L'intégration Gmail connecte votre compte Gmail au module Mailbox via OAuth, permettant une synchronisation automatique des e-mails et un appariement avec les contacts de votre CRM. Ce guide couvre la configuration, la synchronisation et les meilleures pratiques.
Introduction
Qu'est-ce que l'intégration Gmail ?
L'intégration Gmail vous permet de connecter votre compte Gmail au Module Mailbox en utilisant OAuth. Une fois connecté, les e-mails sont synchronisés automatiquement et associés aux individus et organisations dans votre CRM. Chaque e-mail capturé apparaît dans le journal d'activité, vous offrant un historique complet des communications sans saisie manuelle.
L'intégration fait partie du module Mailbox et est conçue pour les équipes qui utilisent Gmail pour les affaires. En connectant Gmail via OAuth, vous évitez la configuration de transfert et bénéficiez d'une synchronisation automatique et d'un appariement des entités.
Pourquoi est-ce essentiel pour le suivi des e-mails
La synchronisation automatique des e-mails est cruciale pour maintenir un enregistrement complet des communications avec les clients. Sans cela, les équipes comptent souvent sur une saisie manuelle, manquent des e-mails ou perdent le contexte. L'intégration Gmail répond à ce besoin en synchronisant automatiquement les e-mails et en les liant aux bons contacts, garantissant que votre historique d'activité reste précis et à jour.
Fonctionnalités clés :
- Connectez Gmail via OAuth (aucun mot de passe d'application ou transfert requis)
- Synchronisation automatique des e-mails dans le module Mailbox
- Appariment des e-mails aux individus et organisations dans le CRM
- Entrées de journal d'activité pour tous les e-mails synchronisés
- Synchronisation en temps réel lors de l'utilisation du compte connecté
Qui devrait utiliser cette intégration ?
L'intégration Gmail est utile pour :
- Équipes de vente et de support utilisant Gmail qui souhaitent un suivi automatique des e-mails
- Responsables de compte ayant besoin d'un historique complet des communications avec les clients
- Toute équipe qui s'appuie sur Gmail et souhaite que les e-mails soient liés aux contacts CRM sans travail manuel.
Fonctionnalités principales
Connexion OAuth
L'intégration utilise Google OAuth, vous vous connectez une fois et accordez au CRM l'autorisation de lire et de synchroniser vos e-mails. Aucun adresse de transfert ou mot de passe d'application n'est requis. L'accès peut être révoqué à tout moment depuis les paramètres de votre compte Google.
Fonctionnalités de connexion :
- Configuration OAuth unique
- Stockage sécurisé des jetons
- Pas besoin de partager votre mot de passe
- Révocable depuis le compte Google
Synchronisation automatique des e-mails
Une fois connecté, le module Mailbox synchronise les e-mails de votre compte Gmail. Les messages synchronisés sont analysés, stockés et associés aux contacts en utilisant l'adresse e-mail, le domaine ou le nom. Chaque e-mail apparaît comme une entrée dans le journal d'activité liée à l'individu ou à l'organisation concernée.
Fonctionnalités de synchronisation :
- Synchronisation automatique des e-mails entrants et envoyés
- Analyse des en-têtes, du corps et des pièces jointes
- Regroupement des fils de discussion lorsque cela est pris en charge
- Création d'un journal d'activité par e-mail
Appariment des entités
Les e-mails sont associés aux contacts CRM en utilisant les adresses de l'expéditeur et du destinataire. Le système essaie de faire correspondre exactement les e-mails, le domaine et le nom afin que les conversations soient liées aux bonnes personnes et organisations. Vous pouvez également attribuer des e-mails manuellement aux contacts si nécessaire.
