Van Offerte naar Factuur: Kansen en Facturering

Zet kansen om in factureerbare items en vervolgens in Stripe-facturen. Deze gids leidt je van offerte naar betaling in Piraja CRM.

Inleiding

De flow

1. Je maakt een Kans (of gebruikt een bestaande) en voegt Factureerbare items toe — regelitems uit je Diensten catalogus of aangepaste items met hoeveelheden en prijzen. Dit is je offerte.
2. Wanneer de klant ja zegt, genereer je een factuur van die factureerbare items met behulp van de Stripe-integratie. De factuur wordt aangemaakt in Stripe en kan naar de klant worden verzonden.
3. De klant betaalt via Stripe; je volgt de betaling in Stripe en, waar ondersteund, in de CRM.

Je hebt de Financiën (factureerbare items) module en de Stripe integratie ingeschakeld. Zie Hoe klanten te factureren met Stripe voor de installatie. Dezelfde flow kan worden gebruikt voor Tickets (bijv. ondersteuning of projectwerk): voeg factureerbare items toe aan het ticket en genereer een factuur wanneer je klaar bent om te factureren.

Stap 1: Maak de kans en voeg factureerbare items toe

Maak of open de kans

1. Maak een Kans en koppel deze aan de contactpersoon (individu en/of organisatie) waarvoor je een offerte maakt. Geef het een duidelijke naam (bijv. "Acme Corp – Q1-abonnement").
2. Verplaats de kans naar de juiste fase in je pijplijn (bijv. Voorstel of Offerte verzonden) zodat het team weet waar de deal staat.

Voeg factureerbare items toe (je offerte)

1. Open de kans en vind het tabblad of de sectie Factureerbare items.
2. Voeg regelitems toe: selecteer ofwel uit je Diensten catalogus (als je deze gebruikt en het is gesynchroniseerd met Stripe) of voeg aangepaste items toe. Voor elk regelitem voer je een beschrijving, hoeveelheid en prijs in (en BTW indien van toepassing).
3. Zorg ervoor dat de klant (individu of organisatie) is ingesteld op de kans, zodat de factuur naar de juiste partij wordt verzonden. De factureerbare items die je toevoegt zijn je offerte; wanneer de klant akkoord gaat, worden ze de basis voor de factuur.

Stap 2: Genereer de factuur wanneer de deal sluit

Wanneer te genereren

Genereer de factuur alleen wanneer de klant akkoord is gegaan met de offerte (bijv. deal gewonnen, contract getekend of mondelinge bevestiging). Dit voorkomt het verzenden van een factuur voordat de deal is bevestigd.

Hoe te genereren

1. Gebruik vanuit dezelfde kans (met factureerbare items en klant ingesteld) de optie om een factuur te genereren of Stripe-factuur te maken van de factureerbare items.
2. De Stripe-integratie maakt de factuur in Stripe aan met behulp van de regelitems en de klant die aan de kans is gekoppeld.
3. De factuur kan per e-mail naar de klant worden verzonden vanuit Stripe, of je kunt de link zelf delen. De klant betaalt via Stripe (kaart, bank, enz. afhankelijk van je Stripe-instelling).

Stap 3: Volg de betaling

Waar de betaling wordt gevolgd

• Stripe verwerkt de betaling. Gebruik je Stripe-dashboard om de betalingsstatus te zien (bijv. betaald, achterstallig, mislukt).
• Afhankelijk van je CRM-instelling kan de betalingsstatus ook in de CRM worden weergegeven (bijv. op de kans of in een financiële weergave). Controleer je Financiën of Stripe-integratie voor hoe de status wordt gesynchroniseerd.

Volg op bij achterstallige facturen

Voor achterstallige facturen, gebruik de herinneringsopties van Stripe of volg handmatig op. Zie Hoe sneller betaald te worden voor tips over voorwaarden, herinneringen en duidelijke facturering.

Dezelfde flow gebruiken voor tickets

Factureerbare items kunnen ook aan Tickets worden toegevoegd. Gebruik dit wanneer je factureert voor ondersteuningswerk, projecten of eenmalig werk dat in een ticket wordt gevolgd:

1. Open het Ticket en voeg factureerbare items (regelitems) toe in de sectie Factureerbare items.
2. Wanneer je klaar bent om te factureren, genereer een factuur van de factureerbare items van het ticket. De Stripe-integratie maakt en verzendt de factuur zoals bij kansen.
3. Koppel het ticket aan de juiste Individu of Organisatie zodat de factuur naar de juiste klant gaat.

Beste praktijken

Houd factureerbare items in sync met wat je hebt geoffreerd

De regelitems op de kans (of ticket) moeten overeenkomen met wat je hebt geoffreerd. Wanneer je de factuur genereert, worden diezelfde regels de factuur; als ze verkeerd zijn, zal de factuur verkeerd zijn. Werk factureerbare items bij als de klant wijzigingen aanvraagt voordat je factureert.

Gebruik de Diensten catalogus voor consistentie

Waar mogelijk, gebruik je Diensten catalogus zodat producten en prijzen consistent zijn en gesynchroniseerd met Stripe. Dit vermindert fouten en houdt Stripe-producten in lijn met je aanbiedingen.

Genereer de factuur alleen wanneer de deal is bevestigd

Voorkom het genereren van een factuur voordat de klant akkoord is gegaan. Dit voorkomt het verzenden van voortijdige facturen en houdt je factureringsproces duidelijk.

Veelgestelde vragen

Kan ik factureren vanuit een ticket in plaats van een kans?

Ja. Factureerbare items kunnen ook aan tickets worden toegevoegd. De flow van offerte naar factuur is hetzelfde: voeg factureerbare items toe aan het ticket, zorg ervoor dat de klant is ingesteld en genereer de factuur wanneer je klaar bent om te factureren.

Wat als ik de offerte moet wijzigen nadat ik factureerbare items heb toegevoegd?

Bewerk de factureerbare items op de kans (of ticket) voordat je de factuur genereert. Voeg regelitems en prijzen toe, verwijder of wijzig ze zodat de factuur de afgesproken scope weerspiegelt.

Wie kan ik contacteren voor hulp?

Neem contact op met de ondersteuning via support@piraja.io.

Conclusie

Ga van offerte naar factuur door factureerbare items toe te voegen aan kansen (of tickets), Stripe te koppelen en facturen te genereren wanneer de deal is bevestigd. Volg betalingen in Stripe en volg op bij achterstallige facturen. Voor meer informatie, zie Hoe klanten te factureren met Stripe en de Stripe-integratie gids.