Gebruik de takenmodule om follow-ups, to-do's en activiteiten bij te houden. Koppel taken aan kansen, tickets of contacten zodat je niets mist.
Inleiding
Waarom taken gebruiken in de CRM?
Follow-ups en to-do's die alleen in je hoofd of in e-mail bestaan, worden vaak vergeten. De Takenmodule stelt je in staat om taken te creëren, deadlines in te stellen en deze te koppelen aan kansen, tickets, individuen of organisaties. Je ziet wat er moet gebeuren en wat aan elke deal of contact is gekoppeld, zodat het hele team zicht heeft en niets verloren gaat.
Voor wie is dit bedoeld
- Verkopers die follow-up moeten doen op leads en kansen (terugbellen, voorstel versturen, demo plannen)
- Ondersteunend personeel dat ticket follow-ups en klantterugbelacties bijhoudt
- Iedereen die een enkele plek wil voor actiegerichte to-do's die aan het juiste record in de CRM zijn gekoppeld.
Stap 1: Maak een taak aan
Hoe een taak aan te maken
- Ga naar Taken in de hoofd navigatie (of open de takenmodule vanuit je zijbalk).
- Klik op Taak aanmaken (of het equivalente in jouw app).
- Voer een duidelijke titel of beschrijving in (bijv. "Terugbellen over voorstel", "Offerte naar Acme Corp sturen", "Follow-up op ticket #123").
- Stel een deadline in zodat je weet wanneer je het moet doen. Gebruik vandaag of de volgende werkdag voor dringende follow-ups.
- Als je team gebruik maakt van toewijzing, wijs de taak dan toe aan de verantwoordelijke persoon.
- Koppel de taak aan het relevante record: een Kans, Ticket, Individu of Organisatie. Koppelen houdt de taak zichtbaar op dat record, zodat je bij het openen van de deal of contact de openstaande follow-up ziet.
- Opslaan. De taak verschijnt in je takenlijst en op het gekoppelde record.
Stap 2: Werk vanuit je takenlijst
Gebruik van de takenlijst
- Open Taken om je taken te zien (of taken die aan jou zijn toegewezen). Filter op deadline, toegewezen aan, of gekoppeld record zodat je je kunt richten op wat vandaag moet gebeuren of wat aan een specifieke kans of contact is gekoppeld.
- Voltooi taken wanneer ze klaar zijn. Het markeren als voltooid houdt je wachtrij nauwkeurig en laat het team zien dat de follow-up is gedaan.
- Als een follow-up niet langer nodig is, kun je de taak voltooien of annuleren volgens de opties van je app.
Taken in context zien
Wanneer je een Kans, Ticket, Individu of Organisatie opent, zoek dan naar een Taken tab of sectie. Daar zie je alle taken die aan dat record zijn gekoppeld. Zo hoef je de deal of contact niet te verlaten om te zien wat er nog moet gebeuren.
Taken koppelen aan het juiste record
Waarom koppelen belangrijk is
- Kans: Koppel follow-up taken (terugbellen, voorstel versturen) aan de kans zodat iedereen aan de deal ziet wat de volgende stap is.
- Ticket: Koppel taken aan het ticket wanneer je moet follow-uppen op een ondersteuningsgeval (bijv. "Bel klant wanneer onderdeel arriveert").
- Individu of Organisatie: Koppel taken aan het contact of bedrijf wanneer de follow-up over de relatie in het algemeen gaat, of wanneer er nog geen enkele kans of ticket is.
Koppelen geeft context: wanneer je het record opent, zie je de taak, en wanneer je naar je takenlijst kijkt, kun je filteren of groeperen op record.
Beste praktijken
Koppel elke follow-up aan het relevante record
Koppel altijd taken aan de kans, ticket of contact waar ze bij horen. Op die manier is de follow-up zichtbaar in context en heeft het team één plek om te zien wat er pending is per deal of klant.
Stel deadlines in
Geef elke taak een deadline zodat je weet wat je vandaag moet doen en wat kan wachten. Zonder data hebben taken de neiging om zich op te stapelen en vergeten te worden.
Gebruik taken voor verplichtingen
Wanneer je zegt "Ik bel morgen terug" of "Ik stuur de offerte voor vrijdag," maak dan een taak aan met die deadline en koppel deze aan de kans of contact. Dat maakt een mondelinge verplichting zichtbaar en traceerbaar.
Voltooi taken wanneer ze klaar zijn
Markeer taken als voltooid wanneer je de follow-up hebt gedaan. Dat houdt je lijst nauwkeurig en geeft het team vertrouwen dat er niets is vergeten.
Veelgestelde vragen
Kan ik een taak aan een kans en een contact koppelen?
Afhankelijk van je app, kun je mogelijk een taak aan een of meer records koppelen (bijv. kans en individu). Controleer het taakformulier voor koppelopties; minimaal kun je aan één primair record koppelen zodat de taak in context verschijnt.
Kan ik taken aan iemand anders toewijzen?
Als je setup dit ondersteunt, gebruik dan het toewijzingsveld om de taak toe te wijzen aan de verantwoordelijke persoon. Zij zullen het in hun takenlijst zien en kunnen het voltooien wanneer het klaar is.
Wie kan ik contacteren voor hulp?
Neem contact op met de ondersteuning via support@piraja.io.
Conclusie
Beheer taken en follow-ups door taken aan te maken in de Takenmodule, deze te koppelen aan kansen, tickets of contacten, deadlines in te stellen en vanuit je takenlijst te werken. Wanneer je dit consequent doet, valt er niets tussen de mazen. Voor meer informatie, zie de gids van de Takenmodule en Hoe Leads van Eerste Contact tot Deal te Volgen voor de volledige workflow van lead naar deal.