Utilisez le module Boîte de réception pour associer les e-mails aux contacts et attacher des fils aux opportunités ou tickets afin que toute la communication reste dans le contexte.
Introduction
Pourquoi lier les e-mails aux contacts et aux affaires
Lorsque l'e-mail est dans le CRM, la véritable valeur réside dans le lier au bon Individu, Organisation, Opportunité ou Ticket. Ainsi, tout le monde voit la conversation complète sur le contact ou l'affaire, et rien n'est perdu dans une boîte de réception générique.
Le Module Boîte de réception synchronise les e-mails via Gmail ou Outlook et associe les messages aux contacts par adresse e-mail. Vous pouvez également lier manuellement des fils aux opportunités ou tickets lorsque l'application le permet.
Correspondance automatique aux contacts
Comment fonctionne la correspondance
- Lorsqu'un e-mail est envoyé à ou depuis une adresse qui existe sur un Individu ou une Organisation dans le CRM, le système peut associer ce message à ce contact.
- Les e-mails associés apparaissent alors comme activité ou fils liés sur le contact (et éventuellement l'organisation) afin que lorsque vous ouvrez le contact, vous voyiez l'historique de la conversation.
- La correspondance dépend des adresses e-mail précises dans le CRM. Si l'expéditeur ou le destinataire n'est pas dans vos contacts, ou si l'adresse est incorrecte, le message peut toujours apparaître dans la Boîte de réception mais ne sera pas lié.
Que faire si un e-mail n'est pas lié
- Vérifiez l'enregistrement du contact : Assurez-vous que l'Individu ou l'Organisation a la bonne adresse e-mail enregistrée (celle utilisée dans le fil).
- Ajoutez ou corrigez le contact : Si la personne ou l'entreprise n'est pas encore dans le CRM, ajoutez-les avec la bonne adresse e-mail ; les futurs messages devraient alors correspondre.
- Si l'application permet de lier manuellement ou d'attacher un fil à un contact ou une affaire, utilisez cela pour les fils existants qui n'ont pas été associés.
Lier des fils aux opportunités et tickets
Opportunités (affaires)
- Certaines configurations vous permettent d'attacher ou de lier un fil d'e-mail à une Opportunité afin que toute la négociation ou la discussion de proposition soit visible sur l'affaire.
- Utilisez la vue détaillée de l'opportunité ou la Boîte de réception pour associer le fil à la bonne opportunité. Cela maintient le contexte des ventes au même endroit.
Tickets (support)
- Pour les Tickets, lier le fil au ticket signifie que la conversation de support est attachée au cas. Lorsque vous ouvrez le ticket, vous voyez le fil d'e-mail.
- Créez ou ouvrez le ticket, puis liez le fil pertinent depuis la Boîte de réception (ou utilisez l'option de lien/attachement si disponible).
Meilleures pratiques
- Gardez les adresses e-mail des contacts à jour afin que la correspondance automatique fonctionne pour le plus grand nombre de messages possible.
- Liez les fils importants à la bonne opportunité ou ticket afin que l'équipe ait un contexte complet.
- Utilisez un compte de travail unique pour Gmail ou Outlook afin que les e-mails qui comptent pour les ventes et le support soient ceux qui se synchronisent. Consultez Comment connecter votre e-mail au CRM si vous ne l'avez pas encore connecté.
Questions fréquentes
Dois-je lier chaque e-mail manuellement ?
Non. De nombreux e-mails sont associés automatiquement aux contacts lorsque l'e-mail de l'expéditeur/destinataire correspond à un contact. Vous devez seulement lier manuellement lorsque la correspondance automatique ne s'applique pas ou lors de l'attachement d'un fil à une opportunité ou un ticket spécifique.
Que faire si les e-mails n'apparaissent pas sur un contact ?
Confirmez que le contact a la bonne adresse e-mail. S'il l'a et que les messages n'apparaissent toujours pas, consultez Boîte de réception : E-mails n'apparaissant pas.
Qui puis-je contacter pour obtenir de l'aide ?
Contactez le support à support@piraja.io.
Conclusion
Liez les e-mails aux contacts et aux affaires en maintenant les données de contact précises (pour la correspondance automatique) et en attachant des fils aux opportunités ou tickets où cela est pris en charge. Le Module Boîte de réception et le guide Comment connecter votre e-mail au CRM expliquent la configuration et la synchronisation.