Brug Tickets-modulet og Mailbox til at drive kundesupport fra ét sted. Spor problemer, link e-mails til billetter, og hold kommunikationen i CRM.
Introduktion
Hvorfor bruge billetter til support?
Når supportanmodninger kun findes i e-mail, er det svært at tildele ejerskab, spore status og se en kundes fulde historie. Tickets-modulet giver dig mulighed for at oprette en billet for hver anmodning, sætte prioritet, tildele den til et teammedlem og flytte den gennem statusser (f.eks. åben, i gang, afsluttet). Link billetter til kontakter, så du ser hvert problem pr. kunde. Når du forbinder Mailbox-modulet, kan indgående og sendte e-mails linkes til billetter og kontakter, så hele samtalen forbliver i CRM.
Hvem er dette til
- Supportteams, der håndterer kundeproblemer via e-mail eller i appen
- Små virksomheder, der ønsker et simpelt billetsystem uden et separat helpdesk
- Alle, der har brug for at spore og løse kundeanmodninger og holde en klar historie
Trin 1: Aktiver billetter og Mailbox
Aktiver modulerne
- Din forretningsadministrator skal aktivere Tickets-modulet for din virksomhed. Dette gøres i modul- eller forretningsindstillingerne.
- For e-mail-linket support, aktiver også Mailbox-modulet. Mailbox giver dig mulighed for at forbinde Gmail eller Outlook, så e-mails synkroniseres og kan associeres med kontakter og billetter.
- Aktiver eventuelt SLA-modulet, hvis du ønsker at spore responstider eller løsningstider mod mål. Se Sådan administreres service niveau aftaler.
Tjek din sidebar
Når modulerne er aktiveret, skal du sørge for, at Tickets (og Mailbox, hvis du bruger det) vises i din navigation eller sidebar. Du kan normalt vise eller skjule moduler i dine personlige indstillinger, så dem du har brug for, er nemme at nå.
Trin 2: Forbind e-mail (valgfrit, men anbefales)
Hvorfor forbinde e-mail?
Når support kommer ind via e-mail, betyder det at forbinde Gmail eller Outlook i Mailbox:
- Indgående og sendte e-mails synkroniseres i CRM.
- E-mails matches til Individer og Organisationer efter afsender- og modtageradresse.
- Du kan linke e-mails og tråde til Billetter, så hele samtalen er knyttet til den rigtige billet og kontakt.
Sådan forbinder du
- Åbn Mailbox-modulet og vælg Forbind Gmail eller Forbind Outlook.
- Log ind med din e-mailudbyder og godkend de ønskede tilladelser.
- Når du er forbundet, begynder e-mails at synkronisere. For trin-for-trin detaljer, se Sådan forbinder du din e-mail til CRM.
Trin 3: Opret og arbejd med billetter
Oprettelse af en billet
- I Tickets-modulet skal du klikke på Opret billet (eller det tilsvarende i din app).
- Indtast en klar problembeskrivelse, så alle på teamet forstår anmodningen. Dette felt er typisk påkrævet.
- Sæt prioritet (f.eks. lav, medium, høj, hastende), så teamet ved, hvad der skal tackles først.
- Link billetten til den relevante Individ eller Organisation. Hvis anmodningen kom via e-mail, og kontakten allerede findes, skal du vælge den kontakt. Dette knytter billetten til kunden og opbygger deres supporthistorie.
- Hvis dit team bruger tildeling, tildel billetten til den person, der vil håndtere den.
- Gem. Billetten er nu i din kø med status "åben" (eller din apps standard).
Arbejde med billetten
- Mens du arbejder på problemet, opdater billetstatus (f.eks. åben → i gang → afsluttet eller lukket). Dette holder køen præcis og lader andre se fremdrift.
- Tilføj noter eller kommentarer på billetten, hvis din opsætning understøtter det, så konteksten er samlet ét sted.
- Når problemet er løst, skal du sætte status til afsluttet eller lukket, så billetten falder ud af den aktive kø.
Linke e-mails til billetter og kontakter
Når Mailbox er forbundet, matches e-mails til kontakter efter e-mailadresse. For at holde samtalen med en kunde samlet ét sted:
- Link billetten til kontakten, når du opretter eller redigerer billetten. Så når du ser kontakten, ser du alle deres billetter og relateret aktivitet.
- Afhængigt af din app kan du muligvis vedhæfte eller linke specifikke e-mailtråde til en billet, så hele tråden er synlig på billetoptegnelsen. Tjek billetdetaljevisningen og Mailbox for link- eller vedhæftningsmuligheder.
På denne måde kan du næste gang den samme kunde kontakter dig, se deres tidligere billetter og e-mailhistorik uden at forlade CRM.
Bedste praksis
Brug konsistente prioriteter
Aftal med dit team, hvad lav, medium, høj og hastende betyder, og brug dem konsekvent. På den måde ved alle, hvad der skal håndteres først, og hastende problemer går ikke tabt.
Link hver billet til en kontakt
Link altid billetter til en Individ eller Organisation, når du ved, hvem kunden er. Dette opbygger en fuld supporthistorie pr. kunde og gør det lettere at spotte tilbagevendende problemer eller VIP'er.
Luk eller afslut billetter, når de er færdige
Når problemet er løst, skal du flytte billetten til afsluttet eller lukket. Det holder din åbne kø præcis og undgår dobbeltarbejde.
Skriv klare problembeskrivelser
En klar beskrivelse hjælper den, der får tildelt opgaven (og fremtidige dig) med at forstå anmodningen uden at skulle læse e-mailen igen. Inkluder hvad kunden bad om og eventuel vigtig kontekst.
Ofte stillede spørgsmål
Kan jeg linke en e-mail til en billet?
Ja. Når Mailbox er forbundet, matches e-mails til kontakter. Link billetten til den kontakt, når du opretter eller redigerer billetten. Afhængigt af din app kan du også være i stand til at vedhæfte eller linke specifikke e-mailtråde til billetten, så hele samtalen er på billetoptegnelsen.
Skal jeg bruge Mailbox for at bruge billetter?
Nej. Du kan bruge Tickets-modulet alene: oprette billetter, sætte prioritet, tildele og flytte gennem statusser. Mailbox er valgfrit, men anbefales, så e-mail-samtaler er i CRM og linket til kontakter og billetter.
Kan jeg bruge SLA med billetter?
Ja. SLA-modulet fungerer med billetter for at spore responstider eller løsningstider. Aktiver begge moduler og konfigurer dine SLA-mål; så kan systemet spore, hvilke billetter der er i risiko eller overtrådt.
Hvem kan jeg kontakte for hjælp?
Kontakt support på support@piraja.io for spørgsmål om Piraja.
Konklusion
Opsæt kundesupport ved at aktivere Tickets-modulet (og eventuelt Mailbox og SLA), forbinde e-mail, så samtaler er i CRM, og oprette billetter for hver anmodning. Link hver billet til en kontakt, tildel og prioriter, og flyt billetter gennem statusser, indtil de er løst. For flere detaljer, se Tickets-modulet guide og Kundesupport billetsystem.