Archivieren Sie Personen und Organisationen, die Sie nicht mehr in aktiven Listen benötigen, und stellen Sie sie bei Bedarf wieder her. Archivierte Aufzeichnungen bleiben im CRM, sind jedoch in den Standardansichten verborgen.
Einführung
Warum archivieren statt löschen
Wenn ein Kontakt oder Unternehmen nicht mehr aktiv ist (z. B. ehemaliger Kunde, Duplikat oder Lead, der nicht konvertiert wurde), möchten Sie ihn möglicherweise aus Ihren Hauptlisten entfernen, ohne die Historie zu verlieren. Archivieren verbirgt den Datensatz in den Standardansichten und der Suche, während er in der Datenbank bleibt. Sie können ihn bei Bedarf später wiederherstellen.
Personen und Organisationen können in der Regel aus den Detailansichten oder Listen archiviert (und wiederhergestellt) werden. Die genauen Optionen hängen von Ihrer App ab.
So archivieren Sie einen Kontakt oder ein Unternehmen
Aus dem Datensatz
- Öffnen Sie die Person oder Organisation, die Sie archivieren möchten.
- Suchen Sie nach Archivieren, Als archiviert markieren oder einem Aktionsmenü (z. B. drei Punkte) mit einer Archivierungsoption.
- Bestätigen Sie, wenn Sie dazu aufgefordert werden. Der Datensatz ist jetzt archiviert und verschwindet typischerweise aus der Standardliste und der globalen Suche.
Aus der Liste
Einige Apps ermöglichen es Ihnen, einen oder mehrere Datensätze in der Liste der Personen oder Organisationen auszuwählen und Archivieren aus einem Mehrfachaktionsmenü zu wählen. Nutzen Sie dies, um mehrere Datensätze auf einmal zu bereinigen.
So stellen Sie einen archivierten Datensatz wieder her
Archivierte Datensätze zuerst anzeigen
- Suchen Sie im Modul Personen oder Organisationen nach einem Filter oder Umschalter wie Archivierte anzeigen, Archivierte einbeziehen oder Alle (im Gegensatz zu "Nur aktiv").
- Aktivieren Sie ihn, damit archivierte Datensätze in der Liste (oder in der Suche) angezeigt werden.
- Finden Sie den Datensatz, den Sie wiederherstellen möchten, und öffnen Sie ihn.
Wiederherstellen
- Öffnen Sie die archivierte Person oder Organisation.
- Suchen Sie nach Wiederherstellen, Archivierung aufheben oder Als aktiv markieren (im Aktionsmenü oder auf dem Datensatz).
- Bestätigen Sie, wenn Sie dazu aufgefordert werden. Der Datensatz ist wieder aktiv und erscheint in den Standardlisten und der Suche.
Was mit verknüpften Daten passiert
Deals, Rechnungen und Tickets
Das Archivieren eines Kontakts oder Unternehmens löscht nicht die verknüpften Möglichkeiten, Rechnungen oder Tickets. Diese Datensätze bleiben bestehen; sie sind weiterhin mit der archivierten Person oder Organisation verknüpft. Wenn Sie den Kontakt wiederherstellen, bleiben die Verknüpfungen unverändert.
Best Practices
Archivieren statt löschen, wenn Sie möglicherweise die Historie benötigen
So können Sie den Datensatz wiederherstellen und Berichte oder Prüfungen weiterhin auf den Datensatz verweisen. Löschen Sie nur, wenn Ihr Prozess dies erfordert und Sie ein Backup haben.
Verwenden Sie "Archivierte anzeigen", wenn Sie einen Kontakt nicht finden können
Wenn ein Kontakt oder Unternehmen in der Suche oder Liste fehlt, könnte es archiviert sein. Siehe Kontakt oder Unternehmen nicht in der Suche gefunden.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich nach archivierten Datensätzen suchen?
Ja, wenn Sie archivierte Datensätze (z. B. "Archivierte anzeigen" oder "Alle") in der Liste oder Suche einbeziehen. Die globale Suche kann archivierte Datensätze je nach App einbeziehen oder nicht; überprüfen Sie die Liste der Personen oder Organisationen mit aktivierter Archivierung.
Wen kann ich um Hilfe bitten?
Kontaktieren Sie den Support unter support@piraja.io.
Fazit
Archivieren Sie Kontakte und Unternehmen, die Sie nicht mehr in aktiven Ansichten benötigen; stellen Sie sie bei Bedarf wieder her. Verwenden Sie "Archivierte anzeigen", um zu finden und wiederherzustellen. Weitere Informationen zum Finden von Datensätzen finden Sie in Wie man im CRM sucht und findet und Kontakt oder Unternehmen nicht in der Suche gefunden.