De Cotización a Factura: Oportunidades y Facturación

Convierte oportunidades en facturables y luego en facturas de Stripe. Esta guía te lleva desde la cotización hasta el pago en Piraja CRM.

Introducción

El flujo

1. Creas una Oportunidad (o usas una existente) y agregas Facturables — líneas de tu Catálogo de Servicios o elementos personalizados con cantidades y precios. Esta es tu cotización.
2. Cuando el cliente dice que sí, generas una factura a partir de esos facturables usando la Integración de Stripe. La factura se crea en Stripe y puede ser enviada al cliente.
3. El cliente paga a través de Stripe; tú realizas el seguimiento del pago en Stripe y, donde sea compatible, en el CRM.

Necesitas el módulo de Finanzas (facturables) y la integración de Stripe habilitados. Consulta Cómo Facturar a Clientes con Stripe para la configuración. El mismo flujo se puede usar para Tickets (por ejemplo, trabajo de soporte o proyectos): agrega facturables al ticket y genera una factura cuando estés listo para facturar.

Paso 1: Crea la oportunidad y agrega facturables

Crea o abre la oportunidad

1. Crea una Oportunidad y vincúlala al contacto (individual y/o organización) para el que estás cotizando. Dale un nombre claro (por ejemplo, "Acme Corp – Suscripción Q1").
2. Mueve la oportunidad a la etapa correcta en tu pipeline (por ejemplo, Propuesta o Cotización enviada) para que el equipo sepa en qué estado se encuentra el trato.

Agrega facturables (tu cotización)

1. Abre la oportunidad y encuentra la pestaña o sección de Facturables.
2. Agrega líneas: selecciona de tu catálogo de Servicios (si lo usas y está sincronizado con Stripe) o agrega elementos personalizados. Para cada línea, ingresa la descripción, cantidad y precio (y IVA si corresponde).
3. Asegúrate de que el cliente (individual u organización) esté establecido en la oportunidad para que la factura se envíe a la parte correcta. Los facturables que agregas son tu cotización; cuando el cliente acepta, se convierten en la base para la factura.

Paso 2: Genera la factura cuando se cierre el trato

Cuándo generar

Genera la factura solo cuando el cliente haya aceptado la cotización (por ejemplo, trato ganado, contrato firmado o confirmación verbal). Eso evita enviar una factura antes de que el trato esté confirmado.

Cómo generar

1. Desde la misma oportunidad (con facturables y cliente establecidos), utiliza la opción para generar una factura o crear factura de Stripe a partir de los facturables.
2. La Integración de Stripe crea la factura en Stripe utilizando las líneas y el cliente vinculado a la oportunidad.
3. La factura puede ser enviada al cliente por correo electrónico desde Stripe, o puedes compartir el enlace tú mismo. El cliente paga a través de Stripe (tarjeta, banco, etc., dependiendo de tu configuración de Stripe).

Paso 3: Realiza el seguimiento del pago

Dónde se rastrea el pago

• Stripe procesa el pago. Usa tu panel de control de Stripe para ver el estado del pago (por ejemplo, pagado, vencido, fallido).
• Dependiendo de la configuración de tu CRM, el estado del pago también puede reflejarse en el CRM (por ejemplo, en la oportunidad o en una vista de finanzas). Consulta tu integración de Finanzas o Stripe para ver cómo se sincroniza el estado.

Seguimiento de facturas vencidas

Para facturas vencidas, utiliza las opciones de recordatorio de Stripe o haz un seguimiento manualmente. Consulta Cómo Cobrar Más Rápido para obtener consejos sobre términos, recordatorios y facturación clara.

Usando el mismo flujo para tickets

Los facturables también se pueden agregar a Tickets además de oportunidades. Utiliza esto cuando estés facturando por trabajo de soporte, proyectos o trabajos únicos que se rastrean en un ticket:

1. Abre el Ticket y agrega facturables (líneas) en la sección de Facturables.
2. Cuando estés listo para facturar, genera una factura a partir de los facturables del ticket. La integración de Stripe crea y envía la factura como con las oportunidades.
3. Vincula el ticket al Individuo o Organización correcto para que la factura vaya al cliente adecuado.

Mejores prácticas

Mantén los facturables en sincronía con lo que cotizaste

Las líneas en la oportunidad (o ticket) deben coincidir con lo que cotizaste. Cuando generas la factura, esas mismas líneas se convierten en la factura; si están incorrectas, la factura estará equivocada. Actualiza los facturables si el cliente solicita cambios antes de que factures.

Usa el catálogo de Servicios para consistencia

Donde sea posible, utiliza tu Catálogo de Servicios para que los productos y precios sean consistentes y estén sincronizados con Stripe. Eso reduce errores y mantiene los productos de Stripe alineados con tus ofertas.

Genera la factura solo cuando el trato esté confirmado

Evita generar una factura antes de que el cliente haya aceptado. Eso previene el envío de facturas prematuras y mantiene claro tu proceso de facturación.

Preguntas frecuentes

¿Puedo facturar desde un ticket en lugar de una oportunidad?

Sí. Los facturables también se pueden agregar a tickets. El flujo de cotización a factura es el mismo: agrega facturables al ticket, asegúrate de que el cliente esté establecido y genera la factura cuando estés listo para facturar.

¿Qué pasa si necesito cambiar la cotización después de agregar facturables?

Edita los facturables en la oportunidad (o ticket) antes de generar la factura. Agrega, elimina o cambia líneas y precios para que la factura refleje el alcance acordado.

¿A quién puedo contactar para obtener ayuda?

Contacta al soporte en support@piraja.io.

Conclusión

Pasa de cotización a factura agregando facturables a oportunidades (o tickets), conectando Stripe y generando facturas cuando el trato esté confirmado. Realiza el seguimiento del pago en Stripe y haz un seguimiento de las facturas vencidas. Para más información, consulta Cómo Facturar a Clientes con Stripe y la guía de Integración de Stripe.