Brug Mailbox-modulet til at matche e-mails med kontakter og vedhæfte tråde til muligheder eller billetter, så al kommunikation forbliver i kontekst.
Introduktion
Hvorfor linke e-mail til kontakter og aftaler
Når e-mail er i CRM-systemet, er den reelle værdi at linke den til den rigtige Individ, Organisation, Mulighed eller Billet. På den måde ser alle den fulde samtale om kontakten eller aftalen, og intet går tabt i en generisk indbakke.
Mailbox-modulet synkroniserer e-mail via Gmail eller Outlook og matcher beskeder til kontakter via e-mailadresse. Du kan også manuelt linke tråde til muligheder eller billetter, hvor appen understøtter det.
Automatisk matching til kontakter
Hvordan matching fungerer
- Når en e-mail sendes til eller fra en adresse, der findes på et Individ eller Organisation i CRM-systemet, kan systemet matche den besked til den kontakt.
- Matchede e-mails vises derefter som aktivitet eller linkede tråde på kontakten (og eventuelt organisationen), så når du åbner kontakten, ser du samtalehistorikken.
- Matching afhænger af korrekte e-mailadresser i CRM-systemet. Hvis afsenderen eller modtageren ikke er i dine kontakter, eller adressen er forkert, kan beskeden stadig vises i Mailbox, men vil ikke være linket.
Hvad skal du gøre, hvis en e-mail ikke er linket
- Tjek kontaktoptegnelsen: Sørg for, at Individ eller Organisation har den korrekte e-mailadresse gemt (den der blev brugt i tråden).
- Tilføj eller ret kontakten: Hvis personen eller virksomheden ikke er i CRM-systemet endnu, så tilføj dem med den rigtige e-mail; fremtidige beskeder bør så matche.
- Hvis appen tillader manuelt link eller vedhæftning af en tråd til en kontakt eller aftale, så brug det til eksisterende tråde, der ikke matchede.
Linke tråde til muligheder og billetter
Muligheder (aftaler)
- Nogle opsætninger lader dig vedhæfte eller linke en e-mailtråd til en Mulighed, så hele forhandlingen eller forslagssamtalen er synlig på aftalen.
- Brug detaljevisningen for muligheden eller Mailbox til at associere tråden med den rigtige mulighed. Det holder salgs konteksten samlet ét sted.
Billetter (support)
- For Billetter betyder det at linke tråden til billetten, at support-samtalen er vedhæftet sagen. Når du åbner billetten, ser du e-mailtråden.
- Opret eller åbn billetten, og link derefter den relevante tråd fra Mailbox (eller brug link/vedhæftningsmuligheden, hvis den er tilgængelig).
Bedste praksis
- Hold kontakt-e-mailadresser opdaterede så automatisk matching fungerer for så mange beskeder som muligt.
- Link vigtige tråde til den rigtige mulighed eller billet, så teamet har fuld kontekst.
- Brug én arbejds-konto for Gmail eller Outlook, så de e-mails, der betyder noget for salg og support, er dem, der synkroniseres. Se Sådan forbinder du din e-mail til CRM-systemet, hvis du ikke har forbundet endnu.
Ofte stillede spørgsmål
Skal jeg linke hver e-mail manuelt?
Nej. Mange e-mails bliver matchet automatisk til kontakter, når afsender/modtager e-mailen matcher en kontakt. Du skal kun manuelt linke, når automatisk matching ikke gælder, eller når du vedhæfter en tråd til en specifik mulighed eller billet.
Hvad hvis e-mails ikke vises på en kontakt?
Bekræft, at kontakten har den korrekte e-mailadresse. Hvis de har det, og beskeder stadig ikke vises, se Mailbox: E-mails vises ikke.
Hvem kan jeg kontakte for hjælp?
Kontakt support på support@piraja.io.
Konklusion
Link e-mail til kontakter og aftaler ved at holde kontaktdata nøjagtige (til automatisk matching) og ved at vedhæfte tråde til muligheder eller billetter, hvor det er understøttet. Mailbox-modulet og Sådan forbinder du din e-mail til CRM-systemet guide forklarer opsætning og synkronisering.