Utiliza Mailbox, Notas y Tickets para que toda la comunicación con clientes esté en el CRM y vinculada al contacto o trato correcto.
Introducción
Cuando los correos electrónicos, notas y solicitudes de soporte están dispersos en bandejas de entrada, notas adhesivas y otras herramientas, pierdes contexto y desperdicias tiempo. Piraja te ofrece un lugar para la comunicación con clientes: el Mailbox para correos electrónicos, Notas para notas internas o compartidas, y Tickets para soporte. Todo esto puede estar vinculado a individuos y organizaciones para que veas el historial completo de cada contacto y cuenta.
A quién va dirigido
- Equipos de ventas y soporte que cambian entre correo electrónico y CRM
- Equipos que necesitan una vista única de todo lo que se ha dicho y hecho con un cliente
- Cualquiera que quiera transferir un cliente o trato sin perder contexto
Conectar el correo electrónico con Mailbox
Por qué conectar el correo electrónico
Cuando conectas Gmail o Outlook a través del módulo Mailbox, los correos electrónicos se sincronizan en el CRM y se emparejan con contactos (individuos y organizaciones) por dirección de remitente y destinatario. Cada correo electrónico puede aparecer en el registro de actividad del registro relevante. Ya no necesitas cambiar entre la bandeja de entrada y el CRM para ver la conversación; el equipo ve el mismo historial.
Cómo configurarlo
Consulta Cómo Conectar Tu Correo Electrónico al CRM para una configuración paso a paso. Una vez conectado, mantén actualizadas las direcciones de correo electrónico de contacto para que el emparejamiento funcione bien.
Usa notas para contexto
Dónde ayudan las notas
Agrega Notas a individuos, organizaciones, oportunidades o tickets. Úsalas para:
- Resúmenes de llamadas – lo que se acordó, lo que el cliente pidió
- Notas de reuniones – quién asistió, elementos de acción
- Comentarios internos – cosas que el equipo debería saber (por ejemplo, "prefiere correo electrónico", "tomador de decisiones")
Las notas permanecen con el registro, así que todo el equipo tiene contexto. Cuando alguien más abre el contacto o trato, ve el panorama completo sin preguntar.
Rastrea el soporte en tickets
Un ticket por problema
Crea Tickets para cada solicitud de soporte y vincúlalos al contacto (individuo u organización). Usa el ticket para:
- Descripción del problema y prioridad
- Estado (abierto, en progreso, completado) para que el equipo sepa lo que está hecho
- Asignación para que todos sepan quién lo está manejando
Los correos electrónicos y notas pueden asociarse con el ticket (dependiendo de tu aplicación) para que todo el hilo esté en un solo lugar. Cuando el cliente responde, tienes el historial en el ticket y en el contacto. Consulta Cómo Configurar Soporte al Cliente con Tickets.
Ver la comunicación en un solo lugar
Actividad e historial
Cuando abres un Individuo o Organización, busca la sección de actividad o historial. Allí típicamente verás:
- Correos electrónicos emparejados a ese contacto (desde Mailbox)
- Notas agregadas al contacto o a oportunidades y tickets relacionados
- Tickets vinculados al contacto
- Oportunidades y su estado
Esa vista única es lo que significa "comunicación en un solo lugar": un registro, historial completo.
Mejores prácticas
Vincula cada correo electrónico y nota al contacto o trato correcto
Asegúrate de que los contactos tengan direcciones de correo electrónico correctas para que Mailbox pueda emparejar el correo electrónico entrante. Agrega notas al registro relevante (contacto, oportunidad o ticket) para que sean localizables y útiles.
Usa un ticket por problema
Crea un ticket separado para cada solicitud de soporte distinta. Eso mantiene el estado y la resolución claros y facilita el reporte y seguimiento.
Revisa el registro de actividad en cuentas clave
Para clientes importantes, abre el contacto u organización y escanea el registro de actividad regularmente. Detectarás tendencias, seguimientos pendientes y todo lo que se ha dicho y hecho.
Preguntas frecuentes
¿Puedo ver todos los correos electrónicos de un contacto?
Sí. Cuando Mailbox está conectado y los correos electrónicos están emparejados al contacto (por dirección de correo electrónico), aparecen en la actividad o historial de ese individuo u organización.
¿Puedo adjuntar una nota a una oportunidad o ticket?
Sí. Las notas pueden agregarse a individuos, organizaciones, oportunidades y tickets. Elige el registro que mejor se ajuste al contexto para que las personas adecuadas vean la nota.
¿A quién puedo contactar para obtener ayuda?
Contacta al soporte en support@piraja.io.
Conclusión
Mantén la comunicación con clientes en un solo lugar utilizando Mailbox para correos electrónicos, Notas para contexto y Tickets para soporte, todos vinculados a contactos y tratos. Cuando todo está en el CRM, el equipo tiene un historial completo y nadie trabaja a ciegas. Consulta las guías de Mailbox, Notas y Tickets para más información.