Contacten toevoegen is de basis van het gebruik van Piraja CRM. Deze gids leidt je door het toevoegen van je eerste individuele contact en organisatie, het koppelen ervan, en het gebruik van geavanceerde functies zoals BRREG-integratie om Noorse bedrijven te importeren. Je leert best practices voor het organiseren van je contactgegevens en het opbouwen van relaties.
Individuen vs Organisaties Begrijpen
Wat is het Verschil?
Individuen zijn mensen - je contacten, klanten, leads, leveranciers en medewerkers. Ze vertegenwoordigen de persoonlijke kant van je zakelijke relaties.
Organisaties zijn bedrijven, ondernemingen en entiteiten. Ze vertegenwoordigen de zakelijke kant van je relaties.
Wanneer Elk Te Gebruiken
Gebruik Individuen voor:
- Persoonlijke contacten
- Mensen die bij bedrijven werken
- Leads en prospects (als mensen)
- Leveranciers (als mensen)
- Medewerkers
Gebruik Organisaties voor:
- Bedrijven waarmee je zaken doet
- Klantbedrijven
- Leverancierbedrijven
- Partnerorganisaties
De Relatie
De kracht komt van het koppelen:
- Een Individu kan bij een Organisatie werken
- Een Organisatie kan meerdere Individuen hebben
- Dit creëert een compleet beeld van je zakelijke relaties
Tip: De meeste bedrijven hebben beide nodig. Begin met Organisaties voor bedrijven, voeg dan Individuen toe die daar werken.
Je Eerste Individuele Contact Toevoegen
Stapsgewijze Gids
1. Navigeer naar het Individuen Module
- Klik op "Individuen" in de hoofd navigatie
- Je ziet de lijst met individuen (aanvankelijk leeg)
2. Klik op "Maak Individu"
- Klik op de knop "Maak Individu" of "+"
- Een formulier opent
3. Vul Basisinformatie In
- Voornaam (verplicht)
- Achternaam (verplicht)
- E-mail (aanbevolen)
- Telefoon (aanbevolen)
4. Stel Individu Type In
- Klant: Iemand die bij jou heeft gekocht
- Contact: Algemeen zakelijk contact
- Lead: Potentiële klant
- Leverancier: Leverancier of dienstverlener
- Medewerker: Teamlid
5. Voeg Aanvullende Gegevens Toe
- Adresinformatie
- Functietitel
- Afdeling
- Notities
6. Opslaan
- Klik op "Opslaan" of "Creëren"
- Je eerste contact is aangemaakt!
Best Practices
Volledige Informatie:
- Vul zowel voor- als achternaam apart in
- Voeg e-mail en telefoon toe wanneer beschikbaar
- Vermeld functietitel voor context
Consistente Naamgeving:
- Gebruik volledige namen (geen bijnamen)
- Wees consistent met naamformaat
- Vermijd duplicaten
Type Selectie:
- Kies het meest geschikte type
- Je kunt het later wijzigen
- Gebruik types consistent binnen je team
Je Eerste Organisatie Toevoegen
Stapsgewijze Gids
1. Navigeer naar het Organisaties Module
- Klik op "Organisaties" in de hoofd navigatie
- Je ziet de lijst met organisaties
2. Klik op "Maak Organisatie"
- Klik op de knop "Maak Organisatie" of "+"
- Een formulier opent
3. Vul Bedrijfsinformatie In
- Bedrijfsnaam (verplicht)
- Sector
- Website
- Telefoon
4. Voeg Adres Toe
- Straatadres
- Stad
- Postcode
- Land
5. Voeg Aanvullende Gegevens Toe
- Bedrijfsbeschrijving
- Aantal medewerkers
- Jaarlijkse omzet (indien bekend)
- Notities
6. Opslaan
- Klik op "Opslaan" of "Creëren"
- Je eerste organisatie is aangemaakt!
Gebruik van BRREG Integratie (Noorwegen)
Wat is BRREG? BRREG is het Noorse Handelsregister. Als je werkt met Noorse bedrijven, kun je hun gegevens automatisch importeren.
Hoe te Gebruiken:
- Klik op "Importeer van BRREG" bij het aanmaken van een organisatie
- Zoek het bedrijf op naam of organisatie nummer
- Selecteer het bedrijf uit de resultaten
- Bedrijfsgegevens worden automatisch ingevuld
- Controleer en sla op
Voordelen:
- Nauwkeurige bedrijfsinformatie
- Automatische gegevensinvoer
- Officiële registratiedata
- Bespaart tijd
Opmerking: BRREG-integratie vereist dat het Organisaties-module en BRREG-integratie zijn ingeschakeld.
Individuen Koppelen aan Organisaties
Waarom Koppelen?
