Connectez Gmail ou Outlook au module Mailbox pour que les emails soient synchronisés automatiquement et liés aux contacts. Configuration OAuth unique, aucun transfert requis.
Introduction
Pourquoi connecter l'email au CRM ?
Lorsque les emails restent uniquement dans votre boîte de réception, le CRM ne sait pas ce que vous avez envoyé ou reçu. Le Module Mailbox vous permet de connecter Gmail ou Outlook via OAuth afin que les emails soient synchronisés dans le CRM et associés à des individus et des organisations. Chaque email peut apparaître comme une activité sur le contact associé, vous permettant d'avoir un historique de communication complet en un seul endroit. Cela aide pour le suivi, les transferts et pour voir tout ce qui s'est passé avec un prospect ou un client.
Vous pouvez également utiliser une adresse de transfert si vous préférez ne pas connecter un compte ; l'approche principale recommandée est Gmail ou Outlook OAuth. Consultez l'Intégration Gmail et l'Intégration Outlook pour les étapes spécifiques à chaque fournisseur.
Étape 1 : Activer le module Mailbox
Vérifiez la disponibilité du module
- Le module Mailbox doit être activé pour votre entreprise. Votre administrateur d'entreprise active les modules dans les paramètres du module ou de l'entreprise.
- Une fois que Mailbox est activé, il devrait apparaître dans votre navigation ou votre barre latérale. Si vous ne le voyez pas, vérifiez votre barre latérale ou votre liste de modules et activez-le pour votre vue afin que vous puissiez ouvrir Mailbox et connecter votre email.
Étape 2 : Connecter Gmail ou Outlook
Connecter Gmail
- Allez dans Modules et ouvrez Mailbox (ou utilisez l'entrée Mailbox dans votre application).
- Choisissez Connecter Gmail (ou le bouton équivalent).
- Vous serez redirigé vers Google pour vous connecter. Connectez-vous avec le compte Gmail que vous utilisez pour le travail.
- Examinez et approuvez les autorisations demandées par Piraja (par exemple, lire et envoyer des emails, accès aux étiquettes). Cela permet au CRM de synchroniser vos messages et de les associer à des contacts.
- Après votre approbation, vous serez redirigé vers le CRM. La connexion est complète et les emails commenceront à se synchroniser.
Connecter Outlook
- Ouvrez Mailbox et choisissez Connecter Outlook (ou l'équivalent).
- Connectez-vous avec votre compte Microsoft professionnel ou scolaire (ou personnel Outlook si c'est ce que vous utilisez).
- Approuvez les autorisations demandées pour que Piraja puisse synchroniser et associer les emails.
- Vous serez renvoyé au CRM ; la synchronisation commencera.
Une connexion par utilisateur
Chaque utilisateur connecte son propre compte Gmail ou Outlook. Il n'est pas nécessaire de partager une seule boîte aux lettres ; les emails de chacun sont synchronisés pour leur propre compte et associés aux mêmes contacts et organisations partagés dans le CRM.
Ce qui est synchronisé
Emails entrants et envoyés
- Les emails entrants et envoyés sont synchronisés dans Mailbox. Vous pouvez les consulter dans le module Mailbox (par exemple, par dossier : Boîte de réception, Envoyés ou Tous).
- Le système associe les emails aux Individus et Organisations en utilisant les adresses email de l'expéditeur et du destinataire. Si un contact dans le CRM a cette adresse email, le message est lié à son dossier.
- Chaque email associé peut apparaître comme une activité ou une entrée de journal sur le contact ou l'organisation concernée, donc lorsque vous ouvrez un contact, vous voyez l'historique de la conversation.
Ce sur quoi dépend l'association
L'association fonctionne mieux lorsque vos Individus et Organisations ont des adresses email correctes et à jour. Si l'expéditeur ou le destinataire n'est pas dans le CRM, ou si l'adresse email ne correspond pas, le message peut toujours apparaître dans Mailbox mais ne sera pas lié à un contact. Gardez les données de contact à jour pour obtenir les meilleurs résultats.
Utiliser Mailbox après la connexion
Visualiser les emails
- Utilisez le module Mailbox pour parcourir les emails synchronisés par dossier (Boîte de réception, Envoyés, etc.) ou pour rechercher.
- Ouvrez un contact (Individu ou Organisation) pour voir leur activité liée, y compris les emails qui leur ont été associés.
Lier à des tickets ou des opportunités
Selon votre configuration, vous pourrez peut-être lier des fils de discussion par email à des Tickets ou des Opportunités afin que la conversation complète soit attachée à cette affaire ou ce cas de support. Vérifiez la vue détaillée du ticket ou de l'opportunité et Mailbox pour les options de lien ou d'attachement.
Meilleures pratiques
Gardez les adresses email des contacts à jour
Lorsque le contact change d'email, mettez à jour son dossier dans Individus ou Organisations. Des adresses précises améliorent l'association afin que plus d'emails apparaissent sur le bon contact.
Utilisez un compte professionnel
Connectez le compte email que vous utilisez pour la communication avec les clients et les prospects. Ainsi, les emails qui comptent pour les ventes et le support sont ceux qui se synchronisent dans le CRM.
Questions fréquemment posées
Dois-je configurer un transfert ?
Non. Lorsque vous connectez Gmail ou Outlook via OAuth, la synchronisation est automatique. Le transfert n'est nécessaire que si vous utilisez l'option de transfert Mailbox au lieu de la connexion du fournisseur.
Puis-je connecter à la fois Gmail et Outlook ?
En général, vous connectez un fournisseur par utilisateur (soit Gmail, soit Outlook). Si votre application permet plusieurs connexions, vérifiez les paramètres de Mailbox ou d'intégration.
Que faire si les emails n'apparaissent pas sur un contact ?
Confirmez que le contact a la bonne adresse email enregistrée. Si l'adresse correspond à l'expéditeur ou au destinataire, le message devrait être lié. Si l'association échoue toujours, consultez Mailbox : Emails n'apparaissant pas pour le dépannage.
Qui puis-je contacter pour obtenir de l'aide ?
Contactez le support à support@piraja.io.
Conclusion
Connectez votre email au CRM en activant le module Mailbox et en connectant Gmail ou Outlook dans un flux OAuth unique. Les emails se synchronisent ensuite et sont associés aux contacts afin que vous ayez un historique de communication complet en un seul endroit. Pour plus de détails, consultez le guide du Module Mailbox et les guides d'intégration Gmail ou Outlook.