Leads vom ersten Kontakt bis zum Abschluss verfolgen

Verwenden Sie Piraja CRM, um Leads vom ersten Kontakt bis zu einem abgeschlossenen Deal zu verfolgen. Diese Anleitung behandelt Individuen, Organisationen, Chancen und die Pipeline, damit Sie keinen Lead verlieren.

Einführung

Warum Leads an einem Ort verfolgen?

Wenn Leads über E-Mails, Tabellen und Notizen verstreut sind, gehen Deals verloren und Follow-ups werden übersehen. Piraja bietet Ihnen einen Ort, um Kontakte zu speichern, sie mit Unternehmen zu verknüpfen, Chancen zu erstellen und Deals durch Ihre Pipeline zu bewegen. Jedes Teammitglied kann dasselbe Bild sehen, und nichts geht verloren.

Diese Anleitung zeigt, wie Sie vom ersten Kontakt zu einem abgeschlossenen Deal gelangen, indem Sie das Individuen-Modul, das Organisations-Modul, das Chancen-Modul und das Pipeline-Modul nutzen.

Für wen ist das gedacht

• Vertriebsteams, die einen klaren Prozess vom Lead zum Deal wünschen
• Kleine Unternehmen, die von Tabellen zu einem CRM wechseln
• Jeder, der Leads konsequent nachverfolgen muss
• Teams, die Einblick haben möchten, wer an welchem Deal arbeitet

Schritt 1: Kontakt und Unternehmen hinzufügen

Wenn ein neuer Lead eingeht, besteht der erste Schritt darin, die Person und, wenn relevant, das Unternehmen, für das sie arbeitet, zu erfassen.

Erstellen Sie die Person (Kontakt)

1. Gehen Sie zu Individuen in der Hauptnavigation.
2. Klicken Sie auf Individuum erstellen (oder die entsprechende Schaltfläche in Ihrer App).
3. Geben Sie mindestens Namen und E-Mail ein; fügen Sie Telefon hinzu, wenn Sie es haben. Diese Felder helfen dem CRM, eingehende E-Mails zuzuordnen und die Historie an einem Ort zu speichern.
4. Speichern Sie das Individuum. Sie haben jetzt einen Kontakt-Datensatz.

Fügen Sie das Unternehmen (Organisation) hinzu oder finden Sie es

Wenn der Lead für ein Unternehmen arbeitet, das für Sie von Bedeutung ist (z. B. für B2B-Verkäufe):

1. Gehen Sie zu Organisationen und erstellen Sie entweder ein neues Unternehmen oder suchen Sie nach einem bestehenden.
2. Geben Sie den Firmennamen und alle Details ein, die Sie haben (Website, Adresse). Wenn Sie in Norwegen oder im Vereinigten Königreich tätig sind, können Sie Unternehmen mithilfe der BRREG oder Companies House Integrationen suchen und importieren, sodass Sie nicht alles von Hand eingeben müssen.
3. Verknüpfen Sie die Person mit der Organisation, damit der Kontakt unter dem Unternehmen erscheint und das Unternehmen beim Kontakt angezeigt wird. Dies gibt Ihnen eine einheitliche Kontenansicht und ermöglicht es Ihnen, alle Chancen für dieses Unternehmen zu sehen.

Schritt 2: Eine Chance erstellen

Eine Chance stellt einen einzelnen Deal oder Verkaufschance dar. Eine zu erstellen und sie mit dem Kontakt (und Unternehmen) zu verknüpfen, bringt den Deal ins Radar und in die Pipeline.

So erstellen Sie eine Chance

1. Klicken Sie im Chancen-Modul (oder im Kontakt- oder Organisationsdatensatz) auf Chance erstellen.
2. Geben Sie der Chance einen klaren Namen (z. B. "Acme Corp – Q1-Erneuerung").
3. Verknüpfen Sie sie mit der Person und/oder Organisation, die Sie erstellt haben. So erscheint die Chance in ihrem Datensatz und in der Pipeline.
4. Legen Sie den Wert (Deal-Größe) und alle anderen Felder fest, die Ihr Team verwendet (z. B. voraussichtliches Abschlussdatum, Phase).
5. Speichern. Die Chance wird in der Pipeline-Ansicht angezeigt, sodass Sie sie durch die Phasen bewegen können (z. B. Lead, Qualifiziert, Angebot, Gewonnen/Verloren).

Verwendung der Pipeline-Ansicht

Öffnen Sie die Pipeline, um alle Chancen nach Phase zu sehen. Sie können Chancen zwischen den Phasen per Drag & Drop verschieben, während sich der Deal entwickelt. Dies gibt Ihnen ein visuelles Board für jeden Deal und erleichtert es, stagnierende oder gefährdete Chancen zu erkennen.

Schritt 3: Aufgaben und Postfach nutzen, um den Überblick zu behalten

Ohne Follow-up-Erinnerungen und verknüpfte E-Mails werden Leads kalt. Zwei Funktionen helfen Ihnen, den Überblick zu behalten: Aufgaben und Postfach.