Individuen aan organisaties koppelen creëert een compleet beeld:
- Zie alle mensen die bij een bedrijf werken
- Zie bij welk bedrijf een persoon werkt
- Volg relaties
- Betere organisatie
Hoe te Koppelen
Van Individu naar Organisatie:
- Open een Individu record
- Zoek de sectie of tab "Organisaties"
- Klik op "Koppel Organisatie"
- Zoek en selecteer de organisatie
- Stel hun rol in (bijv. "CEO", "Manager", "Contactpersoon")
- Opslaan
Van Organisatie naar Individu:
- Open een Organisatie record
- Zoek de sectie "Contacten" of "Mensen"
- Klik op "Voeg Contact Toe" of "Koppel Individu"
- Zoek en selecteer het individu
- Stel hun rol in
- Opslaan
Meerdere Relaties
Eén Individu, Meerdere Organisaties:
- Een persoon kan bij meerdere bedrijven werken
- Stel er één in als "Primair" voor eenvoudigere referentie
- Elke relatie heeft zijn eigen rol
Eén Organisatie, Meerdere Individuen:
- Bedrijven hebben veel medewerkers
- Koppel alle relevante contacten
- Volg wie wat doet
Voorbeeld
John Smith werkt als Sales Manager bij Acme Corp (primair) en is ook een bestuurslid bij Tech Startup Inc. Je zou:
- John Smith (Individu) aanmaken
- Acme Corp (Organisatie) aanmaken
- John koppelen aan Acme Corp als "Sales Manager" (Primair)
- Tech Startup Inc (Organisatie) aanmaken
- John koppelen aan Tech Startup Inc als "Bestuurslid"
Best Practices voor Contactbeheer
Gegevenskwaliteit
Volledige Informatie:
- Vul alle beschikbare velden in
- Houd informatie up-to-date
- Verwijder verouderde informatie
Consistente Opmaak:
- Gebruik consistente naamformaten
- Standaardiseer telefoonnummers
- Gebruik consistente adresformaten
Vermijd Duplicaten:
- Zoek voordat je aanmaakt
- Samenvoegen van duplicaten indien gevonden
- Gebruik unieke identificatoren (e-mail, telefoon)
Organisatie Tips
Gebruik Types Consistent:
- Stem type-definities af met je team
- Gebruik types voor filtering en rapportage
- Beoordeel types periodiek
Voeg Notities Toe:
- Documenteer belangrijke informatie
- Leg notities van vergaderingen vast
- Volg voorkeuren
Gebruik Aangepaste Velden:
- Voeg velden toe die specifiek zijn voor jouw bedrijf
- Leg sector-specifieke gegevens vast
- Maak gegevens nuttiger
Relatiebeheer
Houd Relaties Up-to-Date:
- Werk bij wanneer mensen van baan veranderen
- Werk bij wanneer rollen veranderen
- Verwijder verouderde relaties
Volg Meerdere Relaties:
- Mensen kunnen meerdere rollen hebben
- Bedrijven kunnen meerdere contacten hebben
- Houd alle relaties actueel
Zoeken en Vinden van Contacten
Basiszoekopdracht
Snelle Zoekopdracht:
- Gebruik de zoekbalk bovenaan
- Typ naam, e-mail of bedrijf
- Resultaten verschijnen onmiddellijk
Geavanceerde Zoekopdracht:
- Gebruik filters
- Zoek op type
- Zoek op organisatie
- Zoek op aangepaste velden
Filteren
Filter op Type:
- Toon alleen Klanten
- Toon alleen Leads
- Toon alleen Leveranciers
Filter op Organisatie:
- Toon contacten bij een specifiek bedrijf
- Toon contacten zonder organisaties
Filter op Aangepaste Velden:
- Gebruik elk aangepast veld
- Combineer meerdere filters
- Sla filtercombinaties op
Tips voor het Vinden van Contacten
Gebruik E-mail:
- E-mailadressen zijn uniek
- Snelle zoekopdracht op e-mail
- Vermijd duplicaten
Gebruik Telefoon:
- Zoek op telefoonnummer
- Vind contacten snel
- Controleer informatie
Gebruik Organisatie:
- Vind alle mensen bij een bedrijf
- Zie de bedrijfsstructuur
- Volg relaties
Volgende Stappen
Wat te Doen Volgende
Na het toevoegen van je eerste contacten:
-
Voeg Meer Contacten Toe
- Importeer bestaande contacten
- Voeg contacten toe als je ze ontmoet
- Houd gegevens actueel
-
Koppel Relaties
- Koppel individuen aan organisaties
- Stel rollen en titels in
- Bouw je netwerk uit
-
Verken Gerelateerde Functies
- Creëer kansen voor leads
- Creëer tickets voor klanten
- Voeg taken en notities toe
-
Leer Meer
- Lees de Individuen Module Gids
- Lees de Organisaties Module Gids
- Verken andere modules