Utiliza Piraja CRM para rastrear leads desde el primer contacto hasta un cierre exitoso. Esta guía abarca Individuos, Organizaciones, Oportunidades y el Pipeline para que nunca pierdas un lead.
Introducción
¿Por qué rastrear leads en un solo lugar?
Cuando los leads están dispersos entre correos electrónicos, hojas de cálculo y notas, se pierden oportunidades y se olvidan seguimientos. Piraja te ofrece un lugar único para almacenar contactos, vincularlos a empresas, crear oportunidades y mover negocios a través de tu pipeline. Cada miembro del equipo puede ver la misma información y nada se pierde.
Esta guía muestra cómo pasar de un primer contacto a un cierre utilizando el Módulo de Individuos, Módulo de Organizaciones, Módulo de Oportunidades y Módulo de Pipeline.
¿Para quién es esto?
- Equipos de ventas que desean un proceso claro de lead a cierre
- Pequeñas empresas que pasan de hojas de cálculo a un CRM
- Cualquiera que necesite hacer seguimiento constante de leads
- Equipos que quieren visibilidad sobre quién está trabajando en qué negocio
Paso 1: Agregar el contacto y la empresa
Cuando llega un nuevo lead, el primer paso es capturar a la persona y, cuando sea relevante, la empresa para la que trabaja.
Crear el individuo (contacto)
- Ve a Individuos en la navegación principal.
- Haz clic en Crear Individuo (o el botón equivalente en tu aplicación).
- Ingresa al menos el nombre y el correo electrónico; agrega el teléfono si lo tienes. Estos campos ayudan al CRM a coincidir correos electrónicos entrantes y mantener el historial en un solo lugar.
- Guarda el individuo. Ahora tienes un registro de contacto.
Agregar o encontrar la empresa (organización)
Si el lead trabaja para una empresa que te interesa (por ejemplo, para ventas B2B):
- Ve a Organizaciones y crea una nueva empresa o busca una existente.
- Ingresa el nombre de la empresa y cualquier detalle que tengas (sitio web, dirección). Si operas en Noruega o el Reino Unido, puedes buscar e importar empresas utilizando las integraciones de BRREG o Companies House para no tener que escribir todo a mano.
- Vincula el individuo a la organización para que el contacto aparezca bajo la empresa y la empresa aparezca en el contacto. Esto te brinda una vista de cuenta única y te permite ver todas las oportunidades para esa empresa.
Paso 2: Crear una oportunidad
Una Oportunidad representa un negocio o una posibilidad de venta. Crear una y vincularla al contacto (y a la empresa) pone el negocio en el radar y en el pipeline.
Cómo crear una oportunidad
- Desde el módulo de Oportunidades (o desde el registro de contacto u organización), haz clic en Crear Oportunidad.
- Dale a la oportunidad un nombre claro (por ejemplo, "Acme Corp – renovación Q1").
- Vínculala al individuo y/o organización que creaste. De esta manera, la oportunidad aparecerá en su registro y en el pipeline.
- Establece el valor (tamaño del negocio) y cualquier otro campo que tu equipo utilice (por ejemplo, fecha de cierre esperada, etapa).
- Guarda. La oportunidad aparecerá en la vista de Pipeline para que puedas moverla a través de las etapas (por ejemplo, Lead, Calificado, Propuesta, Ganado/Perdido).
Usando la vista del pipeline
Abre el Pipeline para ver todas las oportunidades por etapa. Puedes arrastrar y soltar oportunidades entre etapas a medida que el negocio avanza. Esto te proporciona un tablero visual de cada negocio y facilita la identificación de oportunidades estancadas o en riesgo.
Paso 3: Usa tareas y correo para mantenerte al tanto
Sin recordatorios de seguimiento y correo electrónico vinculado, los leads se enfrían. Dos funciones te ayudan a mantenerte al tanto: Tareas y Correo.
