Utiliza el módulo de Tareas para rastrear seguimientos, tareas pendientes y actividades. Vincula tareas a oportunidades, tickets o contactos para que nada se pierda.
Introducción
¿Por qué usar tareas en el CRM?
Los seguimientos y tareas pendientes que solo están en tu cabeza o en correos electrónicos a menudo se olvidan. El Módulo de Tareas te permite crear tareas, establecer fechas de vencimiento y vincularlas a oportunidades, tickets, individuos u organizaciones. Puedes ver qué está pendiente y qué está vinculado a cada trato o contacto, de modo que todo el equipo tenga visibilidad y nada se escape.
¿Para quién es esto?
- Vendedores que necesitan hacer seguimiento de leads y oportunidades (volver a llamar, enviar propuesta, programar demostración)
- Personal de soporte que rastrea seguimientos de tickets y devoluciones de llamadas a clientes
- Cualquiera que quiera un lugar único para tareas pendientes vinculadas al registro correcto en el CRM.
Paso 1: Crear una tarea
Cómo crear una tarea
- Ve a Tareas en la navegación principal (o abre el módulo de Tareas desde tu barra lateral).
- Haz clic en Crear Tarea (o el equivalente en tu aplicación).
- Ingresa un título o descripción clara (por ejemplo, "Volver a llamar sobre propuesta", "Enviar cotización a Acme Corp", "Hacer seguimiento del ticket #123").
- Establece una fecha de vencimiento para saber cuándo hacerlo. Usa hoy o el siguiente día hábil para seguimientos urgentes.
- Si tu equipo utiliza asignaciones, asigna la tarea a la persona responsable.
- Vincula la tarea al registro relevante: una Oportunidad, Ticket, Individuo u Organización. Vincular mantiene la tarea visible en ese registro, así que cuando abras el trato o contacto, verás el seguimiento pendiente.
- Guarda. La tarea aparecerá en tu lista de tareas y en el registro vinculado.
Paso 2: Trabaja desde tu lista de tareas
Usando la lista de tareas
- Abre Tareas para ver tus tareas (o las tareas asignadas a ti). Filtra por fecha de vencimiento, asignado o registro vinculado para que puedas enfocarte en lo que vence hoy o en lo que está relacionado con una oportunidad o contacto específico.
- Completa las tareas cuando termines. Marcar las tareas como completadas mantiene tu cola precisa y permite que el equipo vea que se realizó el seguimiento.
- Si un seguimiento ya no es necesario, puedes completar o cancelar la tarea según las opciones de tu aplicación.
Ver tareas en contexto
Cuando abras una Oportunidad, Ticket, Individuo u Organización, busca una pestaña o sección de Tareas. Allí verás todas las tareas vinculadas a ese registro. De esa manera, no tienes que salir del trato o contacto para ver lo que queda por hacer.
Vinculando tareas al registro correcto
Por qué es importante vincular
- Oportunidad: Vincula tareas de seguimiento (volver a llamar, enviar propuesta) a la oportunidad para que todos en el trato vean qué sigue.
- Ticket: Vincula tareas al ticket cuando necesites hacer seguimiento de un caso de soporte (por ejemplo, "Llamar al cliente cuando llegue la pieza").
- Individuo u Organización: Vincula tareas al contacto o empresa cuando el seguimiento se refiere a la relación en general, o cuando aún no hay una oportunidad o ticket único.
Vincular proporciona contexto: cuando abres el registro, ves la tarea, y cuando miras tu lista de tareas, puedes filtrar o agrupar por registro.
Mejores prácticas
Vincula cada seguimiento al registro relevante
Siempre vincula las tareas a la oportunidad, ticket o contacto al que pertenecen. De esta manera, el seguimiento es visible en contexto y el equipo tiene un lugar para ver lo que está pendiente por trato o cliente.
Establece fechas de vencimiento
Asigna a cada tarea una fecha de vencimiento para que sepas qué hacer hoy y qué puede esperar. Sin fechas, las tareas tienden a acumularse y olvidarse.
Usa tareas para compromisos
Cuando digas "Volveré a llamar mañana" o "Enviaré la cotización para el viernes", crea una tarea con esa fecha de vencimiento y vincúlala a la oportunidad o contacto. Eso convierte un compromiso verbal en algo visible y rastreable.
Completa las tareas cuando termines
Marca las tareas como completadas cuando hayas realizado el seguimiento. Eso mantiene tu lista precisa y le da al equipo confianza de que nada se dejó pasar.
Preguntas frecuentes
¿Puedo vincular una tarea a una oportunidad y a un contacto?
Dependiendo de tu aplicación, es posible que puedas vincular una tarea a uno o más registros (por ejemplo, oportunidad e individuo). Verifica el formulario de tarea para opciones de vinculación; como mínimo, puedes vincular a un registro principal para que la tarea aparezca en contexto.
¿Puedo asignar tareas a otra persona?
Si tu configuración lo permite, utiliza el campo de asignado para asignar la tarea a la persona responsable. Ellos la verán en su lista de tareas y pueden completarla cuando terminen.
¿A quién puedo contactar para obtener ayuda?
Contacta al soporte en support@piraja.io.
Conclusión
Gestiona tareas y seguimientos creando tareas en el Módulo de Tareas, vinculándolas a oportunidades, tickets o contactos, estableciendo fechas de vencimiento y trabajando desde tu lista de tareas. Cuando lo haces de manera consistente, nada se pierde. Para más información, consulta la guía del Módulo de Tareas y Cómo rastrear leads desde el primer contacto hasta el trato para el flujo de trabajo completo de lead a trato.