Créez des facturables sur des opportunités ou des tickets, connectez Stripe et envoyez des factures. Ce guide couvre le module Finance et l'intégration Stripe.
Introduction
Pourquoi facturer depuis le CRM ?
Lorsque les devis et les factures se trouvent dans des tableurs ou un système séparé, il est difficile de voir ce qui a été facturé pour quel accord et ce qui a été payé. Le module Finance de Piraja (facturables) fonctionne avec l'Intégration Stripe afin que vous puissiez ajouter des lignes facturables aux opportunités ou tickets et générer des factures Stripe directement depuis le CRM. L'état des paiements et l'historique de facturation des clients restent synchronisés avec Stripe.
Vous devez avoir le module Finance et l'intégration Stripe activés pour votre entreprise. Votre Module Services peut être synchronisé avec Stripe afin que les produits et les prix soient cohérents entre le CRM et Stripe.
Étape 1 : Connecter Stripe
Ce dont vous avez besoin
- Un compte Stripe. Si vous n'en avez pas, inscrivez-vous sur stripe.com.
- Accès à l'intégration Stripe dans Piraja (votre administrateur d'entreprise active les intégrations).
Comment connecter
- Allez dans l'intégration Stripe ou les paramètres Finance/Stripe de votre CRM.
- Choisissez Connecter Stripe (ou équivalent). Vous serez guidé à travers Stripe Connect ou OAuth afin que Piraja puisse créer et envoyer des factures en votre nom.
- Complétez la connexion et accordez les autorisations demandées. Une fois connecté, vous pouvez créer des factures à partir des facturables et, si vous l'utilisez, synchroniser votre catalogue de services avec les produits Stripe.
Pour des détails complets sur la configuration, y compris les webhooks et les options de synchronisation, consultez le guide de l'Intégration Stripe.
Étape 2 : Ajouter des facturables à une opportunité ou un ticket
Où ajouter des facturables
Les facturables (lignes) sont ajoutés sur des Opportunités ou des Tickets. Ainsi, la facture est liée au bon accord ou cas de support et au contact ou à l'entreprise.
Comment ajouter des lignes
- Ouvrez l'Opportunité ou le Ticket à partir duquel vous souhaitez facturer.
- Trouvez l'onglet ou la section Facturables (ou équivalent dans votre application).
- Ajoutez des lignes : soit sélectionnez dans votre catalogue de Services (s'il est synchronisé avec Stripe), soit ajoutez des éléments personnalisés. Entrez la description, la quantité et le prix (et la TVA si applicable).
- Assurez-vous que le client (individu ou organisation) est défini sur l'opportunité ou le ticket afin que la facture soit envoyée à la bonne partie.
- Enregistrez. Les facturables sont maintenant la base pour générer une facture Stripe.
Étape 3 : Générer et envoyer la facture
Création de la facture
- Depuis la même opportunité ou ticket, utilisez l'option pour générer une facture ou créer une facture Stripe à partir des facturables.
- L'intégration crée une facture dans Stripe en utilisant les lignes et le client liés à l'opportunité ou au ticket.
- La facture peut être envoyée au client par e-mail depuis Stripe, ou vous pouvez envoyer le lien vous-même. L'état de paiement (par exemple, payé, en retard) est suivi dans Stripe et peut être reflété dans le CRM selon votre configuration.
Après l'envoi
- Suivez l'état du paiement dans votre tableau de bord Stripe et, si supporté, dans le CRM.
- Pour les factures en retard, utilisez les rappels de Stripe ou suivez manuellement. Consultez Comment être payé plus rapidement pour des conseils.
Utiliser le catalogue de services avec Stripe
Si votre entreprise utilise le Module Services, vous pouvez définir des produits et des prix là-bas et les synchroniser avec Stripe. Ainsi :
- Les lignes ajoutées depuis le catalogue sont cohérentes avec les produits Stripe.
- Vous n'avez pas à ressaisir les prix à chaque fois ; vous choisissez le service et la quantité.
- Les mises à jour du catalogue peuvent être synchronisées afin que Stripe reste en phase avec vos offres.
Vérifiez la documentation de l'intégration Stripe et des Services pour savoir comment activer et exécuter la synchronisation.
Meilleures pratiques
Gardez votre catalogue de services à jour
Si vous utilisez le catalogue, gardez les noms des produits et les prix à jour afin que lorsque vous synchronisez avec Stripe ou ajoutez des facturables depuis le catalogue, les données soient correctes.
Ajoutez des facturables au fur et à mesure que vous convenez du périmètre
Ajoutez ou mettez à jour les facturables sur l'opportunité ou le ticket au fur et à mesure que vous convenez du périmètre avec le client. Ainsi, lorsque vous êtes prêt à facturer, les lignes reflètent déjà l'accord et vous n'avez qu'à générer la facture.
Utilisez Stripe pour le suivi des paiements et les rappels
Comptez sur Stripe pour l'état des paiements et, lorsque disponible, pour les rappels automatisés des factures en retard. Cela permet de garder la trésorerie visible et réduit le suivi manuel.
Questions fréquentes
Ai-je besoin de Stripe pour utiliser des facturables ?
Vous pouvez utiliser le module Finance pour suivre ce que vous facturez (ajouter des facturables aux opportunités ou tickets) sans Stripe. Cependant, la création et l'envoi de factures et la réception de paiements nécessitent l'intégration Stripe. Connectez Stripe pour envoyer et être payé pour les factures.
Puis-je facturer à partir des opportunités et des tickets ?
Oui. Les facturables peuvent être ajoutés à la fois aux opportunités (par exemple, affaires commerciales) et aux tickets (par exemple, support ou travail de projet). Utilisez l'enregistrement qui correspond au travail pour lequel vous facturez.
Que faire si le client n'est pas dans Stripe ?
L'intégration crée généralement ou associe le client dans Stripe en utilisant le contact ou l'entreprise lié à l'opportunité ou au ticket. Assurez-vous que l'opportunité ou le ticket a la bonne personne ou organisation et que leur e-mail (et tous les détails de facturation requis) sont présents afin que Stripe puisse créer ou trouver le client.
Qui puis-je contacter pour obtenir de l'aide ?
Contactez le support à support@piraja.io. Pour des problèmes de compte ou de paiement Stripe, consultez le support de Stripe.
Conclusion
Pour facturer les clients avec Stripe depuis Piraja : connectez votre compte Stripe, ajoutez des facturables aux opportunités ou tickets, et générez des factures depuis le CRM. Gardez votre catalogue de services synchronisé avec Stripe lorsque vous l'utilisez, et utilisez Stripe pour le suivi des paiements et les rappels. Pour plus de détails, consultez les guides de l'Intégration Stripe et de la Finance (Facturables).