Crear tareas para seguimiento
- Crea una Tarea vinculada a la oportunidad o al contacto. Por ejemplo: "Llamar de regreso sobre propuesta", "Enviar cotización", "Programar demostración".
- Establece una fecha de vencimiento y, si tu equipo lo utiliza, asigna la tarea a la persona adecuada.
- Cuando la tarea esté completa, márcala como realizada. Las tareas pendientes actúan como una lista de tareas para que nada se olvide.
Conectar el correo para que las conversaciones estén en el CRM
Cuando conectas Gmail o Outlook a través del módulo de Correo, los correos se sincronizan y se vinculan a individuos y organizaciones. Cada correo aparece como actividad en el contacto correcto y mantiene el historial completo de conversaciones en un solo lugar. Consulta Cómo Conectar Tu Correo al CRM para la configuración.
Mejores prácticas
Una oportunidad por negocio
Crea una única oportunidad para cada negocio distinto. Evita oportunidades duplicadas para el mismo negocio para que el pipeline refleje la realidad y las previsiones se mantengan precisas.
Vincula individuos y organizaciones
Siempre vincula contactos a su empresa cuando estés haciendo B2B. De esta manera, verás todos los contactos y todas las oportunidades por cuenta, y podrás priorizar por empresa así como por negocio.
Usa la vista del pipeline regularmente
Revisa el Pipeline a menudo para avanzar en los negocios y detectar aquellos que han estado estancados en una etapa durante demasiado tiempo. Un rápido repaso semanal ayuda a mantener el pipeline limpio y las previsiones realistas.
Agrega tareas para cada próximo paso
Para cada momento de "haré seguimiento", crea una tarea con una fecha de vencimiento. De esta manera, el seguimiento está programado y visible para el equipo, y es menos probable que los leads se enfríen.
Mantén los detalles de contacto actualizados
Cuando un contacto cambia de correo o teléfono, actualiza el registro del Individuo. Datos precisos mejoran la coincidencia de correos en el Correo y facilitan que todo el equipo llegue a la persona adecuada.
Preguntas frecuentes
¿Puedo rastrear múltiples oportunidades por contacto?
Sí. Un individuo u organización puede tener muchas oportunidades. Crea una nueva oportunidad para cada negocio distinto (por ejemplo, diferentes productos, diferentes plazos). El pipeline y el registro de contacto mostrarán todas ellas.
¿Dónde veo todos mis negocios?
Usa el módulo de Pipeline para un tablero visual de oportunidades por etapa. También puedes listar y filtrar oportunidades desde el módulo de Oportunidades. Ambas vistas utilizan los mismos datos; elige la que se ajuste a tu forma de trabajar.
¿Qué pasa si ya tengo el contacto en el correo pero no en el CRM?
Agrégalo como un Individuo (y Organización si es relevante) en Piraja. Una vez que el Correo esté conectado, los futuros correos se vincularán a ese contacto. Para correos pasados, la coincidencia depende de tu proveedor y sincronización; de aquí en adelante, todas las nuevas conversaciones estarán vinculadas.
¿Puedo asignar oportunidades a un miembro del equipo?
La asignación depende de cómo tu negocio utilice el módulo de Oportunidades. Revisa el formulario de oportunidad o la vista de detalles para un campo de asignado o propietario. Úsalo para que todos sepan quién es responsable de cada negocio.
¿A quién puedo contactar para obtener ayuda?
Para preguntas sobre el uso de Piraja, contacta al soporte en support@piraja.io.
Conclusión
Rastrear leads desde el primer contacto hasta el cierre en Piraja se reduce a: agregar el contacto (y la empresa), crear una oportunidad, moverla en el Pipeline y usar tareas y Correo para hacer seguimiento. Cuando haces esto de manera consistente, obtienes una única fuente de verdad para cada negocio y ningún lead se queda atrás. Para más detalles, consulta las guías del Módulo de Oportunidades y del Módulo de Pipeline, y Cómo Gestionar Contactos y Empresas B2B para la estructura de cuentas.