Creëer facturabele posten op kansen of tickets, verbind Stripe en verstuur facturen. Deze gids behandelt de Financiële module en de Stripe-integratie.
Inleiding
Waarom factureren vanuit de CRM?
Wanneer offertes en facturen in spreadsheets of een apart systeem staan, is het moeilijk te zien wat er voor welke deal is gefactureerd en wat er is betaald. Piraja's Financiële module (facturabele posten) werkt met de Stripe-integratie zodat je facturabele regels kunt toevoegen aan kansen of tickets en Stripe-facturen rechtstreeks vanuit de CRM kunt genereren. Betalingsstatus en klantfactureringsgeschiedenis blijven gesynchroniseerd met Stripe.
Je hebt de Financiële module en de Stripe integratie ingeschakeld voor je bedrijf nodig. Je Dienstenmodule catalogus kan worden gesynchroniseerd met Stripe, zodat producten en prijzen consistent zijn tussen de CRM en Stripe.
Stap 1: Verbind Stripe
Wat je nodig hebt
- Een Stripe-account. Als je er nog geen hebt, meld je aan op stripe.com.
- Toegang tot de Stripe-integratie in Piraja (je bedrijfsbeheerder schakelt integraties in).
Hoe te verbinden
- Ga naar de Stripe integratie of de Financiële/Stripe-instellingen in je CRM.
- Kies Verbind Stripe (of een equivalent). Je wordt door Stripe Connect of OAuth geleid zodat Piraja facturen namens jou kan aanmaken en verzenden.
- Voltooi de verbinding en geef de gevraagde machtigingen. Zodra je verbonden bent, kun je facturen maken vanuit facturabele posten en, als je het gebruikt, je dienstencatalogus synchroniseren met Stripe-producten.
Voor volledige installatie-instructies, inclusief webhooks en synchronisatie-opties, zie de Stripe-integratie gids.
Stap 2: Voeg facturabele posten toe aan een kans of ticket
Waar facturabele posten toe te voegen
Facturabele posten (regelitems) worden toegevoegd aan Kansen of Tickets. Op deze manier is de factuur gekoppeld aan de juiste deal of ondersteuningscase en aan de contactpersoon of het bedrijf.
Hoe regelitems toe te voegen
- Open de Kans of Ticket waarvan je wilt factureren.
- Zoek de Facturabele tab of sectie (of een equivalent in je app).
- Voeg regelitems toe: selecteer ofwel uit je Diensten catalogus (indien gesynchroniseerd met Stripe) of voeg aangepaste items toe. Voer beschrijving, hoeveelheid en prijs in (en BTW indien van toepassing).
- Zorg ervoor dat de klant (individu of organisatie) is ingesteld op de kans of het ticket, zodat de factuur naar de juiste partij wordt verzonden.
- Opslaan. De facturabele posten zijn nu de basis voor het genereren van een Stripe-factuur.
Stap 3: Genereer en verstuur de factuur
De factuur aanmaken
- Gebruik vanuit dezelfde kans of ticket de optie om een factuur te genereren of een Stripe-factuur te maken vanuit de facturabele posten.
- De integratie maakt een factuur in Stripe aan met behulp van de regelitems en klant die aan de kans of het ticket zijn gekoppeld.
- De factuur kan per e-mail naar de klant worden verzonden vanuit Stripe, of je kunt zelf de link verzenden. De betalingsstatus (bijv. betaald, achterstallig) wordt bijgehouden in Stripe en kan in de CRM worden weergegeven, afhankelijk van je instellingen.
Na verzending
- Volg de betalingsstatus in je Stripe-dashboard en, indien ondersteund, in de CRM.
- Voor achterstallige facturen, gebruik Stripe's herinneringen of volg handmatig op. Zie Hoe sneller betaald te worden voor tips.
Het gebruik van de dienstencatalogus met Stripe
Als je bedrijf de Dienstenmodule gebruikt, kun je daar producten en prijzen definiëren en deze synchroniseren met Stripe. Op deze manier:
- Regelitems die vanuit de catalogus zijn toegevoegd, zijn consistent met Stripe-producten.
- Je hoeft prijzen niet elke keer opnieuw in te voeren; je kiest de dienst en hoeveelheid.
- Updates aan de catalogus kunnen worden gesynchroniseerd zodat Stripe in lijn blijft met je aanbiedingen.
Controleer de Stripe-integratie en documentatie van de Diensten voor hoe je de synchronisatie kunt inschakelen en uitvoeren.
Beste praktijken
Houd je dienstencatalogus up-to-date
Als je de catalogus gebruikt, houd productnamen en prijzen actueel, zodat wanneer je synchroniseert met Stripe of facturabele posten vanuit de catalogus toevoegt, de gegevens correct zijn.
Voeg facturabele posten toe terwijl je de scope overeenkomt
Voeg of werk facturabele posten bij op de kans of het ticket terwijl je de scope met de klant overeenkomt. Op deze manier, wanneer je klaar bent om te factureren, weerspiegelen de regelitems al de deal en hoef je alleen de factuur te genereren.
Gebruik Stripe voor betalingsbewaking en herinneringen
Vertrouw op Stripe voor de betalingsstatus en, waar beschikbaar, geautomatiseerde herinneringen voor achterstallige facturen. Dit houdt de cashflow zichtbaar en vermindert handmatige opvolging.
Veelgestelde vragen
Heb ik Stripe nodig om facturabele posten te gebruiken?
Je kunt de Financiële module gebruiken om te volgen wat je factureert (voeg facturabele posten toe aan kansen of tickets) zonder Stripe. Echter, facturen aanmaken en verzenden en betalingen ontvangen vereisen de Stripe-integratie. Verbind Stripe om facturen te verzenden en betaald te worden.
Kan ik factureren vanuit zowel kansen als tickets?
Ja. Facturabele posten kunnen aan zowel kansen (bijv. verkoopdeals) als tickets (bijv. ondersteuning of projectwerk) worden toegevoegd. Gebruik het record dat het beste past bij het werk waarvoor je factureert.
Wat als de klant niet in Stripe staat?
De integratie maakt doorgaans de klant aan of koppelt deze in Stripe met behulp van de contactpersoon of het bedrijf dat aan de kans of het ticket is gekoppeld. Zorg ervoor dat de kans of het ticket de juiste individu of organisatie heeft en dat hun e-mail (en eventuele vereiste factureringsgegevens) aanwezig zijn, zodat Stripe de klant kan aanmaken of vinden.
Wie kan ik contacteren voor hulp?
Neem contact op met de ondersteuning via support@piraja.io. Voor problemen met je Stripe-account of betalingen, zie de eigen ondersteuning van Stripe.
Conclusie
Om klanten te factureren met Stripe vanuit Piraja: verbind je Stripe-account, voeg facturabele posten toe aan kansen of tickets en genereer facturen vanuit de CRM. Houd je dienstencatalogus in sync met Stripe wanneer je deze gebruikt, en gebruik Stripe voor betalingsbewaking en herinneringen. Voor meer details, zie de Stripe-integratie en Financiën (Facturabele posten) gidsen.