Koble Gmail eller Outlook til Mailbox-modulen slik at e-poster synkroniseres automatisk og knyttes til kontakter. Éngangs OAuth-oppsett, ingen videresending nødvendig.
Introduksjon
Hvorfor koble e-post til CRM?
Når e-posten bare ligger i innboksen din, vet ikke CRM hva du har sendt eller mottatt. Mailbox-modulen lar deg koble Gmail eller Outlook via OAuth, slik at e-poster synkroniseres inn i CRM og matches med enkeltpersoner og organisasjoner. Hver e-post kan vises som aktivitet på den relaterte kontakten, slik at du har en full kommunikasjonslogg på ett sted. Dette hjelper med oppfølging, overlevering og å se alt som har skjedd med en potensiell kunde eller kunde.
Du kan også bruke en videresendingsadresse hvis du foretrekker ikke å koble en konto; den anbefalte metoden er Gmail eller Outlook OAuth. Se Gmail-integrasjonen og Outlook-integrasjonen for leverandørspesifikke trinn.
Trinn 1: Aktiver Mailbox-modulen
Sjekk modulens tilgjengelighet
- Mailbox-modulen må være aktivert for din bedrift. Din bedriftsadministrator aktiverer moduler i modul- eller bedriftsinnstillingene.
- Når Mailbox er aktivert, bør den vises i navigasjonen eller sidepanelet ditt. Hvis du ikke ser den, sjekk sidepanelet eller modullisten og aktiver den for visningen din, slik at du kan åpne Mailbox og koble e-posten din.
Trinn 2: Koble Gmail eller Outlook
Koble Gmail
- Gå til Moduler og åpne Mailbox (eller bruk Mailbox-inngangen i appen din).
- Velg Koble til Gmail (eller den tilsvarende knappen).
- Du blir omdirigert til Google for å logge inn. Logg inn med Gmail-kontoen du bruker til jobb.
- Gå gjennom og godkjenn tillatelsene Piraja ber om (f.eks. lese og sende e-post, tilgang til etiketter). Disse tillatelsene lar CRM synkronisere meldingene dine og matche dem med kontakter.
- Etter at du har godkjent, blir du omdirigert tilbake til CRM. Tilkoblingen er fullført, og e-poster vil begynne å synkroniseres.
Koble Outlook
- Åpne Mailbox og velg Koble til Outlook (eller den tilsvarende).
- Logg inn med Microsoft-kontoen din for arbeid eller skole (eller personlig Outlook hvis det er det du bruker).
- Godkjenn de forespurte tillatelsene slik at Piraja kan synkronisere og matche e-poster.
- Du vil bli returnert til CRM; synkroniseringen vil begynne.
Én tilkobling per bruker
Hver bruker kobler sin egen Gmail- eller Outlook-konto. Det er ikke nødvendig å dele en enkelt innboks; alles e-poster synkroniseres for sin egen konto og matches med de samme delte kontaktene og organisasjonene i CRM.
Hva som synkroniseres
Innkommende og sendte e-poster
- Innkommende og sendte e-poster synkroniseres inn i Mailbox. Du kan se dem i Mailbox-modulen (f.eks. etter mappe: Innboks, Sendt eller Alle).
- Systemet matcher e-poster med Enkeltpersoner og Organisasjoner ved å bruke avsender- og mottakerens e-postadresser. Hvis en kontakt i CRM har den e-posten, blir meldingen knyttet til deres post.
- Hver matchet e-post kan vises som en aktivitet eller loggoppføring på den relaterte kontakten eller organisasjonen, slik at når du åpner en kontakt, ser du samtalehistorikken.
Hva matching avhenger av
Matching fungerer best når dine Enkeltpersoner og Organisasjoner har riktige, oppdaterte e-postadresser. Hvis avsenderen eller mottakeren ikke er i CRM, eller hvis e-postadressen ikke stemmer, kan meldingen fortsatt vises i Mailbox, men vil ikke bli knyttet til en kontakt. Hold kontaktdata oppdatert for best mulig resultat.
Bruke Mailbox etter tilkobling
Vise e-poster
- Bruk Mailbox-modulen for å bla gjennom synkroniserte e-poster etter mappe (Innboks, Sendt, osv.) eller for å søke.
- Åpne en kontakt (Enkeltperson eller Organisasjon) for å se deres knyttede aktivitet, inkludert e-poster som ble matchet til dem.
Knytte til billetter eller muligheter
Avhengig av oppsettet ditt, kan du kanskje knytte e-posttråder til Billetter eller Muligheter slik at hele samtalen er knyttet til den avtalen eller support-saken. Sjekk detaljvisningen for billett eller mulighet og Mailbox for lenke- eller vedleggsalternativer.
Beste praksis
Hold kontaktens e-postadresser oppdaterte
Når en kontakt endrer e-post, oppdater deres post i Enkeltpersoner eller Organisasjoner. Nøyaktige adresser forbedrer matching, slik at flere e-poster vises på riktig kontakt.
Bruk én arbeidskonto
Koble e-postkontoen du bruker til kommunikasjon med kunder og potensielle kunder. På den måten er det e-postene som er viktige for salg og støtte som synkroniseres inn i CRM.
Ofte stilte spørsmål
Må jeg sette opp videresending?
Nei. Når du kobler Gmail eller Outlook via OAuth, er synkroniseringen automatisk. Videresending er bare nødvendig hvis du bruker Mailboxs videresendingsalternativ i stedet for leverandørtilkobling.
Kan jeg koble både Gmail og Outlook?
Vanligvis kobler du én leverandør per bruker (enten Gmail eller Outlook). Hvis appen din tillater flere tilkoblinger, sjekk Mailbox eller integrasjonsinnstillingene.
Hva hvis e-poster ikke vises på en kontakt?
Bekreft at kontakten har den riktige e-postadressen lagret. Hvis adressen stemmer med avsenderen eller mottakeren, bør meldingen være knyttet. Hvis matching fortsatt mislykkes, se Mailbox: E-poster vises ikke for feilsøking.
Hvem kan jeg kontakte for hjelp?
Kontakt support på support@piraja.io.
Konklusjon
Koble e-posten din til CRM ved å aktivere Mailbox-modulen og koble Gmail eller Outlook i en engangs OAuth-prosess. E-poster synkroniseres deretter og matches med kontakter, slik at du har en full kommunikasjonslogg på ett sted. For mer detaljert informasjon, se Mailbox-modulen og Gmail eller Outlook integrasjonsguider.