Transformez les opportunités en facturables puis en factures Stripe. Ce guide vous accompagne de la citation au paiement dans Piraja CRM.
Introduction
Le flux
- Vous créez une Opportunité (ou utilisez une existante) et ajoutez des Facturables — éléments de votre Catalogue de Services ou éléments personnalisés avec quantités et prix. C'est votre citation.
- Lorsque le client accepte, vous générez une facture à partir de ces facturables en utilisant l'Intégration Stripe. La facture est créée dans Stripe et peut être envoyée au client.
- Le client paie via Stripe ; vous suivez le paiement dans Stripe et, lorsque cela est pris en charge, dans le CRM.
Vous avez besoin du module Finance (facturables) et de l'intégration Stripe activés. Consultez Comment facturer les clients avec Stripe pour la configuration. Le même flux peut être utilisé pour les Tickets (par exemple, travail de support ou projet) : ajoutez des facturables au ticket et générez une facture lorsque vous êtes prêt à facturer.
Étape 1 : Créer l'opportunité et ajouter des facturables
Créer ou ouvrir l'opportunité
- Créez une Opportunité et liez-la au contact (individu et/ou organisation) pour lequel vous faites une citation. Donnez-lui un nom clair (par exemple "Acme Corp – Abonnement T1").
- Déplacez l'opportunité au bon étape dans votre pipeline (par exemple, Proposition ou Citation envoyée) afin que l'équipe sache où en est l'affaire.
Ajouter des facturables (votre citation)
- Ouvrez l'opportunité et trouvez l'onglet ou la section Facturables.
- Ajoutez des éléments : soit sélectionnez dans votre catalogue de Services (si vous l'utilisez et qu'il est synchronisé avec Stripe), soit ajoutez des éléments personnalisés. Pour chaque ligne, entrez la description, la quantité et le prix (et la TVA si applicable).
- Assurez-vous que le client (individu ou organisation) est défini sur l'opportunité afin que la facture soit envoyée à la bonne partie. Les facturables que vous ajoutez constituent votre citation ; lorsque le client accepte, ils deviennent la base de la facture.
Étape 2 : Générer la facture lorsque l'affaire se conclut
Quand générer
Générez la facture uniquement lorsque le client a accepté la citation (par exemple, affaire gagnée, contrat signé ou confirmation verbale). Cela évite d'envoyer une facture avant que l'affaire ne soit confirmée.
Comment générer
- À partir de la même opportunité (avec des facturables et un client définis), utilisez l'option pour générer une facture ou créer une facture Stripe à partir des facturables.
- L'Intégration Stripe crée la facture dans Stripe en utilisant les éléments et le client liés à l'opportunité.
- La facture peut être envoyée au client par e-mail depuis Stripe, ou vous pouvez partager le lien vous-même. Le client paie via Stripe (carte, banque, etc. selon votre configuration Stripe).
Étape 3 : Suivre le paiement
Où le paiement est suivi
- Stripe traite le paiement. Utilisez votre tableau de bord Stripe pour voir le statut du paiement (par exemple, payé, en retard, échoué).
- Selon votre configuration CRM, le statut de paiement peut également être reflété dans le CRM (par exemple, sur l'opportunité ou dans une vue financière). Vérifiez votre intégration Finance ou Stripe pour savoir comment le statut est synchronisé.
Suivi des factures en retard
Pour les factures en retard, utilisez les options de rappel de Stripe ou suivez manuellement. Consultez Comment être payé plus rapidement pour des conseils sur les conditions, les rappels et une facturation claire.
Utiliser le même flux pour les tickets
Des facturables peuvent être ajoutés aux Tickets ainsi qu'aux opportunités. Utilisez cela lorsque vous facturez pour du travail de support, des projets ou un travail ponctuel qui est suivi dans un ticket :
- Ouvrez le Ticket et ajoutez des facturables (éléments) dans la section des Facturables.
- Lorsque vous êtes prêt à facturer, générez une facture à partir des facturables du ticket. L'intégration Stripe crée et envoie la facture comme pour les opportunités.
- Liez le ticket au bon Individu ou Organisation afin que la facture soit envoyée au bon client.
Meilleures pratiques
Gardez les facturables synchronisés avec ce que vous avez cité
Les éléments sur l'opportunité (ou le ticket) doivent correspondre à ce que vous avez cité. Lorsque vous générez la facture, ces mêmes lignes deviennent la facture ; si elles sont incorrectes, la facture sera incorrecte. Mettez à jour les facturables si le client demande des modifications avant que vous ne facturiez.
Utilisez le catalogue de Services pour la cohérence
Dans la mesure du possible, utilisez votre Catalogue de Services afin que les produits et les prix soient cohérents et synchronisés avec Stripe. Cela réduit les erreurs et maintient les produits Stripe en ligne avec vos offres.
Générez la facture uniquement lorsque l'affaire est confirmée
Évitez de générer une facture avant que le client ait accepté. Cela empêche l'envoi de factures prématurées et maintient votre processus de facturation clair.
Questions fréquentes
Puis-je facturer à partir d'un ticket au lieu d'une opportunité ?
Oui. Des facturables peuvent également être ajoutés aux tickets. Le flux de citation à facture est le même : ajoutez des facturables au ticket, assurez-vous que le client est défini et générez la facture lorsque vous êtes prêt à facturer.
Que faire si je dois modifier la citation après avoir ajouté des facturables ?
Modifiez les facturables sur l'opportunité (ou le ticket) avant de générer la facture. Ajoutez, supprimez ou modifiez des éléments et des prix afin que la facture reflète le périmètre convenu.
Qui puis-je contacter pour obtenir de l'aide ?
Contactez le support à support@piraja.io.
Conclusion
Passez de la citation à la facture en ajoutant des facturables aux opportunités (ou tickets), en connectant Stripe et en générant des factures lorsque l'affaire est confirmée. Suivez le paiement dans Stripe et suivez les factures en retard. Pour plus d'informations, consultez Comment facturer les clients avec Stripe et le guide de l'Intégration Stripe.