Archiva individuos y organizaciones que ya no necesitas en listas activas, y restáuralos cuando sea necesario. Los registros archivados permanecen en el CRM pero están ocultos de las vistas predeterminadas.
Introducción
Por qué archivar en lugar de eliminar
Cuando un contacto o empresa ya no está activo (por ejemplo, un cliente antiguo, un duplicado o un lead que no se convirtió), puede que desees que estén fuera de tus listas principales sin perder el historial. Archivar oculta el registro de las vistas predeterminadas y de la búsqueda, mientras lo mantiene en la base de datos. Puedes restaurarlo más tarde si es necesario.
Individuos y Organizaciones generalmente pueden ser archivados (y restaurados) desde el detalle del registro o la lista. Las opciones exactas dependen de tu aplicación.
Cómo archivar un contacto o empresa
Desde el registro
- Abre el Individuo o Organización que deseas archivar.
- Busca Archivar, Marcar como archivado, o un menú de acciones (por ejemplo, tres puntos) con una opción de archivo.
- Confirma si se te solicita. El registro ahora está archivado y típicamente desaparece de la lista predeterminada y de la búsqueda global.
Desde la lista
Algunas aplicaciones te permiten seleccionar uno o más registros en la lista de Individuos u Organizaciones y elegir Archivar desde un menú de acción masiva. Usa esto para limpiar múltiples registros a la vez.
Cómo restaurar un registro archivado
Mostrar registros archivados primero
- En el módulo de Individuos u Organizaciones, busca un filtro o interruptor como Mostrar archivados, Incluir archivados, o Todos (vs "Solo activos").
- Actívalo para que los registros archivados aparezcan en la lista (o en la búsqueda).
- Encuentra el registro que deseas restaurar y ábrelo.
Restaurar
- Abre el Individuo o Organización archivado.
- Busca Restaurar, Desarchivar, o Marcar como activo (en el menú de acciones o en el registro).
- Confirma si se te solicita. El registro está activo nuevamente y aparece en las listas predeterminadas y en la búsqueda.
Qué sucede con los datos vinculados
Negocios, facturas y tickets
Archivar un contacto o empresa no elimina los oportunidades, facturas, o tickets vinculados. Esos registros permanecen; todavía están vinculados al Individuo u Organización archivados. Cuando restauras el contacto, los enlaces no cambian.
Mejores prácticas
Archiva en lugar de eliminar cuando puedas necesitar el historial
Para que puedas restaurar y para que los informes o auditorías aún puedan referirse al registro. Solo elimina si tu proceso lo requiere y tienes una copia de seguridad.
Usa "Mostrar archivados" cuando no puedas encontrar un contacto
Si un contacto o empresa falta en la búsqueda o lista, puede que esté archivado. Consulta Contacto o Empresa No Encontrado en la Búsqueda.
Preguntas frecuentes
¿Puedo buscar registros archivados?
Sí, cuando incluyes registros archivados (por ejemplo, "Mostrar archivados" o "Todos") en la lista o búsqueda. La búsqueda global puede incluir o no registros archivados dependiendo de la aplicación; verifica la lista de Individuos u Organizaciones con los archivados habilitados.
¿A quién puedo contactar para obtener ayuda?
Contacta al soporte en support@piraja.io.
Conclusión
Archiva contactos y empresas que ya no necesitas en vistas activas; restáuralos cuando sea necesario. Usa "Mostrar archivados" para encontrar y restaurar. Para más información sobre cómo encontrar registros, consulta Cómo Buscar y Encontrar en el CRM y Contacto o Empresa No Encontrado en la Búsqueda.