Aufgaben für Follow-up erstellen

1. Erstellen Sie eine Aufgabe, die mit der Chance oder dem Kontakt verknüpft ist. Zum Beispiel: "Rückruf wegen Angebot", "Angebot senden", "Demo planen".
2. Legen Sie ein Fälligkeitsdatum fest und, falls Ihr Team dies verwendet, weisen Sie die Aufgabe der richtigen Person zu.
3. Wenn die Aufgabe erledigt ist, markieren Sie sie als abgeschlossen. Ausstehende Aufgaben fungieren als To-Do-Liste, sodass nichts vergessen wird.

E-Mail verbinden, damit Gespräche im CRM sind

Wenn Sie Gmail oder Outlook über das Postfach-Modul verbinden, werden E-Mails synchronisiert und den Individuen und Organisationen zugeordnet. Jede E-Mail erscheint als Aktivität beim richtigen Kontakt und hält die gesamte Gesprächshistorie an einem Ort. Siehe So verbinden Sie Ihre E-Mail mit dem CRM für die Einrichtung.

Best Practices

Eine Chance pro Deal

Erstellen Sie eine einzelne Chance für jeden einzelnen Deal. Vermeiden Sie doppelte Chancen für denselben Deal, damit die Pipeline die Realität widerspiegelt und die Prognosen genau bleiben.

Individuen und Organisationen verknüpfen

Verknüpfen Sie immer Kontakte mit ihrem Unternehmen, wenn Sie B2B machen. So sehen Sie alle Kontakte und alle Chancen pro Konto und können sowohl nach Unternehmen als auch nach Deal priorisieren.

Pipeline-Ansicht regelmäßig nutzen

Überprüfen Sie die Pipeline häufig, um Deals voranzubringen und solche zu erkennen, die zu lange in einer Phase feststecken. Ein schneller wöchentlicher Durchgang hilft, die Pipeline sauber zu halten und Prognosen realistisch.

Aufgaben für jeden nächsten Schritt hinzufügen

Für jeden "Ich werde nachverfolgen"-Moment erstellen Sie eine Aufgabe mit einem Fälligkeitsdatum. So wird das Follow-up geplant und für das Team sichtbar, und Leads gehen weniger wahrscheinlich kalt.

Kontaktdaten aktuell halten

Wenn sich die E-Mail oder Telefonnummer eines Kontakts ändert, aktualisieren Sie den Individuen-Datensatz. Genauere Daten verbessern die E-Mail-Zuordnung im Postfach und erleichtern es dem gesamten Team, die richtige Person zu erreichen.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich mehrere Chancen pro Kontakt verfolgen?

Ja. Eine Person oder Organisation kann viele Chancen haben. Erstellen Sie eine neue Chance für jeden einzelnen Deal (z. B. unterschiedliche Produkte, unterschiedliche Zeitrahmen). Die Pipeline und der Kontaktdatensatz zeigen alle an.

Wo sehe ich alle meine Deals?

Verwenden Sie das Pipeline-Modul für ein visuelles Board von Chancen nach Phase. Sie können auch Chancen aus dem Chancen-Modul auflisten und filtern. Beide Ansichten verwenden dieselben Daten; wählen Sie diejenige, die zu Ihrer Arbeitsweise passt.

Was ist, wenn ich den Kontakt bereits in der E-Mail habe, aber nicht im CRM?

Fügen Sie ihn als Individuum (und Organisation, wenn relevant) in Piraja hinzu. Sobald das Postfach verbunden ist, werden zukünftige E-Mails mit diesem Kontakt verknüpft. Bei vergangenen E-Mails hängt die Zuordnung von Ihrem Anbieter und der Synchronisierung ab; künftig werden alle neuen Gespräche verknüpft.

Kann ich Chancen einem Teammitglied zuweisen?

Die Zuweisung hängt davon ab, wie Ihr Unternehmen das Chancen-Modul verwendet. Überprüfen Sie das Chancenformular oder die Detailansicht auf ein Feld für einen Zuweisenden oder Eigentümer. Verwenden Sie es, damit jeder weiß, wer für jeden Deal verantwortlich ist.

Wen kann ich um Hilfe bitten?

Bei Fragen zur Nutzung von Piraja wenden Sie sich an den Support unter support@piraja.io.

Fazit

Leads vom ersten Kontakt bis zum Deal in Piraja zu verfolgen, bedeutet: den Kontakt (und das Unternehmen) hinzuzufügen, eine Chance zu erstellen, sie in der Pipeline zu bewegen und Aufgaben sowie das Postfach zu nutzen, um nachzufolgen. Wenn Sie dies konsequent tun, erhalten Sie eine einzige Quelle der Wahrheit für jeden Deal und kein Lead bleibt zurück. Für weitere Details siehe die Chancen-Modul und Pipeline-Modul Anleitungen sowie So verwalten Sie B2B-Kontakte und Unternehmen für die Kontostruktur.