Arkivera individer och organisationer som du inte längre behöver i aktiva listor, och återställ dem vid behov. Arkiverade register förblir i CRM men döljs från standardvyer.
Introduktion
Varför arkivera istället för att radera
När en kontakt eller ett företag inte längre är aktivt (t.ex. gammal kund, dubblett eller ledning som inte konverterade), kan du vilja ha dem borta från dina huvudlistor utan att förlora historik. Arkivering döljer registret från standardvyer och sökningar samtidigt som det förblir i databasen. Du kan återställa det senare om det behövs.
Individer och Organisationer kan vanligtvis arkiveras (och återställas) från detaljvyn eller listan. Exakta alternativ beror på din app.
Hur man arkiverar en kontakt eller företag
Från registret
- Öppna den Individ eller Organisation som du vill arkivera.
- Leta efter Arkivera, Markera som arkiverad, eller en åtgärdsmeny (t.ex. tre punkter) med ett arkiveringsalternativ.
- Bekräfta om du uppmanas. Registret är nu arkiverat och försvinner vanligtvis från standardlistan och global sökning.
Från listan
Vissa appar låter dig välja ett eller flera register i listan över Individer eller Organisationer och välja Arkivera från en bulkåtgärdsmeny. Använd detta för att städa upp flera register på en gång.
Hur man återställer ett arkiverat register
Visa arkiverade register först
- I Individer eller Organisationer modulen, leta efter ett filter eller växlingsalternativ som Visa arkiverade, Inkludera arkiverade, eller Alla (vs "Endast aktiva").
- Aktivera det så att arkiverade register visas i listan (eller i sökningen).
- Hitta registret du vill återställa och öppna det.
Återställ
- Öppna den arkiverade Individen eller Organisationen.
- Leta efter Återställ, Avarkivera, eller Markera som aktiv (i åtgärdsmenyn eller på registret).
- Bekräfta om du uppmanas. Registret är aktivt igen och visas i standardlistor och sökningar.
Vad händer med länkade data
Affärer, fakturor och biljetter
Arkivering av en kontakt eller ett företag raderar inte länkade möjligheter, fakturor, eller biljetter. Dessa register förblir; de är fortfarande länkade till den arkiverade Individen eller Organisationen. När du återställer kontakten förblir länkarna oförändrade.
Bästa praxis
Arkivera istället för att radera när du kan behöva historik
Så att du kan återställa och så att rapporter eller revisioner fortfarande kan referera till registret. Radera endast om din process kräver det och du har en säkerhetskopia.
Använd "Visa arkiverade" när du inte kan hitta en kontakt
Om en kontakt eller ett företag saknas från sökningen eller listan, kan de vara arkiverade. Se Kontakt eller företag hittades inte i sökningen.
Vanliga frågor
Kan jag söka efter arkiverade register?
Ja, när du inkluderar arkiverade register (t.ex. "Visa arkiverade" eller "Alla") i listan eller sökningen. Global sökning kan eller kanske inte inkluderar arkiverade register beroende på appen; kontrollera listan över Individer eller Organisationer med arkivering aktiverad.
Vem kan jag kontakta för hjälp?
Kontakta supporten på support@piraja.io.
Slutsats
Arkivera kontakter och företag som du inte längre behöver i aktiva vyer; återställ dem vid behov. Använd "Visa arkiverade" för att hitta och återställa. För mer information om att hitta register, se Hur man söker och hittar i CRM och Kontakt eller företag hittades inte i sökningen.