Comment suivre les prospects du premier contact à l'accord

Utilisez Piraja CRM pour suivre les prospects du premier contact jusqu'à un accord final. Ce guide couvre les Individus, Organisations, Opportunités et le Pipeline afin que vous ne perdiez jamais un prospect.

Introduction

Pourquoi suivre les prospects au même endroit ?

Lorsque les prospects sont éparpillés dans des e-mails, des tableurs et des notes, les accords échappent et les relances sont manquées. Piraja vous offre un seul endroit pour stocker les contacts, les lier aux entreprises, créer des opportunités et faire avancer les accords dans votre pipeline. Chaque membre de l'équipe peut voir la même image et rien ne tombe entre les mailles du filet.

Ce guide montre comment passer d'un premier contact à un accord final en utilisant le Module Individus, le Module Organisations, le Module Opportunités et le Module Pipeline.

Pour qui est-ce ?

• Équipes de vente qui souhaitent un processus clair de prospect à accord
• Petites entreprises passant des tableurs à un CRM
• Toute personne ayant besoin de suivre les prospects de manière cohérente
• Équipes souhaitant avoir une visibilité sur qui travaille sur quel accord

Étape 1 : Ajouter le contact et l'entreprise

Lorsqu'un nouveau prospect arrive, la première étape consiste à capturer la personne et, le cas échéant, l'entreprise pour laquelle elle travaille.

Créer l'individu (contact)

1. Allez dans Individus dans la navigation principale.
2. Cliquez sur Créer un Individu (ou le bouton équivalent dans votre application).
3. Entrez au moins le nom et l'email ; ajoutez le téléphone si vous l'avez. Ces champs aident le CRM à faire correspondre les e-mails entrants et à garder l'historique au même endroit.
4. Enregistrez l'individu. Vous avez maintenant un enregistrement de contact.

Ajouter ou trouver l'entreprise (organisation)

Si le prospect travaille pour une entreprise qui vous intéresse (par exemple, pour des ventes B2B) :

1. Allez dans Organisations et soit créez une nouvelle entreprise, soit recherchez une entreprise existante.
2. Entrez le nom de l'entreprise et tous les détails que vous avez (site web, adresse). Si vous opérez en Norvège ou au Royaume-Uni, vous pouvez rechercher et importer des entreprises en utilisant les intégrations BRREG ou Companies House afin de ne pas avoir à tout taper à la main.
3. Liez l'individu à l'organisation afin que le contact apparaisse sous l'entreprise et que l'entreprise apparaisse sur le contact. Cela vous donne une vue unique du compte et vous permet de voir toutes les opportunités pour cette entreprise.

Étape 2 : Créer une opportunité

Une Opportunité représente un accord ou une chance de vente unique. En en créant une et en la liant au contact (et à l'entreprise), vous mettez l'accord sur le radar et dans le pipeline.

Comment créer une opportunité

1. Depuis le module Opportunités (ou depuis l'enregistrement du contact ou de l'organisation), cliquez sur Créer une Opportunité.
2. Donnez à l'opportunité un nom clair (par exemple, "Acme Corp – Renouvellement Q1").
3. Liez-la à l'individu et/ou à l'organisation que vous avez créés. De cette façon, l'opportunité apparaît sur leur enregistrement et dans le pipeline.
4. Définissez la valeur (taille de l'accord) et tout autre champ utilisé par votre équipe (par exemple, date de clôture prévue, étape).
5. Enregistrez. L'opportunité apparaîtra dans la vue Pipeline afin que vous puissiez la faire avancer à travers les étapes (par exemple, Prospect, Qualifié, Proposition, Gagné/Perdu).

Utiliser la vue pipeline

Ouvrez le Pipeline pour voir toutes les opportunités par étape. Vous pouvez faire glisser et déposer des opportunités entre les étapes à mesure que l'accord progresse. Cela vous donne un tableau visuel de chaque accord et facilite l'identification des opportunités bloquées ou à risque.

Étape 3 : Utiliser les tâches et la boîte de réception pour rester à jour

Sans rappels de suivi et e-mails liés, les prospects deviennent froids. Deux fonctionnalités vous aident à rester à jour : Tâches et Boîte de réception.

