Connectez Outlook au module Mailbox pour que les e-mails se synchronisent dans le CRM et soient associés aux contacts. Configuration OAuth unique, sans transfert requis.
Introduction
Pourquoi connecter Outlook au CRM
Lorsque Outlook reste séparé de votre CRM, vous devez passer de votre boîte de réception au CRM pour voir ce qui a été dit. Connecter Outlook au Module Mailbox synchronise vos e-mails dans le CRM et les associe à des Individus et à des Organisations. Ouvrez un contact et vous verrez le fil de discussion complet ; ouvrez une affaire ou un ticket et la conversation sera dans son contexte.
Ce guide couvre spécifiquement Outlook. Pour une configuration générale des e-mails (Gmail ou Outlook), consultez Comment connecter votre e-mail au CRM. Pour la référence complète sur l'intégration d'Outlook, consultez le guide Intégration Outlook.
Étape 1 : Activer le module Mailbox
Vérifiez la disponibilité du module
- Le module Mailbox doit être activé pour votre entreprise. Votre administrateur d'entreprise active les modules dans les paramètres du module ou de l'entreprise.
- Une fois le module Mailbox activé, il devrait apparaître dans votre navigation ou votre barre latérale. Si vous ne le voyez pas, vérifiez votre barre latérale ou votre liste de modules et activez-le pour votre vue afin de pouvoir ouvrir Mailbox et connecter Outlook.
Étape 2 : Connecter Outlook
Connectez votre compte Outlook
- Allez dans Modules et ouvrez Mailbox (ou utilisez l'entrée Mailbox dans votre application).
- Choisissez Connecter Outlook (ou le bouton équivalent).
- Vous serez redirigé vers Microsoft pour vous connecter. Connectez-vous avec votre compte professionnel ou scolaire (ou personnel si c'est ce que vous utilisez pour la communication avec les clients).
- Examinez et approuvez les autorisations demandées par Piraja (par exemple, lire et envoyer des e-mails, accès aux boîtes aux lettres). Cela permet au CRM de synchroniser vos messages et de les associer aux contacts.
- Après votre approbation, vous serez redirigé vers le CRM. La connexion est complète et les e-mails commenceront à se synchroniser.
Une connexion par utilisateur
Chaque utilisateur connecte son propre compte Outlook. Il n'est pas nécessaire de partager une seule boîte aux lettres ; les e-mails de chacun sont synchronisés pour leur propre compte et associés aux mêmes contacts et organisations partagés dans le CRM.
Ce qui est synchronisé
E-mails entrants et envoyés
- Les e-mails entrants et envoyés sont synchronisés dans Mailbox. Vous pouvez les consulter dans le module Mailbox (par exemple, par dossier : Boîte de réception, Envoyés ou Tous).
- Le système associe les e-mails aux Individus et Organisations en utilisant les adresses e-mail de l'expéditeur et du destinataire. Si un contact dans le CRM a cette adresse e-mail, le message est lié à son enregistrement.
- Chaque e-mail associé peut apparaître comme activité sur le contact ou l'organisation concerné.
Ce sur quoi dépend l'association
L'association fonctionne mieux lorsque vos Individus et Organisations ont des adresses e-mail correctes et à jour. Si l'expéditeur ou le destinataire n'est pas dans le CRM, ou si l'adresse ne correspond pas, le message peut toujours apparaître dans Mailbox mais ne sera pas lié à un contact. Gardez les données de contact à jour pour obtenir les meilleurs résultats.
Utiliser Mailbox après la connexion
Visualiser les e-mails
- Utilisez le module Mailbox pour parcourir les e-mails synchronisés par dossier (Boîte de réception, Envoyés, etc.) ou pour rechercher.
- Ouvrez un contact (Individu ou Organisation) pour voir leur activité liée, y compris les e-mails qui leur ont été associés.
Lien vers des affaires ou des tickets
Selon votre configuration, vous pourrez peut-être lier des fils de discussion d'e-mails à des Opportunités ou à des Tickets afin que la conversation complète soit attachée à cette affaire ou ce cas. Consultez Comment lier des e-mails aux contacts et aux affaires.
Meilleures pratiques
Utilisez votre compte Outlook professionnel
Connectez le compte que vous utilisez pour la communication avec les clients et les prospects afin que les e-mails importants pour les ventes et le support soient ceux qui se synchronisent.
Gardez les adresses e-mail des contacts à jour
Lorsque l'adresse e-mail d'un contact change, mettez à jour son enregistrement dans Individus ou Organisations. Des adresses précises améliorent l'association afin que plus d'e-mails apparaissent sur le bon contact.
Questions fréquentes
Dois-je configurer le transfert ?
Non. Lorsque vous connectez Outlook via OAuth, la synchronisation est automatique. Le transfert n'est nécessaire que si vous utilisez l'option de transfert de Mailbox au lieu de connecter Outlook directement.
Puis-je connecter à la fois Outlook et Gmail ?
En général, vous connectez un seul fournisseur par utilisateur (soit Outlook, soit Gmail). Si votre application permet plusieurs connexions, vérifiez les paramètres de Mailbox ou d'intégration.
Que faire si les e-mails n'apparaissent pas sur un contact ?
Confirmez que le contact a la bonne adresse e-mail enregistrée. Si l'adresse correspond à l'expéditeur ou au destinataire, le message devrait être lié. Si l'association échoue toujours, consultez Mailbox : E-mails n'apparaissant pas pour le dépannage.
Qui puis-je contacter pour obtenir de l'aide ?
Contactez le support à support@piraja.io.
Conclusion
Connectez Outlook au CRM en activant le module Mailbox et en complétant le flux OAuth unique. Les e-mails se synchronisent ensuite et sont associés aux contacts afin que vous ayez un historique complet des communications en un seul endroit. Pour plus de détails, consultez le guide Module Mailbox, le guide Intégration Outlook et Comment connecter votre e-mail au CRM.