Fra tilbud til faktura: Muligheder og fakturering

Forvandl muligheder til fakturerbare og derefter til Stripe-fakturaer. Denne guide fører dig fra tilbud til betaling i Piraja CRM.

Introduktion

Flowet

1. Du opretter en Mulighed (eller bruger en eksisterende) og tilføjer Faktureringselementer — linjeposter fra dit Services katalog eller brugerdefinerede elementer med mængder og priser. Dette er dit tilbud.
2. Når kunden siger ja, genererer du en faktura fra disse faktureringselementer ved hjælp af Stripe Integration. Fakturaen oprettes i Stripe og kan sendes til kunden.
3. Kunden betaler via Stripe; du sporer betalingen i Stripe og, hvor det er understøttet, i CRM.

Du skal have Finans (faktureringselementer) modulet og Stripe integrationen aktiveret. Se Hvordan man fakturerer kunder med Stripe for opsætning. Det samme flow kan bruges til Billetter (f.eks. support eller projektarbejde): tilføj faktureringselementer til billetten og generer en faktura, når du er klar til at fakturere.

Trin 1: Opret muligheden og tilføj faktureringselementer

Opret eller åbn muligheden

1. Opret en Mulighed og link den til den kontakt (individ og/eller organisation), du giver tilbud til. Giv den et klart navn (f.eks. "Acme Corp – Q1 abonnement").
2. Flyt muligheden til den rigtige fase i din pipeline (f.eks. Forslag eller Tilbud sendt), så teamet ved, hvor handlen står.

Tilføj faktureringselementer (dit tilbud)

1. Åbn muligheden og find Faktureringselementer fanen eller sektionen.
2. Tilføj linjeposter: vælg enten fra dit Services katalog (hvis du bruger det, og det er synkroniseret med Stripe) eller tilføj brugerdefinerede elementer. For hver linje indtast beskrivelse, mængde og pris (og moms, hvis relevant).
3. Sørg for, at kunden (individ eller organisation) er indstillet på muligheden, så fakturaen sendes til den rigtige part. De faktureringselementer, du tilføjer, er dit tilbud; når kunden accepterer, bliver de grundlaget for fakturaen.

Trin 2: Generer fakturaen, når handlen lukkes

Hvornår skal der genereres

Generer fakturaen kun når kunden har accepteret tilbuddet (f.eks. handel vundet, kontrakt underskrevet eller mundtlig bekræftelse). Det undgår at sende en faktura, før handlen er bekræftet.

Hvordan man genererer

1. Fra den samme mulighed (med faktureringselementer og kunde indstillet), brug muligheden for at generere en faktura eller oprette Stripe faktura fra faktureringselementerne.
2. Stripe Integration opretter fakturaen i Stripe ved hjælp af linjeposterne og kunden knyttet til muligheden.
3. Fakturaen kan sendes til kunden via e-mail fra Stripe, eller du kan dele linket selv. Kunden betaler via Stripe (kort, bank osv. afhængigt af din Stripe opsætning).

Trin 3: Spor betaling

Hvor betaling spores

• Stripe behandler betalingen. Brug dit Stripe-dashboard til at se betalingsstatus (f.eks. betalt, forfalden, fejlet).
• Afhængigt af din CRM opsætning kan betalingsstatus også afspejles i CRM (f.eks. på muligheden eller i en finansvisning). Tjek din Finans eller Stripe integration for, hvordan status synkroniseres.

Opfølgning på forfaldne fakturaer

For forfaldne fakturaer, brug Stripes påmindelsesmuligheder eller følg op manuelt. Se Hvordan man får betaling hurtigere for tips om vilkår, påmindelser og klar fakturering.

Brug af det samme flow til billetter

Faktureringselementer kan også tilføjes til Billetter. Brug dette, når du fakturerer for supportarbejde, projekter eller engangsarbejde, der spores i en billet:

1. Åbn Billetten og tilføj faktureringselementer (linjeposter) i faktureringselementsektionen.
2. Når du er klar til at fakturere, generer en faktura fra billetterens faktureringselementer. Stripe integrationen opretter og sender fakturaen som med muligheder.
3. Link billetten til den rigtige Individ eller Organisation, så fakturaen går til den rigtige kunde.

Bedste praksis

Hold faktureringselementer synkroniseret med det, du har tilbudt

Linjeposterne på muligheden (eller billetten) skal matche det, du har tilbudt. Når du genererer fakturaen, bliver de samme linjer til fakturaen; hvis de er forkerte, vil fakturaen være forkert. Opdater faktureringselementer, hvis kunden anmoder om ændringer, før du fakturerer.

Brug Services kataloget for konsistens

Hvor det er muligt, brug dit Services katalog, så produkter og priser er konsistente og synkroniseret med Stripe. Det reducerer fejl og holder Stripe produkter i overensstemmelse med dine tilbud.

Generer fakturaen kun, når handlen er bekræftet

Undgå at generere en faktura, før kunden har accepteret. Det forhindrer at sende for tidlige fakturaer og holder din faktureringsproces klar.

Ofte stillede spørgsmål

Kan jeg fakturere fra en billet i stedet for en mulighed?

Ja. Faktureringselementer kan også tilføjes til billetter. Flowet fra tilbud til faktura er det samme: tilføj faktureringselementer til billetten, sørg for, at kunden er indstillet, og generer fakturaen, når du er klar til at fakturere.

Hvad hvis jeg har brug for at ændre tilbuddet efter at have tilføjet faktureringselementer?

Rediger faktureringselementerne på muligheden (eller billetten), før du genererer fakturaen. Tilføj, fjern eller ændr linjeposter og priser, så fakturaen afspejler det aftalte omfang.

Hvem kan jeg kontakte for hjælp?

Kontakt support på support@piraja.io.

Konklusion

Gå fra tilbud til faktura ved at tilføje faktureringselementer til muligheder (eller billetter), forbinde Stripe og generere fakturaer, når handlen er bekræftet. Spor betaling i Stripe og følg op på forfaldne fakturaer. For mere, se Hvordan man fakturerer kunder med Stripe og Stripe Integration guiden.