Yhdistä Gmail tai Outlook Mailbox-moduuliin, jotta sähköpostit synkronoidaan automaattisesti ja liitetään kontakteihin. Kertaluonteinen OAuth-asetus, ei edelleenlähetystä vaadita.
Johdanto
Miksi yhdistää sähköposti CRM:ään?
Kun sähköposti pysyy vain saapuneissa, CRM ei tiedä mitä olet lähettänyt tai vastaanottanut. Mailbox-moduuli mahdollistaa Gmailin tai Outlookin yhdistämisen OAuthin kautta, jotta sähköpostit synkronoidaan CRM:ään ja liitetään yksilöihin ja organisaatioihin. Jokainen sähköposti voi näkyä aktiviteettina liittyvällä kontaktilla, joten sinulla on koko viestintähistoria yhdessä paikassa. Tämä auttaa seurannassa, siirroissa ja näkemään kaiken, mitä on tapahtunut liidin tai asiakkaan kanssa.
Voit myös käyttää edelleenlähetysosoitetta, jos et halua yhdistää tiliä; pääsuositeltu tapa on Gmailin tai Outlookin OAuth. Katso Gmail-integraatio ja Outlook-integraatio tarjoajakohtaisia vaiheita varten.
Vaihe 1: Ota käyttöön Mailbox-moduuli
Tarkista moduulin saatavuus
- Mailbox-moduuli on oltava käytössä yrityksellesi. Yrityksen ylläpitäjäsi ottaa moduulit käyttöön moduuli- tai yritysasetuksissa.
- Kun Mailbox on otettu käyttöön, sen pitäisi näkyä navigaatiossasi tai sivupalkissasi. Jos et näe sitä, tarkista sivupalkkisi tai moduuliluettelosi ja ota se käyttöön näkymääsi, jotta voit avata Mailboxin ja yhdistää sähköpostisi.
Vaihe 2: Yhdistä Gmail tai Outlook
Yhdistä Gmail
- Siirry Moduulit-osioon ja avaa Mailbox (tai käytä Mailbox-merkintää sovelluksessasi).
- Valitse Yhdistä Gmail (tai vastaava painike).
- Sinut ohjataan Googleen kirjautumaan sisään. Kirjaudu sisään työssä käyttämälläsi Gmail-tilillä.
- Tarkista ja hyväksy Pirajan pyytämät käyttöoikeudet (esim. sähköpostin lukeminen ja lähettäminen, pääsy kansioihin). Nämä mahdollistavat CRM:lle viestiesi synkronoinnin ja niiden liittämisen kontakteihin.
- Hyväksymisen jälkeen sinut ohjataan takaisin CRM:ään. Yhteys on valmis ja sähköpostit alkavat synkronoida.
Yhdistä Outlook
- Avaa Mailbox ja valitse Yhdistä Outlook (tai vastaava).
- Kirjaudu sisään Microsoft-työ- tai koulutililläsi (tai henkilökohtaisella Outlookilla, jos käytät sitä).
- Hyväksy pyydetyt käyttöoikeudet, jotta Piraja voi synkronoida ja liittää sähköposteja.
- Sinut palautetaan CRM:ään; synkronointi alkaa.
Yksi yhteys per käyttäjä
Jokainen käyttäjä yhdistää oman Gmail- tai Outlook-tilinsä. Yhteistä postilaatikkoa ei tarvitse jakaa; kaikkien sähköpostit synkronoidaan heidän omalle tililleen ja liitetään samoihin jaettuihin kontakteihin ja organisaatioihin CRM:ssä.
Mitä synkronoidaan
Saapuneet ja lähetetyt sähköpostit
- Saapuneet ja lähetetyt sähköpostit synkronoidaan Mailboxiin. Voit tarkastella niitä Mailbox-moduulissa (esim. kansioittain: Saapuneet, Lähetetyt tai Kaikki).
