Forbind Gmail eller Outlook til Mailbox-modulet, så e-mails synkroniseres automatisk og knyttes til kontakter. Én gang OAuth-opsætning, ingen videresendelse kræves.
Introduktion
Hvorfor forbinde e-mail til CRM?
Når e-mail kun forbliver i din indbakke, ved CRM ikke, hvad du har sendt eller modtaget. Mailbox-modulet giver dig mulighed for at forbinde Gmail eller Outlook via OAuth, så e-mails synkroniseres ind i CRM'et og matches til enkeltpersoner og organisationer. Hver e-mail kan vises som aktivitet på den relaterede kontakt, så du har en fuld kommunikationshistorik ét sted. Det hjælper med opfølgning, overdragelser og med at se alt, hvad der er sket med en potentiel kunde eller kunde.
Du kan også bruge en videresendingsadresse, hvis du foretrækker ikke at forbinde en konto; den primære anbefalede tilgang er Gmail eller Outlook OAuth. Se Gmail-integration og Outlook-integration for leverandørspecifikke trin.
Trin 1: Aktivér Mailbox-modulet
Tjek modultilgængelighed
- Mailbox-modulet skal være aktiveret for din virksomhed. Din virksomhedsadministrator aktiverer moduler i modul- eller virksomhedsindstillingerne.
- Når Mailbox er aktiveret, skal det vises i din navigation eller sidepanel. Hvis du ikke ser det, skal du tjekke dit sidepanel eller moduloversigt og aktivere det til din visning, så du kan åbne Mailbox og forbinde din e-mail.
Trin 2: Forbind Gmail eller Outlook
Forbind Gmail
- Gå til Moduler og åbn Mailbox (eller brug Mailbox-indgangen i din app).
- Vælg Forbind Gmail (eller den tilsvarende knap).
- Du vil blive omdirigeret til Google for at logge ind. Log ind med den Gmail-konto, du bruger til arbejde.
- Gennemgå og godkend de tilladelser, som Piraja anmoder om (f.eks. læse og sende e-mail, adgang til etiketter). Disse tilladelser gør det muligt for CRM at synkronisere dine beskeder og matche dem til kontakter.
- Efter du har godkendt, vil du blive omdirigeret tilbage til CRM. Forbindelsen er fuldført, og e-mails vil begynde at synkronisere.
Forbind Outlook
- Åbn Mailbox og vælg Forbind Outlook (eller det tilsvarende).
- Log ind med din Microsoft arbejds- eller skolekonto (eller personlig Outlook, hvis det er det, du bruger).
- Godkend de anmodede tilladelser, så Piraja kan synkronisere og matche e-mails.
- Du vil blive returneret til CRM; synkronisering vil begynde.
Én forbindelse pr. bruger
Hver bruger forbinder deres egen Gmail- eller Outlook-konto. Der er ikke behov for at dele en enkelt mailbox; alles e-mails synkroniseres til deres egen konto og matches til de samme delte kontakter og organisationer i CRM.
Hvad der synkroniseres
Indgående og sendte e-mails
- Indgående og sendte e-mails synkroniseres ind i Mailbox. Du kan se dem i Mailbox-modulet (f.eks. efter mappe: Indbakke, Sendt eller Alle).
- Systemet matcher e-mails til Enkeltpersoner og Organisationer ved hjælp af afsenderens og modtagerens e-mailadresser. Hvis en kontakt i CRM har den e-mail, knyttes beskeden til deres post.
- Hver matchet e-mail kan vises som en aktivitet eller logindgang på den relaterede kontakt eller organisation, så når du åbner en kontakt, ser du samtalehistorikken.
Hvad matchning afhænger af
Matchning fungerer bedst, når dine Enkeltpersoner og Organisationer har korrekte, opdaterede e-mailadresser. Hvis afsenderen eller modtageren ikke er i CRM, eller e-mailadressen ikke matcher, kan beskeden stadig vises i Mailbox, men vil ikke være knyttet til en kontakt. Hold kontaktdata opdateret for de bedste resultater.
Brug af Mailbox efter forbindelse
Visning af e-mails
- Brug Mailbox-modulet til at gennemse synkroniserede e-mails efter mappe (Indbakke, Sendt osv.) eller til at søge.
- Åbn en kontakt (Enkeltperson eller Organisation) for at se deres knyttede aktivitet, herunder e-mails, der blev matchet til dem.
Knytning til billetter eller muligheder
Afhængigt af din opsætning kan du muligvis knytte e-mailtråde til Billetter eller Muligheder, så hele samtalen er knyttet til den handel eller supportanliggende. Tjek detaljevisningen for billetten eller muligheden og Mailbox for link- eller vedhæftningsmuligheder.
Bedste praksis
Hold kontaktens e-mailadresser opdateret
Når en kontakt ændrer e-mail, skal du opdatere deres post i Enkeltpersoner eller Organisationer. Korrekte adresser forbedrer matchning, så flere e-mails vises på den rigtige kontakt.
Brug én arbejds-konto
Forbind den e-mailkonto, du bruger til kommunikation med kunder og potentielle kunder. På den måde er de e-mails, der betyder noget for salg og support, dem, der synkroniseres ind i CRM.
Ofte stillede spørgsmål
Skal jeg opsætte videresendelse?
Nej. Når du forbinder Gmail eller Outlook via OAuth, er synkronisering automatisk. Videresendelse er kun nødvendig, hvis du bruger Mailbox-videresendelsesmuligheden i stedet for leverandørforbindelse.
Kan jeg forbinde både Gmail og Outlook?
Typisk forbinder du én leverandør pr. bruger (enten Gmail eller Outlook). Hvis din app tillader flere forbindelser, skal du tjekke Mailbox- eller integrationsindstillingerne.
Hvad hvis e-mails ikke vises på en kontakt?
Bekræft, at kontakten har den korrekte e-mailadresse gemt. Hvis adressen matcher afsenderen eller modtageren, bør beskeden være knyttet. Hvis matchning stadig fejler, se Mailbox: E-mails vises ikke for fejlfinding.
Hvem kan jeg kontakte for hjælp?
Kontakt support på support@piraja.io.
Konklusion
Forbind din e-mail til CRM ved at aktivere Mailbox-modulet og forbinde Gmail eller Outlook i en engangs OAuth-flow. E-mails synkroniseres derefter og matches til kontakter, så du har en fuld kommunikationshistorik ét sted. For flere detaljer, se Mailbox-modulet guiden og Gmail eller Outlook integrationsguider.