Utiliza el módulo de Mailbox para vincular correos electrónicos a contactos y adjuntar hilos a oportunidades o tickets para que toda la comunicación se mantenga en contexto.
Introducción
Por qué vincular correos electrónicos a contactos y oportunidades
Cuando el correo electrónico está en el CRM, el verdadero valor es vincularlo al Individuo, Organización, Oportunidad o Ticket correcto. De esta manera, todos ven la conversación completa sobre el contacto o la oportunidad, y nada se pierde en una bandeja de entrada genérica.
El Módulo de Mailbox sincroniza correos electrónicos a través de Gmail o Outlook y vincula mensajes a contactos por dirección de correo electrónico. También puedes vincular manualmente hilos a oportunidades o tickets donde la aplicación lo permita.
Vinculación automática a contactos
Cómo funciona la vinculación
- Cuando un correo electrónico es enviado a o desde una dirección que existe en un Individuo u Organización en el CRM, el sistema puede vincular ese mensaje a ese contacto.
- Los correos electrónicos vinculados aparecen como actividad o hilos vinculados en el contacto (y opcionalmente en la organización) para que, al abrir el contacto, veas el historial de la conversación.
- La vinculación depende de direcciones de correo electrónico precisas en el CRM. Si el remitente o el destinatario no están en tus contactos, o la dirección es incorrecta, el mensaje puede aparecer en Mailbox, pero no estará vinculado.
Qué hacer si un correo electrónico no está vinculado
- Verifica el registro del contacto: Asegúrate de que el Individuo u Organización tenga la dirección de correo electrónico correcta guardada (la que se utilizó en el hilo).
- Agrega o corrige el contacto: Si la persona o empresa aún no está en el CRM, agrégala con el correo correcto; los mensajes futuros deberían vincularse.
- Si la aplicación permite vinculación manual o adjuntar un hilo a un contacto u oportunidad, utilízalo para hilos existentes que no se vincularon.
Vinculación de hilos a oportunidades y tickets
Oportunidades (negocios)
- Algunas configuraciones te permiten adjuntar o vincular un hilo de correo electrónico a una Oportunidad para que toda la negociación o discusión de propuesta sea visible en el negocio.
- Usa la vista de detalle de la oportunidad o Mailbox para asociar el hilo con la oportunidad correcta. Eso mantiene el contexto de ventas en un solo lugar.
Tickets (soporte)
- Para Tickets, vincular el hilo al ticket significa que la conversación de soporte está adjunta al caso. Cuando abres el ticket, ves el hilo de correo electrónico.
- Crea o abre el ticket, luego vincula el hilo relevante desde Mailbox (o usa la opción de vincular/adjuntar si está disponible).
Mejores prácticas
- Mantén actualizadas las direcciones de correo electrónico de los contactos para que la vinculación automática funcione para la mayor cantidad de mensajes posible.
- Vincula hilos importantes a la oportunidad o ticket correcto para que el equipo tenga el contexto completo.
- Usa una cuenta de trabajo para Gmail o Outlook para que los correos que importan para ventas y soporte sean los que se sincronicen. Consulta Cómo conectar tu correo electrónico al CRM si aún no lo has conectado.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que vincular cada correo electrónico manualmente?
No. Muchos correos electrónicos son vinculados automáticamente a contactos cuando el correo electrónico del remitente/destinatario coincide con un contacto. Solo necesitas vincular manualmente cuando la vinculación automática no se aplica o al adjuntar un hilo a una oportunidad o ticket específico.
¿Qué pasa si los correos no aparecen en un contacto?
Confirma que el contacto tenga la dirección de correo electrónico correcta. Si la tiene y los mensajes aún no aparecen, consulta Mailbox: Correos no aparecen.
¿A quién puedo contactar para obtener ayuda?
Contacta al soporte en support@piraja.io.
Conclusión
Vincula correos electrónicos a contactos y oportunidades manteniendo los datos de contacto precisos (para la vinculación automática) y adjuntando hilos a oportunidades o tickets donde sea posible. El Módulo de Mailbox y la guía Cómo conectar tu correo electrónico al CRM explican la configuración y sincronización.