angebot", "Angebot an Acme Corp senden", "Nachverfolgung zu Ticket #123").
- Setzen Sie ein Fälligkeitsdatum, damit Sie wissen, wann Sie es erledigen müssen. Verwenden Sie heute oder den nächsten Geschäftstag für dringende Nachverfolgungen.
- Wenn Ihr Team Zuweisungen verwendet, weisen Sie die Aufgabe der verantwortlichen Person zu.
- Verknüpfen Sie die Aufgabe mit dem relevanten Datensatz: einer Chance, einem Ticket, einer Person oder einer Organisation. Das Verknüpfen hält die Aufgabe auf diesem Datensatz sichtbar, sodass Sie beim Öffnen des Geschäfts oder Kontakts die ausstehende Nachverfolgung sehen.
- Speichern. Die Aufgabe erscheint in Ihrer Aufgabenliste und auf dem verknüpften Datensatz.
Schritt 2: Arbeiten Sie von Ihrer Aufgabenliste aus
Verwendung der Aufgabenliste
- Öffnen Sie Aufgaben, um Ihre Aufgaben (oder Ihnen zugewiesene Aufgaben) zu sehen. Filtern Sie nach Fälligkeitsdatum, Zuweisung oder verknüpftem Datensatz, damit Sie sich auf das konzentrieren können, was heute fällig ist oder was mit einer bestimmten Chance oder einem Kontakt verbunden ist.
- Vervollständigen Sie Aufgaben, wenn Sie fertig sind. Das Markieren als abgeschlossen hält Ihre Warteschlange genau und lässt das Team sehen, dass die Nachverfolgung erledigt wurde.
- Wenn eine Nachverfolgung nicht mehr benötigt wird, können Sie die Aufgabe gemäß den Optionen Ihrer App abschließen oder stornieren.
Aufgaben im Kontext sehen
Wenn Sie eine Chance, ein Ticket, eine Person oder eine Organisation öffnen, suchen Sie nach einem Aufgaben-Tab oder -Bereich. Dort sehen Sie alle Aufgaben, die mit diesem Datensatz verknüpft sind. So müssen Sie das Geschäft oder den Kontakt nicht verlassen, um zu sehen, was noch zu tun ist.
Aufgaben mit dem richtigen Datensatz verknüpfen
Warum Verknüpfungen wichtig sind
- Chance: Verknüpfen Sie Nachverfolgungsaufgaben (Rückruf, Angebot senden) mit der Chance, damit jeder im Geschäft sieht, was als Nächstes kommt.
- Ticket: Verknüpfen Sie Aufgaben mit dem Ticket, wenn Sie zu einem Supportfall nachverfolgen müssen (z. B. "Kunden anrufen, wenn Teil ankommt").
- Person oder Organisation: Verknüpfen Sie Aufgaben mit dem Kontakt oder der Firma, wenn die Nachverfolgung die Beziehung im Allgemeinen betrifft oder wenn es noch keine einzelne Chance oder kein Ticket gibt.
Das Verknüpfen gibt Kontext: Wenn Sie den Datensatz öffnen, sehen Sie die Aufgabe, und wenn Sie Ihre Aufgabenliste ansehen, können Sie nach Datensatz filtern oder gruppieren.
Best Practices
Verknüpfen Sie jede Nachverfolgung mit dem relevanten Datensatz
Verknüpfen Sie Aufgaben immer mit der Chance, dem Ticket oder dem Kontakt, zu dem sie gehören. So ist die Nachverfolgung im Kontext sichtbar und das Team hat einen Ort, um zu sehen, was pro Geschäft oder Kunde aussteht.
Fälligkeitsdaten festlegen
Geben Sie jeder Aufgabe ein Fälligkeitsdatum, damit Sie wissen, was Sie heute zu tun haben und was warten kann. Ohne Daten neigen Aufgaben dazu, sich anzuhäufen und vergessen zu werden.
Verwenden Sie Aufgaben für Verpflichtungen
Wenn Sie sagen "Ich rufe morgen zurück" oder "Ich sende das Angebot bis Freitag", erstellen Sie eine Aufgabe mit diesem Fälligkeitsdatum und verknüpfen Sie sie mit der Chance oder dem Kontakt. Das verwandelt eine mündliche Verpflichtung in etwas Sichtbares und Nachverfolgbare.
Aufgaben als erledigt markieren
Markieren Sie Aufgaben als abgeschlossen, wenn Sie die Nachverfolgung erledigt haben. Das hält Ihre Liste genau und gibt dem Team Vertrauen, dass nichts übersehen wurde.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich eine Aufgabe mit einer Chance und einem Kontakt verknüpfen?
Je nach Ihrer App können Sie möglicherweise eine Aufgabe mit einem oder mehreren Datensätzen verknüpfen (z. B. Chance und Person). Überprüfen Sie das Aufgabenformular auf Verknüpfungsoptionen; mindestens können Sie mit einem primären Datensatz verknüpfen, sodass die Aufgabe im Kontext erscheint.
Kann ich Aufgaben jemand anderem zuweisen?
Wenn Ihre Einrichtung dies unterstützt, verwenden Sie das Zuweisungsfeld, um die Aufgabe der verantwortlichen Person zuzuweisen. Sie sehen es in ihrer Aufgabenliste und können es bei Bedarf abschließen.
Wen kann ich um Hilfe bitten?
Kontaktieren Sie den Support unter support@piraja.io.
Fazit
Verwalten Sie Aufgaben und Nachverfolgungen, indem Sie Aufgaben im Aufgabenmodul erstellen, sie mit Chancen, Tickets oder Kontakten verknüpfen, Fälligkeitsdaten festlegen und von Ihrer Aufgabenliste aus arbeiten. Wenn Sie dies konsequent tun, geht nichts verloren. Für weitere Informationen siehe die Anleitung zum Aufgabenmodul und Wie man Leads vom ersten Kontakt bis zum Geschäft verfolgt für den vollständigen Workflow von Lead zu Deal.