- Järjestelmä liittää sähköpostit Yksilöihin ja Organisaatioihin lähettäjän ja vastaanottajan sähköpostiosoitteiden avulla. Jos CRM:ssä on kontaktilla tuo sähköposti, viesti liitetään heidän tietueeseensa.
- Jokainen liitetty sähköposti voi näkyä aktiviteettina tai lokimerkintänä liittyvällä kontaktilla tai organisaatiolla, joten kun avaat kontaktin, näet keskusteluhistorian.
Mihin liittäminen perustuu
Liittäminen toimii parhaiten, kun Yksilöillä ja Organisaatioilla on oikeat, ajantasaiset sähköpostiosoitteet. Jos lähettäjä tai vastaanottaja ei ole CRM:ssä tai sähköpostiosoite ei täsmää, viesti voi silti näkyä Mailboxissa, mutta sitä ei liitetä kontaktiin. Pidä kontaktitiedot ajantasaisina parhaiden tulosten saavuttamiseksi.
Mailboxin käyttö yhdistämisen jälkeen
Sähköpostien tarkastelu
- Käytä Mailbox-moduulia selataksesi synkronoitua sähköpostia kansioittain (Saapuneet, Lähetetyt jne.) tai etsiäksesi.
- Avaa kontakti (Yksilö tai Organisaatio) nähdäksesi heidän liitetyt aktiviteettinsa, mukaan lukien sähköpostit, jotka on liitetty heihin.
Liittäminen lippuihin tai mahdollisuuksiin
Riippuen asetuksistasi, voit ehkä liittää sähköpostikeskusteluja Lippuihin tai Mahdollisuuksiin, jotta koko keskustelu on liitetty kyseiseen kauppaan tai tukitapaukseen. Tarkista lipun tai mahdollisuuden yksityiskohtanäkymä ja Mailbox linkki- tai liitä-vaihtoehtojen varalta.
Parhaat käytännöt
Pidä kontaktien sähköpostiosoitteet ajantasaisina
Kun kontaktin sähköposti muuttuu, päivitä heidän tietonsa Yksilöissä tai Organisaatioissa. Tarkat osoitteet parantavat liittämistä, jotta enemmän sähköposteja näkyy oikealla kontaktilla.
Käytä yhtä työtiliä
Yhdistä sähköpostitili, jota käytät asiakas- ja potentiaaliviestinnässä. Näin tärkeät myynti- ja tukisähköpostit synkronoidaan CRM:ään.
Usein kysytyt kysymykset
Tarvitseeko minun asettaa edelleenlähetys?
Ei. Kun yhdistät Gmailin tai Outlookin OAuthin kautta, synkronointi on automaattista. Edelleenlähetys on tarpeen vain, jos käytät Mailboxin edelleenlähetysmahdollisuutta sen sijaan, että yhdistäisit tarjoajan.
Voinko yhdistää sekä Gmailin että Outlookin?
Tyypillisesti yhdistät yhden tarjoajan per käyttäjä (joko Gmailin tai Outlookin). Jos sovelluksesi sallii useita yhteyksiä, tarkista Mailbox- tai integraatioasetukset.
Entä jos sähköpostit eivät näy kontaktilla?
Varmista, että kontaktilla on tallennettuna oikea sähköpostiosoite. Jos osoite täsmää lähettäjän tai vastaanottajan kanssa, viestin pitäisi olla liitetty. Jos liittäminen epäonnistuu edelleen, katso Mailbox: Sähköpostit eivät näy vianetsintää varten.
Kenelle voin ottaa yhteyttä avun saamiseksi?
Ota yhteyttä tukeen osoitteessa support@piraja.io.
Yhteenveto
Yhdistä sähköpostisi CRM:ään ottamalla käyttöön Mailbox-moduuli ja yhdistämällä Gmail tai Outlook kertaluonteisessa OAuth-prosessissa. Sähköpostit synkronoidaan ja liitetään kontakteihin, jotta sinulla on koko viestintähistoria yhdessä paikassa. Lisätietoja varten katso Mailbox-moduuli -opas sekä Gmail tai Outlook integraatio-oppaat.