Hoe een contact of bedrijf te archiveren of te herstellen

Archiveer individuen en organisaties die je niet langer nodig hebt in actieve lijsten, en herstel ze wanneer nodig. Gearchiveerde records blijven in de CRM maar zijn verborgen voor standaardweergaven.

Inleiding

Waarom archiveren in plaats van verwijderen

Wanneer een contact of bedrijf niet langer actief is (bijv. oude klant, duplicaat, of lead die niet is geconverteerd), wil je ze misschien uit je hoofd lijsten zonder geschiedenis te verliezen. Archiveren verbergt het record voor standaardweergaven en zoekopdrachten terwijl het in de database blijft. Je kunt het later herstellen indien nodig.

Individuen en Organisaties kunnen meestal worden gearchiveerd (en hersteld) vanuit het recorddetail of de lijst. Exacte opties hangen af van je app.

Hoe een contact of bedrijf te archiveren

Vanuit het record

1. Open de Individu of Organisatie die je wilt archiveren.
2. Zoek naar Archiveren, Markeer als gearchiveerd, of een actie-menu (bijv. drie stippen) met een archiveringsoptie.
3. Bevestig indien gevraagd. Het record is nu gearchiveerd en verdwijnt meestal uit de standaardlijst en globale zoekopdracht.

Vanuit de lijst

Sommige apps laten je een of meer records in de lijst van Individuen of Organisaties selecteren en Archiveren kiezen vanuit een bulkactie-menu. Gebruik dit om meerdere records tegelijk op te schonen.

Hoe een gearchiveerd record te herstellen

Toon gearchiveerde records eerst

1. In de module Individuen of Organisaties, zoek naar een filter of schakelaar zoals Toon gearchiveerd, Inclusief gearchiveerd, of Alle (vs "Alleen Actief").
2. Schakel het in zodat gearchiveerde records in de lijst (of in zoekopdrachten) verschijnen.
3. Zoek het record dat je wilt herstellen en open het.

Herstellen

1. Open de gearchiveerde Individu of Organisatie.
2. Zoek naar Herstellen, Unarchive, of Markeer als actief (in het actie-menu of op het record).
3. Bevestig indien gevraagd. Het record is weer actief en verschijnt in standaardlijsten en zoekopdrachten.

Wat er gebeurt met gelinkte gegevens

Deals, facturen en tickets

Het archiveren van een contact of bedrijf verwijdert niet de gelinkte kansen, facturen, of tickets. Die records blijven bestaan; ze zijn nog steeds gelinkt aan de gearchiveerde Individu of Organisatie. Wanneer je het contact herstelt, blijven de links onveranderd.

Beste praktijken

Archiveer in plaats van verwijderen wanneer je geschiedenis nodig hebt

Zodat je kunt herstellen en zodat rapporten of audits nog steeds naar het record kunnen verwijzen. Verwijder alleen als je proces dit vereist en je een back-up hebt.

Gebruik "Toon gearchiveerd" wanneer je een contact niet kunt vinden

Als een contact of bedrijf ontbreekt in de zoekopdracht of lijst, kan het gearchiveerd zijn. Zie Contact of Bedrijf Niet Gevonden in Zoekopdracht.

Veelgestelde vragen

Kan ik zoeken naar gearchiveerde records?

Ja, wanneer je gearchiveerde records (bijv. "Toon gearchiveerd" of "Alle") in de lijst of zoekopdracht opneemt. De globale zoekopdracht kan al dan niet gearchiveerde records bevatten, afhankelijk van de app; controleer de lijst van Individuen of Organisaties met gearchiveerd ingeschakeld.

Wie kan ik contacteren voor hulp?

Neem contact op met de ondersteuning via support@piraja.io.

Conclusie

Archiveer contacten en bedrijven die je niet langer nodig hebt in actieve weergaven; herstel ze wanneer nodig. Gebruik "Toon gearchiveerd" om te vinden en te herstellen. Voor meer informatie over het vinden van records zie Hoe te Zoeken en Vinden in de CRM en Contact of Bedrijf Niet Gevonden in Zoekopdracht.