Créer des tâches pour le suivi

1. Créez une Tâche liée à l'opportunité ou au contact. Par exemple : "Rappeler pour la proposition", "Envoyer le devis", "Planifier la démo".
2. Définissez une date d'échéance et, si votre équipe l'utilise, assignez la tâche à la bonne personne.
3. Lorsque la tâche est terminée, marquez-la comme complète. Les tâches en attente agissent comme une liste de choses à faire afin que rien ne soit oublié.

Connecter l'email pour que les conversations soient dans le CRM

Lorsque vous connectez Gmail ou Outlook via le module Boîte de réception, les e-mails sont synchronisés et associés aux individus et organisations. Chaque e-mail apparaît comme une activité sur le bon contact et conserve l'historique complet des conversations au même endroit. Consultez Comment connecter votre email au CRM pour la configuration.

Meilleures pratiques

Une opportunité par accord

Créez une seule opportunité pour chaque accord distinct. Évitez les opportunités en double pour le même accord afin que le pipeline reflète la réalité et que les prévisions restent précises.

Lier les individus et les organisations

Liez toujours les contacts à leur entreprise lorsque vous faites du B2B. De cette façon, vous voyez tous les contacts et toutes les opportunités par compte, et vous pouvez prioriser par entreprise ainsi que par accord.

Utiliser régulièrement la vue pipeline

Examinez le Pipeline souvent pour faire avancer les accords et repérer ceux qui sont bloqués dans une étape trop longtemps. Un passage rapide chaque semaine aide à garder le pipeline propre et les prévisions réalistes.

Ajouter des tâches pour chaque prochaine étape

Pour chaque moment où vous dites "Je vais faire un suivi", créez une tâche avec une date d'échéance. De cette façon, le suivi est programmé et visible pour l'équipe, et les prospects sont moins susceptibles de devenir froids.

Garder les coordonnées à jour

Lorsque le contact change d'email ou de téléphone, mettez à jour l'enregistrement de l'Individu. Des données précises améliorent la correspondance des e-mails dans la Boîte de réception et facilitent la tâche de toute l'équipe pour joindre la bonne personne.

Questions fréquentes

Puis-je suivre plusieurs opportunités par contact ?

Oui. Un individu ou une organisation peut avoir de nombreuses opportunités. Créez une nouvelle opportunité pour chaque accord distinct (par exemple, différents produits, différentes périodes). Le pipeline et l'enregistrement du contact afficheront toutes ces opportunités.

Où puis-je voir tous mes accords ?

Utilisez le module Pipeline pour un tableau visuel des opportunités par étape. Vous pouvez également lister et filtrer les opportunités depuis le module Opportunités. Les deux vues utilisent les mêmes données ; choisissez celle qui correspond à votre façon de travailler.

Que faire si j'ai déjà le contact dans l'email mais pas dans le CRM ?

Ajoutez-le en tant qu'Individu (et Organisation si pertinent) dans Piraja. Une fois la Boîte de réception connectée, les futurs e-mails seront associés à ce contact. Pour les e-mails passés, la correspondance dépend de votre fournisseur et de la synchronisation ; à l'avenir, toutes les nouvelles conversations seront liées.

Puis-je assigner des opportunités à un membre de l'équipe ?

L'assignation dépend de la façon dont votre entreprise utilise le module Opportunités. Vérifiez le formulaire d'opportunité ou la vue détaillée pour un champ d'assigné ou de propriétaire. Utilisez-le afin que tout le monde sache qui est responsable de chaque accord.

Qui puis-je contacter pour obtenir de l'aide ?

Pour des questions sur l'utilisation de Piraja, contactez le support à support@piraja.io.

Conclusion

Suivre les prospects du premier contact à l'accord dans Piraja revient à : ajouter le contact (et l'entreprise), créer une opportunité, la faire avancer dans le Pipeline, et utiliser les tâches et la Boîte de réception pour faire un suivi. Lorsque vous faites cela de manière cohérente, vous obtenez une source unique de vérité pour chaque accord et aucun prospect n'est laissé de côté. Pour plus de détails, consultez les guides du Module Opportunités et du Module Pipeline, ainsi que Comment gérer les contacts et entreprises B2B pour la structure des comptes.