Arkiver personer og organisationer, du ikke længere har brug for i aktive lister, og gendan dem, når det er nødvendigt. Arkiverede optegnelser forbliver i CRM'et, men er skjult fra standardvisninger.
Introduktion
Hvorfor arkivere i stedet for at slette
Når en kontakt eller virksomhed ikke længere er aktiv (f.eks. gammel kunde, duplikat eller lead, der ikke konverterede), vil du måske have dem ud af dine hovedlister uden at miste historik. Arkivering skjuler optegnelsen fra standardvisninger og søgning, mens den forbliver i databasen. Du kan gendanne den senere, hvis det er nødvendigt.
Personer og Organisationer kan normalt arkiveres (og gendannes) fra optegnelsesdetaljer eller liste. Nøjagtige muligheder afhænger af din app.
Sådan arkiverer du en kontakt eller virksomhed
Fra optegnelsen
- Åbn den person eller organisation, du vil arkivere.
- Kig efter Arkiver, Marker som arkiveret eller en handlingsmenu (f.eks. tre prikker) med en arkiveringsmulighed.
- Bekræft, hvis du bliver bedt om det. Optegnelsen er nu arkiveret og forsvinder typisk fra standardlisten og den globale søgning.
Fra listen
Nogle apps lader dig vælge en eller flere optegnelser i listen over personer eller organisationer og vælge Arkiver fra en massehandlingsmenu. Brug dette til at rydde op i flere optegnelser på én gang.
Sådan gendanner du en arkiveret optegnelse
Vis arkiverede optegnelser først
- I Personer- eller Organisationer-modulet skal du kigge efter et filter eller en kontakt som Vis arkiverede, Inkluder arkiverede eller Alle (vs "Kun aktive").
- Aktiver det, så arkiverede optegnelser vises i listen (eller i søgning).
- Find den optegnelse, du vil gendanne, og åbn den.
Gendan
- Åbn den arkiverede person eller organisation.
- Kig efter Gendan, Fjern arkivering eller Marker som aktiv (i handlingsmenuen eller på optegnelsen).
- Bekræft, hvis du bliver bedt om det. Optegnelsen er aktiv igen og vises i standardlister og søgning.
Hvad sker der med tilknyttede data
Aftaler, fakturaer og billetter
Arkivering af en kontakt eller virksomhed sletter ikke tilknyttede muligheder, fakturaer eller billetter. Disse optegnelser forbliver; de er stadig tilknyttet den arkiverede person eller organisation. Når du gendanner kontakten, forbliver linkene uændrede.
Bedste praksis
Arkiver i stedet for at slette, når du måske har brug for historik
Så du kan gendanne, og så rapporter eller revisioner stadig kan referere til optegnelsen. Slet kun, hvis din proces kræver det, og du har en sikkerhedskopi.
Brug "Vis arkiverede", når du ikke kan finde en kontakt
Hvis en kontakt eller virksomhed mangler i søgning eller liste, kan de være arkiveret. Se Kontakt eller virksomhed ikke fundet i søgning.
Ofte stillede spørgsmål
Kan jeg søge efter arkiverede optegnelser?
Ja, når du inkluderer arkiverede optegnelser (f.eks. "Vis arkiverede" eller "Alle") i listen eller søgning. Den globale søgning kan eller kan ikke inkludere arkiverede optegnelser afhængigt af appen; tjek listen over personer eller organisationer med arkivering aktiveret.
Hvem kan jeg kontakte for hjælp?
Kontakt support på support@piraja.io.
Konklusion
Arkiver kontakter og virksomheder, du ikke længere har brug for i aktive visninger; gendan dem, når det er nødvendigt. Brug "Vis arkiverede" til at finde og gendanne. For mere om at finde optegnelser, se Sådan søger og finder du i CRM og Kontakt eller virksomhed ikke fundet i søgning.