Commencer
Prérequis
- Module Mailbox activé pour votre entreprise (Gmail est une intégration au sein de Mailbox)
- Un compte Gmail (personnel ou Google Workspace) que vous utilisez pour les e-mails liés au CRM
Connexion de votre compte Gmail
Étape 1 : Ouvrir les paramètres de Mailbox
- Allez dans Modules et ouvrez le module Mailbox
- Ouvrez la zone d'intégration ou de paramètres où les fournisseurs d'e-mails sont configurés
Étape 2 : Connecter Gmail
- Choisissez Gmail (ou "Connecter Gmail")
- Vous serez redirigé vers Google pour vous connecter et autoriser le CRM à accéder à votre e-mail
- Examinez les autorisations demandées et approuvez
- Vous serez redirigé vers le CRM une fois l'autorisation terminée
Étape 3 : Vérifier la synchronisation
- Confirmez que le compte Gmail est affiché comme connecté
- Envoyez ou recevez un e-mail de test et vérifiez qu'il apparaît dans le module Mailbox et est lié au bon contact (si applicable)
Pour plus de détails sur le module Mailbox, les options de transfert et l'appariement des entités, consultez le Module Mailbox : Guide complet pour la gestion des e-mails.
Meilleures pratiques
Utilisez une boîte aux lettres dédiée ou partagée lorsque cela est approprié
Si possible, connectez une boîte aux lettres utilisée principalement pour la communication liée au CRM. Cela maintient le journal d'activité pertinent et facilite l'appariement des e-mails aux bons contacts.
Gardez les données de contact à jour
L'appariement des entités fonctionne mieux lorsque les individus et les organisations ont des adresses e-mail correctes. Assurez-vous que les enregistrements de contact utilisent les mêmes adresses e-mail que celles qui apparaissent dans vos conversations Gmail.
Révoquez l'accès si nécessaire
Si vous changez de rôle ou cessez d'utiliser un compte connecté, révoquez l'accès du CRM dans les paramètres de votre compte Google (Compte Google → Sécurité → Accès des tiers). Vous pouvez reconnecter un autre compte Gmail plus tard si nécessaire.
Questions fréquentes
Dois-je configurer le transfert d'e-mails pour Gmail ?
Non. Lorsque vous connectez Gmail via OAuth, l'intégration synchronise directement les e-mails. Le transfert n'est nécessaire que si vous utilisez l'option de transfert du module Mailbox au lieu de connecter un compte.
Puis-je connecter plus d'un compte Gmail ?
Typiquement, l'intégration connecte un compte Gmail par configuration de Mailbox. Si vous devez suivre plusieurs comptes, vérifiez les paramètres du module Mailbox ou contactez le support pour votre plan.
Comment déconnecter Gmail ?
Utilisez les paramètres du module Mailbox pour déconnecter l'intégration Gmail. Vous pouvez également révoquer l'accès depuis votre compte Google (Sécurité → Accès des tiers). Les e-mails synchronisés existants restent dans le CRM ; les nouveaux e-mails ne seront plus synchronisés après la déconnexion.
Où apparaissent les e-mails synchronisés ?
Les e-mails synchronisés apparaissent dans le module Mailbox et comme entrées de journal d'activité sur les individus et organisations concernés.
Qui puis-je contacter pour obtenir de l'aide ?
Pour des problèmes de configuration ou de synchronisation, contactez le support à support@piraja.io ou utilisez les options de support dans votre compte.
Conclusion
L'intégration Gmail connecte votre compte Gmail au module Mailbox afin que les e-mails soient synchronisés automatiquement et liés aux contacts de votre CRM. Après une configuration OAuth unique, vous bénéficiez d'une synchronisation continue et d'un journal d'activité sans effort manuel.
Prochaines étapes :
- Assurez-vous que le module Mailbox est activé
- Connectez votre compte Gmail via OAuth dans les paramètres de Mailbox
- Vérifiez que les e-mails apparaissent dans le Mailbox et le journal d'activité
- Lisez le Module Mailbox : Guide complet pour la gestion des e-mails pour en savoir plus sur l'appariement, le transfert et les fonctionnalités.