Als e-mails niet verschijnen in Mailbox, doorloopt deze gids de meest voorkomende oorzaken: providerverbinding/synchronisatie, doorstuur/webhook-instellingen en CRM-correlatie.
Probleemstelling
Het Probleem
Je hebt Mailbox ingesteld, maar e-mails verschijnen niet in Piraja CRM. Dit kan betekenen:
- Provider synchronisatie is niet verbonden (Gmail/Outlook) of werkt niet
- Doorstuurinvoer bereikt de webhook-eindpunt niet
- Berichten worden ingevoerd maar niet gekoppeld aan de juiste records
- Filters/weergavemodus verbergen de berichten die je verwacht te zien
Veelvoorkomende Scenario's
Scenario 1: Provider synchronisatie niet verbonden
- Gmail/Outlook is niet verbonden voor jouw gebruiker
- Synchronisatie is gepauzeerd of mislukt
- Geen nieuwe threads/berichten verschijnen
Scenario 2: Problemen met doorsturen/webhook
- Het doorstuuradres ontvangt mail, maar niets verschijnt in Mailbox
- Inkomende provider plaatst niets op de webhook
- Authenticatie of configuratie is onjuist
Scenario 3: Correlatieproblemen
- E-mails verschijnen in Mailbox maar zijn niet gekoppeld aan een Individu/Organisatie
- Thread is niet gekoppeld aan een Ticket/Kans/Taak
- Je verwacht activiteitengeschiedenis op een record, maar het bericht blijft ongekoppeld
Scenario 4: Filters verbergen de berichten
- Verkeerde map geselecteerd (Inbox/Verzonden/Gearchiveerd, enz.)
- Je bevindt je in een andere weergavemodus (Gesprekken vs Berichten)
- Een zoekfilter is actief
Waarom BCC Alleen Niet Werkt (Doorsturen)
De Misvatting
Veel gebruikers denken dat het simpelweg toevoegen van een doorstuuradres aan BCC automatisch e-mails registreert. Dit werkt alleen als het doorstuuradres een echte mailbox/route is die het bericht ontvangt en doorstuurt naar Piraja.
Hoe Mailbox-invoer werkt
Om een e-mail in Mailbox te laten verschijnen, komt deze meestal via een van deze paden:
- Provider synchronisatie (Gmail/Outlook verbonden in Mailbox)
- Doorstuurinvoer (een e-mailservice ontvangt het bericht en plaatst het op de webhook van Piraja)
Waarom BCC Alleen Faalt
Wanneer je een adres in BCC plaatst:
- De e-mail wordt naar dat adres verzonden
- Als er geen ontvangende mailbox/route achter zit, wordt het bericht nooit ingevoerd
- Piraja ziet het bericht nooit, dus er kan niets in Mailbox verschijnen
De oplossing: gebruik provider synchronisatie of juiste doorsturing
Als je doorsturen gebruikt, heb je een e-mailservice/provider nodig die:
- Ontvangt e-mails die naar het doorstuuradres zijn verzonden
- Doet doorsturen/plaatst de ruwe e-mail op de webhook van Piraja (sommige configuraties gebruiken nog steeds het legacy compat-eindpunt onder /api/integrations/email-logging/webhook, dat doorstuurt naar de huidige Mailbox-invoer)
Als je Gmail/Outlook gebruikt, verbind de provider in Mailbox en laat synchronisatie berichten direct invoeren.
Zonder een echte ontvangende + doorstuurinstelling, werkt BCC niet.
Provider synchronisatie (Gmail/Outlook): wat te controleren
Als je Gmail of Outlook synchronisatie gebruikt, zouden e-mails in Mailbox moeten aankomen zonder enige doorstuur/webhook-configuratie.
Wat te controleren
- Provider is verbonden voor jouw gebruiker in Mailbox
- Synchronisatiestatus toont als gezond (geen fouten)
- Je bekijkt de juiste map (Inbox vs Verzonden)
- Je hebt geen zoekopdracht of filter die resultaten verbergt
Als het verbonden is maar nog steeds leeg
- Stuur een nieuwe test-e-mail en controleer de Berichten weergave in Alles
- Ontkoppel en verbind de provider opnieuw als synchronisatie vast lijkt te zitten
- Als slechts enkele berichten ontbreken, kan het een vertraging of scopeprobleem aan de providerzijde zijn
Doorsturen/webhook-invoer: wat te controleren
Als je doorsturen gebruikt in plaats van provider synchronisatie, moet jouw ontvangende e-mailservice binnenkomende berichten naar Piraja plaatsen.
Veelvoorkomende oorzaken
- Het doorstuuradres ontvangt de e-mail niet (routerings/MX-probleem)
- De provider ontvangt mail maar plaatst niet naar Piraja
- Authenticatie of configuratie is onjuist
Praktische verificatiestappen
- Stuur een test-e-mail naar het doorstuuradres
- Verifieer dat de provider toont dat het bericht is ontvangen
- Verifieer dat de provider een succesvolle POST naar Piraja toont
- Vernieuw Mailbox en controleer de weergave Alles + Berichten
Opmerking: Sommige configuraties gebruiken nog steeds het legacy compat-eindpunt onder /api/integrations/email-logging/webhook, dat doorstuurt naar de huidige Mailbox-invoertoepassing.
