Utilisez le module Tâches pour suivre les suivis, les tâches à faire et les activités. Liez les tâches aux opportunités, tickets ou contacts pour ne rien manquer.
Introduction
Pourquoi utiliser des tâches dans le CRM ?
Les suivis et les tâches à faire qui ne sont que dans votre tête ou dans vos e-mails sont souvent oubliés. Le Module Tâches vous permet de créer des tâches, de fixer des dates limites et de les lier à des opportunités, tickets, individus ou organisations. Vous voyez ce qui est dû et ce qui est lié à chaque affaire ou contact, de sorte que toute l'équipe a de la visibilité et rien ne glisse.
Pour qui est-ce ?
- Les commerciaux qui doivent suivre les prospects et les opportunités (rappeler, envoyer une proposition, planifier une démo)
- Le personnel de support qui suit les suivis des tickets et les rappels clients
- Quiconque souhaite un endroit unique pour les tâches à faire liées au bon enregistrement dans le CRM
Étape 1 : Créer une tâche
Comment créer une tâche
- Allez dans Tâches dans la navigation principale (ou ouvrez le module Tâches depuis votre barre latérale).
- Cliquez sur Créer une tâche (ou l'équivalent dans votre application).
- Entrez un titre ou une description claire (par exemple : "Rappeler pour la proposition", "Envoyer le devis à Acme Corp", "Suivre le ticket #123").
- Fixez une date limite pour savoir quand le faire. Utilisez aujourd'hui ou le prochain jour ouvrable pour les suivis urgents.
- Si votre équipe utilise l'attribution, attribuez la tâche à la personne responsable.
- Liez la tâche à l'enregistrement pertinent : une Opportunité, un Ticket, un Individu ou une Organisation. Lier garde la tâche visible sur cet enregistrement, donc lorsque vous ouvrez l'affaire ou le contact, vous voyez le suivi en attente.
- Enregistrez. La tâche apparaît dans votre liste de tâches et sur l'enregistrement lié.
Étape 2 : Travailler à partir de votre liste de tâches
Utilisation de la liste de tâches
- Ouvrez Tâches pour voir vos tâches (ou les tâches qui vous sont attribuées). Filtrez par date limite, responsable ou enregistrement lié afin de vous concentrer sur ce qui est dû aujourd'hui ou ce qui est lié à une opportunité ou un contact spécifique.
- Complétez les tâches une fois terminées. Marquer les tâches comme complètes maintient votre file d'attente précise et permet à l'équipe de voir que le suivi a été effectué.
- Si un suivi n'est plus nécessaire, vous pouvez compléter ou annuler la tâche selon les options de votre application.
Voir les tâches dans leur contexte
Lorsque vous ouvrez une Opportunité, un Ticket, un Individu ou une Organisation, recherchez un onglet ou une section Tâches. Vous y verrez toutes les tâches liées à cet enregistrement. Ainsi, vous n'avez pas à quitter l'affaire ou le contact pour voir ce qu'il reste à faire.
Lier les tâches au bon enregistrement
Pourquoi le lien est important
- Opportunité : Liez les tâches de suivi (rappeler, envoyer une proposition) à l'opportunité afin que tout le monde sur l'affaire voie ce qui est à venir.
- Ticket : Liez les tâches au ticket lorsque vous devez suivre un cas de support (par exemple : "Appeler le client lorsque la pièce arrive").
- Individu ou Organisation : Liez les tâches au contact ou à l'entreprise lorsque le suivi concerne la relation en général, ou lorsqu'il n'y a pas encore d'opportunité ou de ticket unique.
Lier donne du contexte : lorsque vous ouvrez l'enregistrement, vous voyez la tâche, et lorsque vous regardez votre liste de tâches, vous pouvez filtrer ou regrouper par enregistrement.
Meilleures pratiques
Liez chaque suivi à l'enregistrement pertinent
Liez toujours les tâches à l'opportunité, au ticket ou au contact auquel elles appartiennent. Ainsi, le suivi est visible dans son contexte et l'équipe a un endroit unique pour voir ce qui est en attente par affaire ou client.
Fixez des dates limites
Donnez à chaque tâche une date limite afin de savoir ce qu'il faut faire aujourd'hui et ce qui peut attendre. Sans dates, les tâches ont tendance à s'accumuler et à être oubliées.
Utilisez des tâches pour les engagements
Lorsque vous dites "Je rappellerai demain" ou "J'enverrai le devis d'ici vendredi", créez une tâche avec cette date limite et liez-la à l'opportunité ou au contact. Cela transforme un engagement verbal en quelque chose de visible et traçable.
Complétez les tâches une fois terminées
Marquez les tâches comme complètes lorsque vous avez effectué le suivi. Cela maintient votre liste précise et donne à l'équipe la confiance que rien n'a été négligé.
Questions fréquentes
Puis-je lier une tâche à une opportunité et à un contact ?
Selon votre application, vous pouvez être en mesure de lier une tâche à un ou plusieurs enregistrements (par exemple, opportunité et individu). Vérifiez le formulaire de tâche pour les options de lien ; au minimum, vous pouvez lier à un enregistrement principal afin que la tâche apparaisse dans son contexte.
Puis-je attribuer des tâches à quelqu'un d'autre ?
Si votre configuration le permet, utilisez le champ d'attribution pour assigner la tâche à la personne responsable. Elle la verra dans sa liste de tâches et pourra la compléter une fois terminée.
Qui puis-je contacter pour obtenir de l'aide ?
Contactez le support à support@piraja.io.
Conclusion
Gérez les tâches et les suivis en créant des tâches dans le Module Tâches, en les liant à des opportunités, tickets ou contacts, en fixant des dates limites et en travaillant à partir de votre liste de tâches. Lorsque vous faites cela de manière cohérente, rien ne tombe entre les mailles du filet. Pour en savoir plus, consultez le guide du Module Tâches et Comment suivre les prospects depuis le premier contact jusqu'à l'affaire pour le flux de travail complet du prospect à l'affaire.