Conecta Outlook al módulo de Mailbox para que los correos se sincronicen en el CRM y se vinculen a los contactos. Configuración de OAuth única, sin necesidad de reenvío.
Introducción
¿Por qué conectar Outlook al CRM?
Cuando Outlook permanece separado de tu CRM, debes alternar entre la bandeja de entrada y el CRM para ver lo que se ha dicho. Conectar Outlook al Módulo de Mailbox sincroniza tus correos en el CRM y los vincula a Individuos y Organizaciones. Abre un contacto y verás todo el hilo; abre un trato o un ticket y la conversación estará en contexto.
Esta guía cubre específicamente Outlook. Para una configuración general de correo (Gmail u Outlook), consulta Cómo conectar tu correo al CRM. Para la referencia completa de integración de Outlook, consulta la guía de Integración de Outlook.
Paso 1: Habilitar el módulo de Mailbox
Verificar disponibilidad del módulo
- El módulo Mailbox debe estar habilitado para tu negocio. Tu administrador de negocio habilita módulos en la configuración del módulo o del negocio.
- Una vez habilitado Mailbox, debería aparecer en tu navegación o barra lateral. Si no lo ves, verifica tu barra lateral o lista de módulos y habilítalo para tu vista para que puedas abrir Mailbox y conectar Outlook.
Paso 2: Conectar Outlook
Conecta tu cuenta de Outlook
- Ve a Módulos y abre Mailbox (o utiliza la entrada de Mailbox en tu aplicación).
- Elige Conectar Outlook (o el botón equivalente).
- Serás redirigido a Microsoft para iniciar sesión. Inicia sesión con tu cuenta de trabajo o escuela (o personal de Outlook si es la que usas para la comunicación con clientes).
- Revisa y aprueba los permisos que solicita Piraja (por ejemplo, leer y enviar correos, acceso a bandejas de entrada). Estos permiten que el CRM sincronice tus mensajes y los vincule a contactos.
- Después de aprobar, serás redirigido de nuevo al CRM. La conexión está completa y los correos comenzarán a sincronizarse.
Una conexión por usuario
Cada usuario conecta su propia cuenta de Outlook. No es necesario compartir una sola bandeja de entrada; los correos de cada uno se sincronizan para su propia cuenta y se vinculan a los mismos contactos y organizaciones compartidos en el CRM.
Qué se sincroniza
Correos entrantes y enviados
- Los correos entrantes y enviados se sincronizan en Mailbox. Puedes verlos en el módulo de Mailbox (por ejemplo, por carpeta: Bandeja de entrada, Enviados, o Todos).
- El sistema vincula los correos a Individuos y Organizaciones utilizando las direcciones de correo del remitente y del destinatario. Si un contacto en el CRM tiene ese correo, el mensaje se vincula a su registro.
- Cada correo vinculado puede aparecer como actividad en el contacto u organización relacionada.
En qué depende la coincidencia
La coincidencia funciona mejor cuando tus Individuos y Organizaciones tienen direcciones de correo correctas y actualizadas. Si el remitente o destinatario no está en el CRM, o la dirección no coincide, el mensaje puede aparecer en Mailbox pero no estará vinculado a un contacto. Mantén los datos de contacto actualizados para obtener los mejores resultados.
Uso de Mailbox después de la conexión
Visualización de correos
- Utiliza el módulo Mailbox para navegar por los correos sincronizados por carpeta (Bandeja de entrada, Enviados, etc.) o para buscar.
- Abre un contacto (Individuo u Organización) para ver su actividad vinculada, incluidos los correos que se han vinculado a ellos.
Vinculación a tratos o tickets
Dependiendo de tu configuración, es posible que puedas vincular hilos de correos a Oportunidades o Tickets para que toda la conversación esté adjunta a ese trato o caso. Consulta Cómo vincular correos a contactos y tratos.
Mejores prácticas
Usa tu cuenta de Outlook laboral
Conecta la cuenta que usas para la comunicación con clientes y prospectos para que los correos que importan para ventas y soporte sean los que se sincronicen.
Mantén actualizadas las direcciones de correo de contacto
Cuando un contacto cambia de correo, actualiza su registro en Individuos u Organizaciones. Direcciones precisas mejoran la coincidencia para que más correos aparezcan en el contacto correcto.
Preguntas frecuentes
¿Necesito configurar el reenvío?
No. Cuando conectas Outlook a través de OAuth, la sincronización es automática. El reenvío solo es necesario si utilizas la opción de reenvío de Mailbox en lugar de conectar Outlook directamente.
¿Puedo conectar tanto Outlook como Gmail?
Típicamente, conectas un proveedor por usuario (ya sea Outlook o Gmail). Si tu aplicación permite múltiples conexiones, verifica la configuración de Mailbox o de integración.
¿Qué pasa si los correos no aparecen en un contacto?
Confirma que el contacto tenga la dirección de correo correcta guardada. Si la dirección coincide con el remitente o destinatario, el mensaje debería estar vinculado. Si la coincidencia aún falla, consulta Mailbox: Correos no apareciendo para solucionar problemas.
¿A quién puedo contactar para obtener ayuda?
Contacta al soporte en support@piraja.io.
Conclusión
Conecta Outlook al CRM habilitando el módulo de Mailbox y completando el flujo de OAuth único. Los correos se sincronizan y se vinculan a contactos para que tengas un historial completo de comunicación en un solo lugar. Para más detalles, consulta la guía del Módulo de Mailbox, la guía de Integración de Outlook y Cómo conectar tu correo al CRM.