Correlatie en “ontbrekend uit CRM-records”
Mailbox-invoer en CRM-correlatie zijn aparte stappen.
Als je de e-mail in Mailbox kunt zien, maar niet bij een contact (Individu/Organisatie)
- Verifieer dat het contact het juiste e-mailadres heeft opgeslagen
- Als het bericht naar een alias of distributielijst is verzonden, kan correlatie handmatige koppeling vereisen
Als je verwacht dat e-mails verschijnen onder Tickets/Kansen/Taken
- Een thread moet aan dat werkitem worden gekoppeld
- Als het nog niet is gekoppeld, zie je de e-mail misschien nog steeds in Mailbox, maar niet binnen de werkitemtabbladen
Tip: Bevestig altijd dat de e-mail bestaat in Mailbox → Berichtenweergave → Alles map voordat je het als een invoerprobleem behandelt.
Zichtbaarheid en filters (het kan er al zijn)
Voordat je aanneemt dat de invoer is verbroken, bevestig dat het bericht niet verborgen is door de UI-status.
Dingen die vaak berichten verbergen
- Verkeerde map geselecteerd (Inbox vs Verzonden vs Gearchiveerd)
- Je bevindt je in Gesprekken weergave maar verwacht een enkele berichtregel (probeer Berichten weergave)
- Een zoekopdracht is actief (verwijder deze)
- Je bekijkt een andere provider/account dan verwacht
Best practice
Controleer altijd:
- Mailbox → Berichtenweergave
- Alles map
- Zoekopdracht wissen
Als je het bericht daar nog steeds niet kunt vinden, ga dan verder met controles van provider synchronisatie of doorsturen.
Veelvoorkomende Problemen
Probleem: Provider is verbonden maar er arriveert niets nieuws
- Ontkoppel/verbind Gmail of Outlook opnieuw
- Stuur een gloednieuwe testboodschap en controleer opnieuw Berichten → Alles
Probleem: Doorsturen ontvangt mail, maar Mailbox is leeg
- Bevestig dat de doorstuurprovider succesvol naar Piraja plaatst
- Verifieer dat de provider de ruwe e-mailpayload niet verwijdert
Probleem: E-mails verschijnen maar zijn niet gekoppeld aan de juiste records
- Bevestig dat de e-mailadressen van de contacten juist zijn
- Koppel deelnemers/entiteiten wanneer daarom wordt gevraagd in Mailbox
Probleem: “Ik kan het niet vinden”
- Wissel van weergavemodus (Gesprekken ↔ Berichten)
- Controleer mappen (Inbox/Verzonden/Alles)
- Zoekopdracht wissen en vernieuwen
Preventietips
Hoe je verrassingen van “ontbrekende e-mails” kunt vermijden
- Geef de voorkeur aan provider synchronisatie (Gmail/Outlook) waar mogelijk
- Als je doorsturen gebruikt, test het doorstuurpad van begin tot eind voordat je erop vertrouwt
- Houd e-mailadressen van contacten up-to-date om correlatie te verbeteren
- Gebruik Berichten + Alles als jouw “grondwaarheid” weergave bij probleemoplossing
- Vermijd het opslaan van kritieke workflows achter eenmalige filters/zoekopdrachten
Werkt het nog steeds niet?
Wanneer contact opnemen met ondersteuning
Als je alle oplossingen hebt geprobeerd en e-mails nog steeds niet verschijnen:
1. Verzamel Informatie Voordat je contact opneemt met ondersteuning:
- Integratiestatus
- API-sleutel (verborgen voor veiligheid)
- Webhook-URL (zonder API-sleutel)
- E-maildoorstuurservice die is gebruikt
- Foutmeldingen
- Stappen die je al hebt geprobeerd
- Screenshots van configuratie
2. Neem contact op met ondersteuning
- E-mail: support@piraja.io
- In-App: Gebruik het helpicoon (?) in de interface
- Kennisbank: Zoek naar gerelateerde artikelen
3. Wat ondersteuning nodig heeft
- Jouw account-e-mailadres
- Bedrijfsnaam
- Integratietype (Mailbox)
- Provider (Gmail/Outlook/Doorsturen)
- Foutmeldingen
- Stappen die je hebt geprobeerd
- Configuratiescreenshots (verberg gevoelige sleutels/tokens)
Gerelateerde Artikelen
Aanvullende Bronnen
- Integratiehulp: Algemene probleemoplossing voor integraties
- Documentatie van E-mailservices: SendGrid, Mailgun, AWS SES-gidsen
- Webhook-testen: Tools voor het testen van webhook-eindpunten