Brug Mailbox, Noter og Billetter, så al kundekommunikation er i CRM'en og knyttet til den rette kontakt eller aftale.
Introduktion
Når e-mails, noter og supportanmodninger er spredt over indbakker, klæbrige noter og andre værktøjer, mister du konteksten og spilder tid. Piraja giver dig ét sted til kundekommunikation: Mailbox til e-mail, Noter til interne eller delte noter, og Billetter til support. Alt dette kan knyttes til enkeltpersoner og organisationer, så du ser den fulde historik for hver kontakt og konto.
Hvem er dette til
- Salgs- og supportteams, der skifter mellem e-mail og CRM
- Teams, der har brug for et samlet overblik over alt, der er blevet sagt og gjort med en kunde
- Enhver, der ønsker at overdrage en kunde eller aftale uden at miste konteksten
Forbind e-mail med Mailbox
Hvorfor forbinde e-mail
Når du forbinder Gmail eller Outlook via Mailbox modulet, synkroniseres e-mails ind i CRM'en og matches til kontakter (enkeltpersoner og organisationer) efter afsender- og modtageradresse. Hver e-mail kan vises i aktivitetsloggen på den relevante post. Du behøver ikke længere at skifte mellem indbakke og CRM for at se samtalen; teamet ser den samme historik.
Sådan opsætter du det
Se Sådan forbinder du din e-mail til CRM'en for trin-for-trin opsætning. Når det er forbundet, skal du holde kontaktens e-mailadresser opdateret, så matchningen fungerer godt.
Brug noter til kontekst
Hvor noter hjælper
Tilføj Noter til enkeltpersoner, organisationer, muligheder eller billetter. Brug dem til:
- Opkaldsresuméer – hvad der blev aftalt, hvad kunden bad om
- Mødenoter – hvem der deltog, handlingspunkter
- Interne kommentarer – ting, som teamet bør vide (f.eks. "foretrækker e-mail", "beslutningstager")
Noter forbliver med posten, så hele teamet har kontekst. Når nogen anden åbner kontakten eller aftalen, ser de det fulde billede uden at spørge.
Spor support i billetter
Én billet pr. problem
Opret Billetter for hver supportanmodning og knyt dem til kontakten (enkeltperson eller organisation). Brug billetten til:
- Problembeskrivelse og prioritet
- Status (åben, i gang, afsluttet), så teamet ved, hvad der er gjort
- Tildeling, så alle ved, hvem der håndterer det
E-mails og noter kan være knyttet til billetten (afhængigt af din app), så hele tråden er samlet ét sted. Når kunden skriver tilbage, har du historikken på billetten og kontakten. Se Sådan opsætter du kundesupport med billetter.
Visning af kommunikation ét sted
Aktivitet og historik
Når du åbner en Enkeltperson eller Organisation, skal du kigge efter aktivitet eller historik sektionen. Der ser du typisk:
- E-mails matchet til den kontakt (fra Mailbox)
- Noter tilføjet til kontakten eller til relaterede muligheder og billetter
- Billetter knyttet til kontakten
- Muligheder og deres status
Det samlede overblik er, hvad "kommunikation ét sted" betyder: én post, fuld historik.
Bedste praksis
Knyt hver e-mail og note til den rette kontakt eller aftale
Sørg for, at kontakter har korrekte e-mailadresser, så Mailbox kan matche indkommende e-mail. Tilføj noter til den relevante post (kontakt, mulighed eller billet), så de er lette at finde og nyttige.
Brug én billet pr. problem
Opret en separat billet for hver særskilt supportanmodning. Det holder status og løsning klar og gør det lettere at rapportere og følge op.
Gennemgå aktivitetsloggen på nøglekonti
For vigtige kunder, åbn kontakten eller organisationen og gennemgå aktivitetsloggen regelmæssigt. Du vil opdage tendenser, ventende opfølgninger og alt, der er blevet sagt og gjort.
Ofte stillede spørgsmål
Kan jeg se alle e-mails for en kontakt?
Ja. Når Mailbox er forbundet, og e-mails er matchet til kontakten (efter e-mailadresse), vises de i aktiviteten eller historikken på den enkeltperson eller organisation.
Kan jeg vedhæfte en note til en mulighed eller billet?
Ja. Noter kan tilføjes til enkeltpersoner, organisationer, muligheder og billetter. Vælg den post, der bedst passer til konteksten, så de rette personer ser noten.
Hvem kan jeg kontakte for hjælp?
Kontakt support på support@piraja.io.
Konklusion
Hold kundekommunikation ét sted ved at bruge Mailbox til e-mail, Noter til kontekst og Billetter til support—alt sammen knyttet til kontakter og aftaler. Når alt er i CRM'en, har teamet fuld historik, og ingen arbejder i mørket. Se Mailbox, Noter og Billetter guiderne for mere.