Archivez les individus et les organisations dont vous n'avez plus besoin dans les listes actives, et restaurez-les si nécessaire. Les enregistrements archivés restent dans le CRM mais sont cachés des vues par défaut.
Introduction
Pourquoi archiver au lieu de supprimer
Lorsqu'un contact ou une entreprise n'est plus actif (par exemple, ancien client, doublon ou prospect qui n'a pas converti), vous pouvez vouloir les retirer de vos listes principales sans perdre l'historique. L'archivage cache l'enregistrement des vues et recherches par défaut tout en le conservant dans la base de données. Vous pouvez le restaurer plus tard si nécessaire.
Individus et Organisations peuvent généralement être archivés (et restaurés) depuis le détail de l'enregistrement ou la liste. Les options exactes dépendent de votre application.
Comment archiver un contact ou une entreprise
Depuis l'enregistrement
- Ouvrez l'Individu ou l'Organisation que vous souhaitez archiver.
- Recherchez Archiver, Marquer comme archivé, ou un menu d'actions (par exemple, trois points) avec une option d'archivage.
- Confirmez si nécessaire. L'enregistrement est maintenant archivé et disparaît généralement de la liste par défaut et de la recherche globale.
Depuis la liste
Certaines applications vous permettent de sélectionner un ou plusieurs enregistrements dans la liste des Individus ou des Organisations et de choisir Archiver dans un menu d'actions groupées. Utilisez cela pour nettoyer plusieurs enregistrements à la fois.
Comment restaurer un enregistrement archivé
Afficher d'abord les enregistrements archivés
- Dans le module Individus ou Organisations, recherchez un filtre ou un basculement tel que Afficher les archivés, Inclure les archivés, ou Tous (vs "Actifs uniquement").
- Activez-le pour que les enregistrements archivés apparaissent dans la liste (ou dans la recherche).
- Trouvez l'enregistrement que vous souhaitez restaurer et ouvrez-le.
Restaurer
- Ouvrez l'Individu ou l'Organisation archivé(e).
- Recherchez Restaurer, Désarchiver, ou Marquer comme actif (dans le menu d'actions ou sur l'enregistrement).
- Confirmez si nécessaire. L'enregistrement est à nouveau actif et apparaît dans les listes par défaut et la recherche.
Que se passe-t-il avec les données liées
Offres, factures et tickets
L'archivage d'un contact ou d'une entreprise ne supprime pas les opportunités, factures, ou tickets liés. Ces enregistrements restent ; ils sont toujours liés à l'Individu ou à l'Organisation archivée. Lorsque vous restaurez le contact, les liens restent inchangés.
Meilleures pratiques
Archivez au lieu de supprimer lorsque vous pourriez avoir besoin de l'historique
Ainsi, vous pouvez restaurer et permettre aux rapports ou audits de faire référence à l'enregistrement. Supprimez uniquement si votre processus l'exige et que vous avez une sauvegarde.
Utilisez "Afficher les archivés" lorsque vous ne trouvez pas un contact
Si un contact ou une entreprise est manquant dans la recherche ou la liste, il peut être archivé. Consultez Contact ou entreprise non trouvé dans la recherche.
Questions fréquentes
Puis-je rechercher des enregistrements archivés ?
Oui, lorsque vous incluez des enregistrements archivés (par exemple, "Afficher les archivés" ou "Tous") dans la liste ou la recherche. La recherche globale peut ou non inclure des enregistrements archivés selon l'application ; vérifiez la liste des Individus ou des Organisations avec les archivés activés.
Qui puis-je contacter pour obtenir de l'aide ?
Contactez le support à support@piraja.io.
Conclusion
Archivez les contacts et les entreprises dont vous n'avez plus besoin dans les vues actives ; restaurez-les si nécessaire. Utilisez "Afficher les archivés" pour trouver et restaurer. Pour en savoir plus sur la recherche d'enregistrements, consultez Comment rechercher et trouver dans le CRM et Contact ou entreprise non trouvé dans la recherche.