Hoe je je e-mail aan de CRM verbindt

Verbind Gmail of Outlook met de Mailbox-module zodat e-mails automatisch worden gesynchroniseerd en gekoppeld aan contacten. Eenmalige OAuth-configuratie, geen doorsturen vereist.

Inleiding

Waarom e-mail aan de CRM verbinden?

Wanneer e-mail alleen in je inbox blijft, weet de CRM niet wat je hebt verzonden of ontvangen. De Mailbox-module stelt je in staat om Gmail of Outlook via OAuth te verbinden, zodat e-mails in de CRM worden gesynchroniseerd en gekoppeld aan individuen en organisaties. Elke e-mail kan verschijnen als activiteit op het gerelateerde contact, zodat je een volledige communicatiegeschiedenis op één plek hebt. Dit helpt bij follow-ups, overdrachten en het zien van alles wat er is gebeurd met een lead of klant.

Je kunt ook een doorstuuradres gebruiken als je liever geen account verbindt; de aanbevolen aanpak is Gmail of Outlook OAuth. Zie de Gmail-integratie en Outlook-integratie voor specifieke stappen per provider.

Stap 1: Schakel de Mailbox-module in

Controleer de beschikbaarheid van de module

1. De Mailbox-module moet zijn ingeschakeld voor jouw bedrijf. Je bedrijfsbeheerder schakelt modules in via de module- of bedrijfsinstellingen.
2. Zodra Mailbox is ingeschakeld, zou het in je navigatie of zijbalk moeten verschijnen. Als je het niet ziet, controleer dan je zijbalk of modulelijst en schakel het in voor jouw weergave, zodat je Mailbox kunt openen en je e-mail kunt verbinden.

Stap 2: Verbind Gmail of Outlook

Verbind Gmail

1. Ga naar Modules en open Mailbox (of gebruik de Mailbox-invoer in je app).
2. Kies Verbind Gmail (of de equivalente knop).
3. Je wordt doorgestuurd naar Google om in te loggen. Log in met het Gmail-account dat je voor werk gebruikt.
4. Bekijk en keur de machtigingen goed die Piraja aanvraagt (bijv. e-mail lezen en verzenden, toegang tot labels). Deze stellen de CRM in staat om je berichten te synchroniseren en ze aan contacten te koppelen.
5. Nadat je goedkeurt, word je teruggeleid naar de CRM. De verbinding is voltooid en e-mails beginnen te synchroniseren.

Verbind Outlook

1. Open Mailbox en kies Verbind Outlook (of de equivalente).
2. Log in met je Microsoft werk- of schoolaccount (of persoonlijke Outlook als dat is wat je gebruikt).
3. Keur de gevraagde machtigingen goed zodat Piraja e-mails kan synchroniseren en koppelen.
4. Je wordt teruggebracht naar de CRM; de synchronisatie begint.

Eén verbinding per gebruiker

Elke gebruiker verbindt zijn eigen Gmail- of Outlook-account. Het is niet nodig om één mailbox te delen; ieders e-mails worden gesynchroniseerd voor hun eigen account en gekoppeld aan dezelfde gedeelde contacten en organisaties in de CRM.

Wat wordt gesynchroniseerd

Binnenkomende en verzonden e-mails

• Binnenkomende en verzonden e-mails worden gesynchroniseerd in Mailbox. Je kunt ze bekijken in de Mailbox-module (bijv. per map: Inbox, Verzonden of Alles).
• Het systeem koppelt e-mails aan Individuen en Organisaties met behulp van de e-mailadressen van de afzender en ontvanger. Als een contact in de CRM dat e-mailadres heeft, wordt het bericht aan hun record gekoppeld.
• Elke gekoppelde e-mail kan verschijnen als een activiteit of logboekvermelding op het gerelateerde contact of de organisatie, zodat je de gespreksgeschiedenis ziet wanneer je een contact opent.

Waar matching van afhankelijk is

Matching werkt het beste wanneer je Individuen en Organisaties correcte, actuele e-mailadressen hebben. Als de afzender of ontvanger niet in de CRM staat, of het e-mailadres komt niet overeen, kan het bericht nog steeds in Mailbox verschijnen, maar wordt het niet aan een contact gekoppeld. Houd contactgegevens actueel voor de beste resultaten.

Mailbox gebruiken na verbinding

E-mails bekijken

• Gebruik de Mailbox-module om gesynchroniseerde e-mails per map (Inbox, Verzonden, enz.) te doorbladeren of om te zoeken.
• Open een contact (Individu of Organisatie) om hun gekoppelde activiteit te zien, inclusief e-mails die aan hen zijn gekoppeld.

Koppelen aan tickets of kansen

Afhankelijk van je instellingen, kun je mogelijk e-mailthreads koppelen aan Tickets of Kansen, zodat het volledige gesprek aan die deal of ondersteuningsgeval is gekoppeld. Controleer de detailweergave van het ticket of de kans en Mailbox voor koppel- of bijlage-opties.

Beste praktijken

Houd e-mailadressen van contacten actueel

Wanneer een contact van e-mail verandert, werk dan hun record bij in Individuen of Organisaties. Nauwkeurige adressen verbeteren de matching zodat meer e-mails op het juiste contact verschijnen.

Gebruik één werkaccount

Verbind het e-mailaccount dat je gebruikt voor communicatie met klanten en prospects. Op die manier zijn de e-mails die belangrijk zijn voor verkoop en ondersteuning de e-mails die in de CRM worden gesynchroniseerd.

Veelgestelde vragen

Moet ik doorsturen instellen?

Nee. Wanneer je Gmail of Outlook via OAuth verbindt, is de synchronisatie automatisch. Doorsturen is alleen nodig als je de doorstuuroptie van Mailbox gebruikt in plaats van de providerverbinding.

Kan ik zowel Gmail als Outlook verbinden?

Typisch verbind je één provider per gebruiker (ofwel Gmail of Outlook). Als je app meerdere verbindingen toestaat, controleer dan de Mailbox- of integratie-instellingen.

Wat als e-mails niet op een contact worden weergegeven?

Bevestig dat het contact het juiste e-mailadres heeft opgeslagen. Als het adres overeenkomt met de afzender of ontvanger, zou het bericht gekoppeld moeten zijn. Als de matching nog steeds mislukt, zie Mailbox: E-mails verschijnen niet voor probleemoplossing.

Wie kan ik contacteren voor hulp?

Neem contact op met de ondersteuning via support@piraja.io.

Conclusie

Verbind je e-mail met de CRM door de Mailbox-module in te schakelen en Gmail of Outlook te verbinden in een eenmalige OAuth-stroom. E-mails worden vervolgens gesynchroniseerd en gekoppeld aan contacten, zodat je een volledige communicatiegeschiedenis op één plek hebt. Voor meer details, zie de Mailbox-module gids en de Gmail of Outlook integratiegidsen.