Från offert till faktura: Möjligheter och fakturering

Omvandla möjligheter till fakturerbara och sedan till Stripe-fakturor. Denna guide tar dig från offert till betalning i Piraja CRM.

Introduktion

Flödet

1. Du skapar en Möjlighet (eller använder en befintlig) och lägger till Faktureringar — linjeposter från din Tjänster katalog eller anpassade artiklar med kvantiteter och priser. Detta är din offert.
2. När kunden säger ja, genererar du en faktura från dessa faktureringar med hjälp av Stripe Integration. Fakturan skapas i Stripe och kan skickas till kunden.
3. Kunden betalar via Stripe; du spårar betalningen i Stripe och, där det stöds, i CRM.

Du behöver modulen Ekonomi (faktureringar) och Stripe integration aktiverad. Se Hur man fakturerar kunder med Stripe för installation. Detsamma flöde kan användas för Biljetter (t.ex. support eller projektarbete): lägg till faktureringar till biljetten och generera en faktura när du är redo att fakturera.

Steg 1: Skapa möjligheten och lägg till faktureringar

Skapa eller öppna möjligheten

1. Skapa en Möjlighet och koppla den till kontakten (individ och/eller organisation) du ger en offert till. Ge den ett tydligt namn (t.ex. "Acme Corp – Q1-prenumeration").
2. Flytta möjligheten till rätt steg i din pipeline (t.ex. Förslag eller Offert skickad) så att teamet vet var affären står.

Lägg till faktureringar (din offert)

1. Öppna möjligheten och hitta fliken eller sektionen Faktureringar.
2. Lägg till linjeposter: antingen välj från din Tjänster katalog (om du använder den och den är synkroniserad med Stripe) eller lägg till anpassade artiklar. För varje linje ange beskrivning, kvantitet och pris (och moms om tillämpligt).
3. Se till att kunden (individ eller organisation) är inställd på möjligheten så att fakturan skickas till rätt part. De faktureringar du lägger till är din offert; när kunden går med på det, blir de grunden för fakturan.

Steg 2: Generera fakturan när affären stängs

När man ska generera

Generera fakturan endast när kunden har godkänt offerten (t.ex. affären vunnen, kontrakt undertecknat eller muntlig bekräftelse). Det undviker att skicka en faktura innan affären bekräftas.

Hur man genererar

1. Från samma möjlighet (med faktureringar och kund inställd), använd alternativet för att generera en faktura eller skapa Stripe-faktura från faktureringarna.
2. Stripe Integration skapar fakturan i Stripe med hjälp av linjeposterna och kunden kopplad till möjligheten.
3. Fakturan kan skickas till kunden via e-post från Stripe, eller så kan du dela länken själv. Kunden betalar via Stripe (kort, bank, etc. beroende på din Stripe-inställning).

Steg 3: Spåra betalning

Var betalningen spåras

• Stripe behandlar betalningen. Använd din Stripe-instrumentpanel för att se betalningsstatus (t.ex. betald, förfallen, misslyckad).
• Beroende på din CRM-inställning kan betalningsstatus också återspeglas i CRM (t.ex. på möjligheten eller i en ekonomivyn). Kontrollera din Ekonomi eller Stripe-integration för hur status synkroniseras.

Uppföljning av förfallna fakturor

För förfallna fakturor, använd Stripes påminnelsealternativ eller följ upp manuellt. Se Hur man får betalt snabbare för tips om villkor, påminnelser och tydlig fakturering.

Använda samma flöde för biljetter

Faktureringar kan läggas till Biljetter såväl som möjligheter. Använd detta när du fakturerar för supportarbete, projekt eller engångsarbeten som spåras i en biljett:

1. Öppna Biljetten och lägg till faktureringar (linjeposter) i sektionen Faktureringar.
2. När du är redo att fakturera, generera en faktura från biljettens faktureringar. Stripe-integrationen skapar och skickar fakturan som med möjligheterna.
3. Koppla biljetten till rätt Individ eller Organisation så att fakturan går till rätt kund.

Bästa praxis

Håll faktureringar i synk med vad du har offrat

Linjeposterna på möjligheten (eller biljetten) bör matcha vad du har offrat. När du genererar fakturan blir dessa samma linjer fakturan; om de är felaktiga, kommer fakturan att vara felaktig. Uppdatera faktureringar om kunden begär ändringar innan du fakturerar.

Använd tjänstekatalogen för konsekvens

Där det är möjligt, använd din Tjänster katalog så att produkter och priser är konsekventa och synkroniserade med Stripe. Det minskar fel och håller Stripe-produkter i linje med dina erbjudanden.

Generera fakturan endast när affären är bekräftad

Undvik att generera en faktura innan kunden har godkänt. Det förhindrar att skicka för tidiga fakturor och håller din faktureringsprocess tydlig.

Vanliga frågor

Kan jag fakturera från en biljett istället för en möjlighet?

Ja. Faktureringar kan också läggas till biljetter. Flödet från offert till faktura är detsamma: lägg till faktureringar till biljetten, se till att kunden är inställd och generera fakturan när du är redo att fakturera.

Vad händer om jag behöver ändra offerten efter att ha lagt till faktureringar?

Redigera faktureringarna på möjligheten (eller biljetten) innan du genererar fakturan. Lägg till, ta bort eller ändra linjeposter och priser så att fakturan återspeglar det överenskomna omfånget.

Vem kan jag kontakta för hjälp?

Kontakta support på support@piraja.io.

Slutsats

Gå från offert till faktura genom att lägga till faktureringar till möjligheter (eller biljetter), koppla Stripe och generera fakturor när affären är bekräftad. Spåra betalning i Stripe och följ upp förfallna fakturor. För mer, se Hur man fakturerar kunder med Stripe och guiden Stripe Integration.